Ombudsperson: Aufgaben & Verantwortung in Unternehmen

Janina Mengelkamp
zuletzt aktualisiert am 1. Dezember 2023

Eine Ombudsperson übernimmt in einem Unternehmen eine Reihe wichtiger Aufgaben, um die Integrität und Ethik des Unternehmens zu wahren. Dazu gehört beispielsweise die Bearbeitung von Hinweisen Mitarbeitender zu Compliance-Verstößen. Die Ombudsperson bietet eine vertrauliche Anlaufstelle, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende Bedenken äußern können. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz können die einzurichtenden Meldestellen in Unternehmen auch von Ombudspersonen verantwortet werden.

Welche Aufgaben hat eine Ombudsperson?

Eine Ombudsperson ist eine unabhängige Instanz, die Beschwerden entgegennimmt und prüft. Dafür muss die Ombudsperson über fundierte juristische Kenntnisse verfügen.

Laut Duden ist die wörtliche Bedeutung des Begriffs Ombudsmann bzw. Ombudsfrau: “Mann bzw. Frau, der oder die die Rechte der Bürgerinnen und Bürger gegenüber den Behörden wahrnimmt.” Der Begriff leitet sich vom altnordischen Wort “umboðsmadr “ab. Die Position des Ombudsmanns wurde 1809 erstmals in Schweden eingesetzt und sollte die Rechte des Einzelnen gegen den Missbrauch der königlichen Macht schützen.

Neben öffentlichen Institutionen verfügen inzwischen auch viele Unternehmen über Ombudspersonen. In Unternehmen ist eine Ombudsperson u.a. Ansprechpartner für Hinweisgeber und geht Hinweisen bezüglich Fehlverhaltens und Unregelmäßigkeiten nach.

Mitarbeitende können sich z. B. mit diesen Anliegen an eine Ombudsperson im Unternehmen wenden:

Ablauf der Hinweisbearbeitung

Bereitstellung eines Meldekanals
Um Hinweise entgegenzunehmen, werden von der Ombudsperson geeignete Kanäle bereitgestellt. Meldungen können z. B. telefonisch, persönlich oder per digitalem Hinweisgebersystem entgegengenommen werden. Hinweise werden vertraulich behandelt, da Ombudspersonen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
Bewertung der eingehenden Hinweise
Die Ombudsperson nimmt eine erste (rechtliche) Bewertung der Hinweise vor und leitet die weiteren Maßnahmen ein. Dazu gehört auch die Aufarbeitung des Hinweises, indem die Vollständigkeit der Informationen geprüft wird. Die vertrauliche und vertrauensvolle Kommunikation mit Hinweisgebenden gehört zur Kernaufgabe der Ombudsperson.
Weitere Fallbearbeitung
Wenn gewünscht, können Ombudspersonen auch die gesamte Fallbeurteilung und -bearbeitung übernehmen. Diese Aufgabe schließt die Abgabe von Empfehlungen und Lösungsvorschlägen sowie die Identifikation von Optimierungspotenzial im Prozess mit Compliance-Verstößen des Unternehmens ein.

Vorteile der Benennung einer Ombudsperson

Für Mitarbeitende kann die Hemmschwelle niedriger sein, wenn sie sich mit Bedenken an eine externe Person wenden können. Bei einer Ombudsperson können sie sich durch die Verschwiegenheitspflicht darauf verlassen, dass ihre Anonymität gewahrt bleibt. Unternehmen setzen mit dem Einsatz einer Ombudsperson ein klares Zeichen, dass sie die Anliegen ihrer Mitarbeitenden ernst nehmen. Dies bedeutet auch Unternehmensschutz, denn es ist für Unternehmen von immenser Bedeutung, wichtige Hinweise auf Missstände zu erhalten. Sie schützen sich so vor Strafen und Rufschädigungen. Die Herausforderung besteht jedoch in der Skepsis, mit einer realen Person ins Gespräch zu treten und einen Hinweis abzugeben.

Wer kann sich an eine Ombudsperson wenden?

Die Ombudsperson ist Ansprechpartner für alle, die in einer geschäftlichen Beziehung mit dem Unternehmen stehen. Das sind in erster Linie Mitarbeitende, können aber auch Lieferanten oder Kunden aus dem B2B Umfeld sein.

Ist die Hinweisbearbeitung durch eine Ombudsperson HinSchG-konform?

Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt einen Meldekanal vor, über den Mitarbeitende auf Fehlverhalten und Missstände hinweisen können. Neben der Möglichkeit, schriftlich und mündlich melden zu können, muss das Unternehmen auch einen persönlichen Austausch auf Wunsch des Hinweisgebers ermöglichen. Dabei muss es die Daten im Zusammenhang mit der Meldung natürlich auch DSGVO-konform verarbeiten.

Dieser Meldekanal kann von einer unternehmensinternen Person verantwortet werden (Meldestellenbeauftragte). Diese Person muss unabhängig sein und darf keine Interessenkonflikte mit der Tätigkeit haben. Wichtiges Kriterium ist außerdem die Fachkunde, die nachgewiesen sein muss. Fachkunde bedeutet Erfahrung und Know-how in diesen Punkten:

Wie geht man mit eingehenden Hinweisen um?
Wie kommuniziert man mit Hinweisgebenden?
Wie gibt man Hinweisgebenden Sicherheit und Vertrauen?
Wie steuert man die Aufklärung im Unternehmen?

Wenn diese sehr verantwortungsvolle Aufgabe intern aufgrund fehlender Qualifikation oder fehlender Unabhängigkeit nicht besetzt werden kann, bietet sich der Einsatz einer externen Ombudsperson an. Gemäß § 14 Absatz 1 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die Hinweisbearbeitung durch eine Ombudsperson legitim.

Bestens aufgestellt: digitales Meldesystem und Ombudsperson

Die Kombination aus einem digitalen Meldesystem und einer Ombudsperson kann für Unternehmen die ideale Lösung sein, um dem Hinweisgeberschutzgesetz zu entsprechen und eine vertrauensvolle Speak-up Kultur zu fördern.

Vorteile der Kombination sind:

Verbesserte Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit: Ein digitales Meldesystem ermöglicht es den Mitarbeitenden, jederzeit und von überall aus Meldungen abzugeben. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Probleme gemeldet werden.

Anonymität und Vertraulichkeit: Ein digitales System kann Anonymität gewährleisten, was besonders wichtig ist, um die Identität von Whistleblowern zu schützen. Die Ombudsperson kann zusätzlich die Vertraulichkeit der Informationen sicherstellen und persönliche Beratung anbieten.

Flexibilität bei der Meldung: Mitarbeitende haben die Wahl, das digitale System zu nutzen oder sich direkt an die Ombudsperson zu wenden, je nachdem, was sie in ihrer Situation für angemessener halten.

Effiziente Bearbeitung von Meldungen: Digitale Systeme können die Bearbeitung und Verfolgung von Meldungen effizienter gestalten. Die Ombudsperson kann dann gezielter auf die jeweiligen Anliegen eingehen und individuell beraten. Außerdem ist eine lückenlose Dokumentation gewährleistet.

Verbessertes Fallmanagement: Die Kombination aus digitalem Meldesystem und persönlicher Beratung durch eine Ombudsperson ermöglicht ein umfassenderes Fallmanagement, einschließlich der Dokumentation, Priorisierung und Nachverfolgung von Fällen.

Erhöhte Glaubwürdigkeit und Vertrauen:Die Präsenz einer Ombudsperson, die als neutrale und unabhängige Instanz agiert, kann das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Meldesystem stärken.

Erleichterung der Eskalation und Konfliktlösung: Bei komplexen oder sensiblen Fällen kann die Ombudsperson eine wichtige Rolle bei der Eskalation und Lösung von Konflikten spielen.

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Janina Mengelkamp