FAQ

Die Whistleblowing-Plattform

LegalTegrity ist der sichere, digitale Kanal für vertrauliches Melden von Gesetzesverstößen, passgenau ausgerichtet auf die Bedürfnisse und Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen. 

LegalTegrity ermöglicht es Ihnen, Vorfälle vertraulich oder anonym online oder per Telefon zu melden. LegalTegrity ist unabhängig von der IT Ihres Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer der Hinweisgeber ist. Die Daten befinden sich gesichert in der EU Cloud. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind, haben Zugang zu den Informationen. Niemand sonst – nicht einmal LegalTegrity.

Das kommt darauf an: Wenn Ihr Unternehmen > 50 Mitarbeiter hat oder mehr als EUR 10 Mio. Umsatz im Jahr erwirtschaftet oder unter §2 des Geldwäschegesetzes fällt, müssen Sie Ihren Mitarbeitern eine Lösung zum anonymen Melden von Gesetzesverstößen im Unternehmen anbieten. Durch die neue EU-Regelung, die ab April 2021 verpflichtend ist, darf Ihr Mitarbeiter bei mangelnder Hinweisgeberlösung direkt an die Öffentlichkeit gehen. Wenn Ihnen Werte wie Transparenz und Integrität in Ihrem Unternehmen am Herzen liegen, bietet Ihnen LegalTegrity eine verlässliche und einfache Lösung, Integrität zu fördern und Skandale zu vermeiden.

Ja, gerne. Füllen Sie einfach das Kontaktformular aus, wir schicken Ihnen einen Link zu und Sie schauen sich LegalTegrity ganz in Ruhe an.

Mit LegalTegrity können vertraulich und anonym Gesetzesverstöße gemeldet werden. Hinweisgeber können sich über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und ihren Hinweis anhand von vorgegebenen Fragen oder Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden. Vor Absenden des Hinweises können Hinweisgeber entscheiden, ob sie ihre Kontaktdaten angeben oder lieber anonym bleiben möchten. Die Plattform funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Hinweisgeber erhalten vor dem Absenden eines Hinweises eine PIN, mit dem sie sich später wieder in das Schließfach einloggen können. Unternehmen haben so die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen. Das Schließfach ist für den Hinweisgeber nur mit der PIN zugänglich und ist daher gut aufzubewahren.

Unternehmen können individuell festlegen, zu welchen Themen über Gesetzesverstöße hinaus Hinweise gegeben werden können. Unsere Erfahrung ist, dass Mitarbeiter ein sehr gutes (Un)Rechtsempfinden haben. Verhaltensweisen, die einem Unternehmen direkt oder indirekt, kurz- mittel- oder langfristig schaden, sollten auf jeden Fall gemeldet werden. 

Whistleblowing ist der Hinweis auf einen Missstand oder Fehlverhalten im Unternehmen mit der Absicht, Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Whistleblowing kann vertraulich und anonym erfolgen. Um mögliche negative Konsequenzen für den Hinweisgeber zu vermeiden, sollte dazu ein Weg genutzt werden, die die Sicherheit des Hinweisgebers vollumfänglich gewährleistet. Dies ist nur bei digitalen Plattformen in der Cloud in Europa gewährleistet. 

Funktionalitäten

LegalTegrity ist auf Deutsch und Englisch verfügbar. Weitere Sprachen folgen in Kürze.

In unserem Standard-Abo sind 2 Sprachen enthalten. Weitere Sprachen können gerne dazu gebucht werden – zu 20€/Monat je Sprache.

Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei kleinen Unternehmen ist es häufig der Inhaber oder Geschäftsführer. Bei größeren Unternehmen der CEO, COO, CFO oder Leiter Recht / Personal. Viele unserer Kunden delegieren diese Rolle auch ganz oder zusätzlich an ihren Anwalt, Ombudsmann oder Steuerberater. Somit ist gewährleistet, dass auch in Zeiten der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle termingerecht bearbeitet werden. 

Wir empfehlen auch bei Unternehmen <50 Mitarbeiter 2 Systemadministratoren, optimalerweise ein Externer wie Anwalt, Ombudsmann oder Steuerberater. Somit ist gewährleistet, dass auch in Zeiten der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle termingerecht bearbeitet werden. Bei größeren Unternehmen empfehlen wir auch mehr Systemadministratoren. Diese können mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sein. 

Im Basic-Paket sind 2 Zugänge enthalten, weitere Zugänge können gerne dazugebucht werden.

Ja, wenn Sie LegalTegrity über Ihren Anwalt buchen, ist dieser automatisch in den Voreinstellungen als Systemadministrator hinterlegt. Sie können diese Einstellung jedoch manuell ändern und darüber hinaus weitere Systemadministratoren hinterlegen. Wenn Sie LegalTegrity auf unserer Webseite direkt gebucht haben, nennen Sie uns optional einfach Ihren Anwaltspartner und wir stellen sicher, dass er/sie direkt in Ihre neue Hinweisgeberlösung eingebunden wird.

Ja. Mit der Buchung von LegalTegrity über Ihre Kanzlei sind Sie automatisch in den Voreinstellungen als Systemadministator hinterlegt. Sie werden über neu eingehende Fälle informiert und können über das Case-Management-System die Fallbearbeitung steuern.

Wir freuen uns über Ihr Interesse. Für Vertriebspartner bietet LegalTegrity eine Whitelabel-Lösung an (https://legaltegrity.com/partner/). Gerne zeigen wir Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten.

Ja, zur Verwaltung und Bearbeitung von Fällen gibt es ein einfaches, benutzerfreundliches Case-Management-System. 

Abrechnung

Unser Preissystem ist ganz einfach: Für Unternehmen <50 Mitarbeiter kostet LegalTegrity 588€ p.a. Für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter kostet 1.990€ p.a. (https://legaltegrity.com/preise/)

Der Vertrag wird für 12 Monate geschlossen. Ihr Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern Sie ihn nicht einen Monat vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres kündigen. Es ist uns wichtig, dass Sie mit uns zufrieden sind – daher bieten wir Ihnen in den ersten 3 Monaten eine Money-Back-Garantie.

Sicherheit

Ihre Daten sind bei uns sicher! Höchste Sicherheit für Ihre Daten ist für uns selbstverständlich und eine unerlässliche Voraussetzung für erfolgreiche Whistleblowing-Lösungen. LegalTegrity ist DSGVO-konform und die Zertifizierung durch TÜV und DIN ISO 27001 befinden sich in der Umsetzung. Das System wird bei der Deutschen Telekom gehostet. Informationen zu den Fällen können ausschließlich von den Systemberechtigten des Unternehmens gesehen und bearbeitet werden. Hinweisgeber können über eine individuelle PIN die Daten zu ihrem Hinweis und die Antworten des Unternehmens sehen. Darüber hinaus hat niemand Zugang zu den Informationen. 

Hinweise werden nur von dem/den Systemberechtigten gesehen. Wer systemberechtigt ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch von der Unternehmensgröße ab: In der Regel ist es die Geschäftsführung, der Leiter Recht, der Compliance-Beauftragte oder ein externer Berater des Vertrauens (Rechtanwalt, Ombudsmann, Steuerberater, Complianceberater). Wir als Plattformbetreiber haben keinen Zugang zu den Informationen.

Implementierung / Prozess

LegalTegrity ist sofort nach der Buchung einsatzbereit. Da viele unserer Kunden keine eigene IT-Abteilung haben, haben wir den Prozess für Sie ganz einfach gehalten: Sie erhalten von uns einen Link zur Whistleblowerplattform für Ihr Intranet oder Ihre Webseite. Dieser kann von einem Whistleblower ohne Schulung einfach genutzt werden. Über den gleichen Link gelangen Ihre Systemberechtigten zum Case-Management-System. 

Nein, Sie brauchen keine Software zur Nutzung von LegalTegrity installieren. Es handelt es sich um eine einfache Plug-and-Play-Lösung, die von jedem Browser zugänglich ist und keiner Installation bedarf.

Das Unternehmen muss nach spätestens einer Woche eine Eingangsbestätigung im Schließfach hinterlegt haben. Eventuell gibt es Rückfragen an Sie, um den Fall besser untersuchen zu können. Nach spätestens 3 Monaten muss das Unternehmen Ihnen per Nachricht im Schließfach mitteilen, wie mit Ihrem Hinweis verfahren wurde. Bitte bewahren Sie daher unbedingt die PIN auf, um sich wieder einloggen zu können. Wenn Ihnen nach Ablauf der 3 Monate kein Ergebnis mitgeteilt wurde, dürften Sie sich mit dem Missstand an die Öffentlichkeit wenden. Vor Ablauf der 3 Monate hätte eine Information der Öffentlichkeit für Sie strafrechtliche Konsequenzen. 

Service

Ja, es gibt Schulungsunterlagen und sie sind selbstverständlich im Preis enthalten. LegalTegrity ist sehr einfach, intuitiv und benutzerfreundlich. Manchmal tauchen trotzdem Fragen auf. Mit der Buchung erhalten Sie den Dashboard-Zugang für Ihr Case Management System und ein Webinar, in dem alle Nutzungsmöglichkeiten noch einmal einfach und verständlich dargestellt werden. In einem Test-Umfeld können Sie alle Schritte ausprobieren. 

Für Ihre Mitarbeiter haben wir ein Video-Tutorial erstellt, in dem die Nutzung von LegalTegrity erklärt wird und alle wichtigen Fragen beantwortet werden.  

Ja, klar. Manche unserer Kunden buchen LegalTegrity und „verstecken“ den Link in einer „Unter-unter-Seite“ des Intranets. Damit sind bereits die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt. Wir empfehlen unseren Kunden jedoch ihre Mitarbeiter über die Einführung von LegalTegrity zu informieren. So können Sie zur Erhöhung von Transparenz und Integrität im Unternehmen beisteuern. Dafür haben wir für Sie als Premium-Service verschiedene Muster zusammengestellt, die sich in der Gruppe der Hinweisberechtigten, der Art der Aufforderung zu Hinweisen und der im Unternehmen dazu geltenden Spielregeln unterscheiden. Wenn Sie darüber hinaus eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen suchen, sprechen Sie uns gerne an.

LegalTegrity bietet Ihnen verschiedene Premium-Services an: Zusätzliche Sprachen oder Systemadministratoren, ein Unternehmens-Kommunikationspaket, Reporting und Musterrichtlinien. Wenn Sie an Standorten in mehreren europäischen Ländern tätig sind, empfehlen wir Ihnen die Buchung mehrerer Länderregelungen, da sich diese von Land zu Land unterscheiden.

Ja, denn wir möchten zufriedene Kunden. Aus diesem Grund haben wir alle Prozesse benutzerfreundlich und einfach gestaltet und alle Fragen für Sie in einem FAQ zusammengestellt. Manchmal tauchen neue Fragen auf. Unser Kundenservice wird Ihnen dann gerne weiterhelfen.