Das Wichtigste in Kürze:
- Hinweisgebersysteme sind vertrauliche Kanäle zur Meldung von Missständen.
- Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen seit Dezember 2023 gesetzeskonforme interne Meldestellen betreiben.
- Es gibt verschiedene Arten von Hinweisgebersystemen, aber digitale Systeme bieten die meisten Vorteile.
- Sie fördern Transparenz, schützen vor Reputationsschäden und stärken die Unternehmenskultur.
- Die EU-Whistleblower-Richtlinie und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) machen solche Systeme verpflichtend.
- Digitale Systeme bieten hohe Sicherheit und ermöglichen anonyme Meldungen.
- Ein gut implementiertes System dient als Frühwarnsystem und stärkt das Vertrauen im Unternehmen.
Hinweisgebersystem einfach erklärt
Doch was ist ein Hinweisgebersystem überhaupt? Ganz allgemein formuliert ist ein Hinweisgebersystem ein System, das in Unternehmen und Verwaltungen eingesetzt wird, um ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritten aus dem Umfeld einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Der Kanal kann zur Meldung möglichen Fehlverhaltens, von Straftaten und Verstößen gegen eine ethische Unternehmenskultur genutzt werden.
Ein Hinweisgebersystem als Herzstück Ihrer Compliance
Das Thema Hinweisgebersystem und Compliance wird in vielen Unternehmen noch immer nachlässig gehandhabt. Doch Compliance, zu Deutsch die Einhaltung rechtlicher Vorschriften, ist spätestens seit der EU-Hinweisgeber-Richtlinie und dem HinSchG nicht nur eine Option oder gar „eine Kür“ für Unternehmen, sondern eine Pflicht.
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Wie bekannte Fälle aus der Vergangenheit zeigen, kann Whistleblowing eine Gefahr für Unternehmen darstellen. Wenn Mitarbeiter keine geeignete Möglichkeit haben, Hinweise intern an eine Meldestelle zu geben, werden Meldungen direkt an die zuständigen Behörden oder sogar an die Öffentlichkeit getragen – so hat das Unternehmen keine angemessene Chance, zu reagieren. Das Schaffen einer geregelten Infrastruktur mit einem Hinweisgebersystem bildet eine fundierte Grundlage, um Verstöße frühzeitig zu erkennen.
Der Schutz der sogenannten Whistleblower vor Repressalien ist zentraler Bestandteil des Diskurses. Die Whistleblower bzw. Hinweisgeber sind Personen, die interne und externe rechtliche Verstöße melden. Ein Hinweisgebersystem schützt die Identität der Whistleblower und schafft einen strukturierten Umgang mit Verstößen.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie ist hier ein wichtiger Impuls, mit dem die EU einen großen Schritt in Richtung Hinweisgeberschutz gemacht hat. Die deutsche Bundesregierung setzte die Richtlinie erst im Mai 2023, das heißt mit rund 1,5 Jahren Verspätung, in deutsches Recht um. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und erwähnt neben dem Hinweisgeberschutz auch immer wieder Hinweisgebersysteme oder Whistleblowing-Systeme.
Aktueller Hinweis: Für die verspätete Umsetzung wurde Deutschland am 6. März 2025 vom Europäischen Gerichtshof (Rechtssache C-149/23) zu einer Strafzahlung von 34 Millionen Euro verurteilt.
Welche Hinweisgebersysteme gibt es auf dem Markt?
Es gibt eine Vielzahl an Hinweisgebersystemen. Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie und das HinSchG geben keine konkreten Anweisungen zur technischen Umsetzung, also was für eine Art von System Unternehmen einsetzen sollen.
Auf dem Markt werden unterschiedliche Systeme angeboten.
Ombudspersonen
Hierbei wird, meist im Unternehmen oder über einen externen Rechtsanwalt, eine fachkundige Person benannt, welche als Ombudsperson agiert und die Aufgabe übernimmt, Meldungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Diese Lösung ist zwar gesetzeskonform, jedoch bringt sie einige Nachteile mit sich. Das Angebot zur Einreichung von Meldungen ist an die Verfügbarkeit einer Person gebunden. Zusätzlich kann durch den persönlichen Kontakt auch hier eine hohe Hemmschwelle bestehen und eine gute Verfügbarkeit des Ombudsmanns ist sehr kostspielig. Die Kombination aus einem digitalen Tool mit einem für die Compliance verantwortlichen Ombudsservice ist jedoch eine praktikable Lösung, vor allem für kleinere Unternehmen.
Briefkasten
Das Aufstellen eines Briefkastens für alle Mitarbeiter des Unternehmens ist schnell erledigt. Manche kennen ihn womöglich noch als Kummerkasten. Die vermeintlich praktische Briefkasten-Lösung ist allerdings nicht zulässig gemäß Hinweisgeberschutzgesetz. Datenschutz und Vertraulichkeit können kaum gewährleistet werden, da die Bearbeitung der Meldung ausschließlich analog möglich ist. Außerdem ist bei dieser Lösung kein Dialog zwischen anonymen Hinweisgeber und Bearbeiter der Meldung möglich.
Telefon / Call-Center
Bei der Einrichtung eines Call-Centers, also einer telefonischen Whistleblowing-Hotline, ist Folgendes zu beachten: umso kritischer der Inhalt einer Meldung, desto höher die Hemmschwelle zum Hörer zu greifen und einer realen Person die Beobachtungen zu schildern. Zusätzlich kann eine Sprachbarriere zwischen Hinweisgeber und -bearbeiter zu einer unvollständigen oder sogar fehlerhaften Weitergabe der Vorkommnisse führen. Außerdem kann auch bei dieser Meldestelle ein Eingriff der IT-Administratoren nicht ausgeschlossen werden, was mit einer eingeschränkten Vertraulichkeit der Meldungen einhergeht. Eine Mailbox ist ebenfalls keine gesetzeskonforme Lösung, da hierbei nicht wie gefordert der Eingang der Meldung bestätigt werden kann.
E-Mail Postfach
Ebenfalls wenig Implementierungsaufwand besteht in der Einrichtung einer E-Mail-Adresse, die exklusiv zur Meldung von Vorfällen genutzt wird. Problematisch ist hier aber, dass die sensiblen Daten nicht den notwendigen Schutz erfahren. Bei den meisten E-Mail-Anbietern werden die Daten im Ausland bearbeitet, was ein höheres Risiko bedeutet. Zusätzlich müssen die Daten nach Abschluss des Meldungsverfahrens drei Jahre lang DSGVO-konform aufbewahrt werden. Bei einem Meldesystem über ein E-Mail-Postfach kann der Eingriff interner IT-Administratoren nicht verhindert werden. Außerdem: Bei Vertraulichkeitsverstößen drohen den Unternehmen Bußgelder von bis zu 50.000 €.
Digitale Hinweisgebersysteme
Digitale Hinweisgebersysteme wie das von LegalTegrity verfügen über einen Echtzeit-Chat und geben die Möglichkeit zur Meldung von Hinweisen – zeit- und ortsunabhängig mit jedem internetfähigen Gerät. Sie überzeugen mit hoher Benutzerfreundlichkeit und entsprechen höchsten Datenschutzstandards. Dank der Chat-Funktion und der Datenverarbeitung über sichere Serverzentren in Deutschland entspricht das Hinweisgebersystem von LegalTegrity den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes. Zusätzlich ermöglicht diese Meldestelle die Einreichung anonymer Meldungen und wird damit sogar der Soll-Bedingung des Gesetzes gerecht.
Alle Systemarten haben verschiedene Vor- und Nachteile, die ein Unternehmen unter Berücksichtigung seiner Prozesse und Prioritäten bei der Auswahl abwägen muss. Dennoch lässt sich festhalten, dass ein digitales Hinweisgebersystem in Form einer Software am benutzerfreundlichsten ist und dabei allen Anforderungen des Gesetzes entspricht.
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Wie profitieren Unternehmen von Hinweisgebersystemen?
Die Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 des europäischen Parlaments ist mittlerweile in Deutschland umgesetzt worden.
Die Pflichten und Fristen im Überblick:
Ab 250 Beschäftigten: Pflicht seit dem 2. Juli 2023.
50 bis 249 Beschäftigte: Pflicht seit dem 17. Dezember 2023.
Behörden, Ämter und öffentliche Einrichtungen sowie Städte und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern sind ebenfalls verpflichtet.
Wer keine interne Meldestelle einrichtet oder betreibt, riskiert seit dem 1. Dezember 2023 eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro; bei Behinderung von Meldungen, Repressalien oder Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot drohen bis zu 50.000 Euro. Unabhängig von der konkreten Mitarbeiterzahl empfiehlt es sich allen betroffenen Unternehmen, sich umgehend mit der Einführung eines Hinweisgebersystems zu beschäftigen.
Hinweisgebersystem als Schutzschild – ein internes Meldesystem zahlt sich auf vielfältige Weise für jede Organisation aus und wirkt als Frühwarnsystem vor Missständen.
Wie funktioniert ein digitales Hinweisgebersystem?
Digitale Hinweisgebersysteme überzeugen durch Ihren standardisierten Ablauf mit hohem Schutz der Identität des Whistleblowers. Wichtig ist, dass beim gesamten Prozess des Hinweisgebens und der Bearbeitung einer Meldung ein anonymer Austausch ermöglicht wird, und Daten entsprechend der DSGVO sicher übermittelt und gespeichert werden.
Der klassische Ablauf eines Vorfalls ist vereinfacht in fünf Schritte zu unterteilen:
1. Hinweisgeber beobachten rechtlichen Verstoß
Eine mitarbeitende Person beobachtet einen Vorfall, der gegen rechtliche Vorschriften verstößt. Auch wenn sich die Person unsicher ist, ob das Fehlverhalten einer Meldung bedarf, sollte sie nicht davor zurückschrecken. Eine Prüfung von juristischen Experten schützt vor Fehlern.
2. Meldung über das digitale Hinweisgebersystem
Mittels eines Hinweisgebersystems kann ein Whistleblower (Hinweisgeber), Meldungen anonym und vertraulich von jedem internetfähigen Gerät abgeben. Auch ein simpler Anruf ist möglich. Es steht hierbei jedem Hinweisgeber frei, ob dieser seine persönlichen Daten hinterlassen möchte oder nicht. Zusätzliche, für den Hinweis relevante Informationen – wie Bilder, Dokumente, Zeichnungen etc. – können direkt mit hochgeladen werden. Dabei ist es wichtig, dass die Metadaten gelöscht werden.
3. Prüfung der Meldung & Kommunikation
Das System informiert mit Eingang der Meldung automatisch den zuständigen Mitarbeiter oder die Ombudsperson. In der Regel lassen sich digitale Hinweisgebersysteme sowohl für mündliche als auch für schriftliche Hinweise nutzen. Sind Hinweisgeber und Bearbeiter gleichzeitig im System, erlauben moderne Systeme die Kommunikation in Echtzeit. Das ermöglicht einen anonymen Dialog und wichtige Rückfragen. Gesetzlich vorgeschrieben ist dabei: Dem Hinweisgeber ist der Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen, und innerhalb von drei Monaten muss eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen erfolgen.
4. Konsequenz der Meldung
Nach Bearbeitung der Meldung und Kommunikation mit dem juristischen Experten wird eine Entscheidung über eventuelle Konsequenzen getroffen. Die Klärung des Ereignisses und der Folgemaßnahmen kann dabei entweder intern erfolgen oder über juristische Maßnahmen.
5. Follow-Up
Auch eine Nachsorge ist Teil des Hinweisgebersystems. Mit zeitlichem Abstand wird überprüft, ob die Angelegenheit geklärt werden konnte, bzw. ob Differenzen beseitigt wurden. Die Dokumentation einer Meldung ist gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen – die Frist beginnt also nicht mit dem Eingang der Meldung, sondern mit dem Verfahrensabschluss.
Weshalb sollten Sie auf ein digitales Hinweisgebersystem setzen?
Es gibt eine Reihe an Hinweisgebersystemen (analog und digital) mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen, die Ihnen am Markt zur Verfügung stehen. Aus unserer Sicht jedoch bietet ein digitales Hinweisgebersystem, im Gegensatz zu z. B. Briefkästen oder E-Mails, derzeit die sicherste und effizienteste Option.
Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems
lässt anonymes Melden zu
ermöglicht eine vertrauliche Fallbearbeitung
verschlüsselt Daten sicher
in unserem Fall liegen die Daten bei der Deutschen Telekom Cloud
jederzeit, in Echtzeit und von überall verfügbar, sofern ein Internetzugang besteht
erlaubt Prüfung durch unabhängige Experten
garantiert Ihrem Unternehmen Rechtssicherheit
die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister ermöglicht einen schnelle Klärung von Fragen
Denn ein Hinweisgebersystem ist in einem Unternehmen nur dann erfolgreich, wenn es tatsächlich genutzt wird. Ein digitales System senkt die Hürden für den Hinweisgeber, sich zu einer Meldung eines Vorfalls zu überwinden.
Hinweisgebersysteme-FAQ: Häufig gestellte Fragen
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
