Interne Meldestelle: Was fordert das Hinweisgeberschutzgesetz?
Rechtsverstöße entstehen selten plötzlich. Häufig entwickeln sie sich schleichend, bleiben intern lange unbemerkt oder werden aus Unsicherheit nicht angesprochen. Genau an diesem Punkt setzt das Hinweisgeberschutzgesetz an.
Die interne Meldestelle ist dabei nicht nur ein rechtliches Erfordernis, sondern ein zentrales Instrument moderner Compliance-Strukturen. Sie entscheidet darüber, ob Risiken frühzeitig erkannt oder erst durch externe Stellen offengelegt werden.
Das Wichtigste in Kürze
- Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind verpflichtet, eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz einzurichten (§§ 12, 13 HinSchG).
- Die interne Meldestelle ermöglicht es Beschäftigten und weiteren berechtigten Personen, Rechtsverstöße sicher und vertraulich zu melden.
- Interne Meldestellen müssen feste Fristen, Vertraulichkeit, Datenschutz und den Schutz vor Repressalien gewährleisten.
- Digitale Hinweisgebersysteme unterstützen Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen effizient und revisionssicher umzusetzen.
- Wer keine interne Meldestelle einrichtet, riskiert ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro (§ 40 HinSchG).
Was ist eine interne Meldestelle?
Eine interne Meldestelle ist eine innerhalb oder im Auftrag einer Organisation eingerichtete Stelle zur Entgegennahme, Bearbeitung und Dokumentation von Hinweisen auf Rechtsverstöße.
Sie gewährleistet die Vertraulichkeit der Identität hinweisgebender Personen, prüft eingehende Meldungen strukturiert und leitet geeignete Folgemaßnahmen ein. Ziel ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen und rechtssicher zu adressieren.
Seit dem 2. Juli 2023 verpflichtet das Hinweisgeberschutzgesetz Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden dazu, eine interne Meldestelle einzurichten. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden galt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023.
Ziel des Gesetzes ist es, Personen, die auf Rechtsverstöße im beruflichen Umfeld hinweisen, wirksam zu schützen und gleichzeitig Unternehmen frühzeitig die Möglichkeit zur internen Aufklärung zu geben.
Welche Meldewege gibt es?
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht sowohl interne als auch externe Meldewege vor. Beschäftigte und weitere berechtigte Personen können frei wählen, ob sie sich zunächst an eine interne Meldestelle oder unmittelbar an eine externe Meldestelle wenden (§ 7 Abs. 1 HinSchG).
Gleichzeitig soll durch transparente und vertrauenswürdige interne Verfahren erreicht werden, dass hinweisgebende Personen interne Meldewege bevorzugt nutzen, sofern dort wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind.
Externe Meldungen erfolgen insbesondere über die beim Bundesamt für Justiz als zentral eingerichtete Meldestelle (§ 19 HinSchG). In besonderen Konstellationen sind auch branchenspezifische externe Meldestellen zuständig, etwa bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) oder dem Bundeskartellamt.
Gleichzeitig verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, interne Meldungen zu fördern. Unternehmen sind daher angehalten, interne Meldestellen so auszugestalten, dass hinweisgebende Personen Vertrauen in das Verfahren entwickeln und Missstände zunächst intern adressieren.
Was sind die Aufgaben einer internen Meldestelle?
Interne Meldestellen spielen eine entscheidende Rolle in der Aufrechterhaltung der Integrität und des rechtskonformen Verhaltens in Organisationen. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter und andere Beteiligte, um Bedenken, Unregelmäßigkeiten oder potenzielle Verstöße zu melden.
Dabei gibt es 3 Kernfunktionen einer internen Meldestelle:
- Aufnahme von Meldungen
Die interne Meldestelle nimmt Meldungen entgegen, sowohl auf schriftlichem als auch mündlichem Weg (§ 16 Abs. 1 HinSchG). Sie stellt sicher, dass diese Meldungen vertraulich behandelt, nur einem eng begrenzten, befugten Personenkreis zugänglich gemacht und entsprechend DSGVO sowie §11 HinSchG gespeichert werden, also nur so lange, wie dies erforderlich und verhältnismäßig ist und im Regelfall höchstens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. - Prüfung der Meldungen
Die interne Meldestelle unternimmt eine Erstprüfung der eingehenden Meldungen. Darüber hinaus hält sie den Kontakt mit der hinweisgebenden Person: Sie bestätigt den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen, stellt wichtige Rückfragen zur Meldung und unterrichtet die hinweisgebende Person über den Stand der Meldung. - Klärung und Folgemaßnahmen
Die Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der Meldung, koordiniert interne Untersuchungen und unterbreitet Vorschläge für geeignete Folgemaßnahmen. Erforderlichenfalls werden interne Fachstellen oder externe Rechtsexperten einbezogen. Die Entscheidung über und Umsetzung von Maßnahmen obliegt dem Unternehmen.
Vorteile von internen Meldestellen für Unternehmen
Über die gesetzliche Verpflichtung hinaus bieten interne Meldestellen einen strategischen Mehrwert für Organisationen.
Sie fungieren als Frühwarnsystem für rechtliche, organisatorische und ethische Risiken. Durch die Möglichkeit interner Hinweise erhalten Unternehmen die Chance, Sachverhalte frühzeitig aufzuklären, bevor externe Stellen oder die Öffentlichkeit involviert werden.
Gleichzeitig stärken funktionierende Meldestrukturen eine transparente Unternehmenskultur und erhöhen das Vertrauen von Geschäftspartnern, Investoren, Banken und Mitarbeitenden.
Das sind die Vorteile einer internen Meldestelle im Überblick:
- frühzeitige Identifikation von Rechtsverstößen, Compliance-Risiken und organisatorischen Schwachstellen
- strukturierte und dokumentierte Bearbeitung von Hinweisen nach festen gesetzlichen Vorgaben
- Reduzierung des Risikos externer Meldungen, behördlicher Verfahren und öffentlicher Reputationsschäden
- Stärkung einer transparenten und verantwortungsbewussten Unternehmenskultur
- rechtssichere Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes
- klare Zuständigkeiten und Prozesse für den Umgang mit sensiblen Hinweisen
- verbesserte Entscheidungsgrundlagen für Geschäftsleitung, Compliance- und Rechtsabteilungen
Das Hinweisgeberschutzgesetz macht eine Reihe von Vorgaben für den Aufbau einer internen Meldestelle:
Das Hinweisgeberschutzgesetz definiert konkrete Anforderungen an den Aufbau und Betrieb interner Meldestellen.
Dazu gehört, dass Meldungen sowohl schriftlich als auch mündlich abgegeben werden können. Der Eingang eines Hinweises ist innerhalb von 7 Tagen zu bestätigen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG). Spätestens 3 Monate nach der Meldung sind hinweisgebende Personen über ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen zu informieren.
Der sachliche Anwendungsbereich umfasst insbesondere Verstöße gegen europäisches Recht sowie ausgewählte Bereiche des nationalen Rechts. Zudem sind Datenschutz und Vertraulichkeit innerhalb des Hinweisgebersystems zwingend zu gewährleisten (insbesondere DSGVO-konform). Die Möglichkeit zur anonymen Meldung ist gesetzlich empfohlen, jedoch nicht verpflichtend.
Interne Meldestelle: Welche Anforderungen gibt es?
Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt, dass die mit der internen Meldestelle betrauten Personen ihre Aufgaben unabhängig ausüben. Zwar dürfen sie weitere Funktionen im Unternehmen wahrnehmen, jedoch nur, sofern dadurch keine Interessenkonflikte entstehen. Weisungen, die die objektive Prüfung von Hinweisen beeinflussen könnten, sind unzulässig.
Unternehmen müssen daher organisatorisch sicherstellen, dass die interne Meldestelle fachlich eigenständig arbeitet und ausreichend qualifiziert ist. Neben rechtlichen Grundkenntnissen ist insbesondere ein professioneller Umgang mit sensiblen Hinweisen erforderlich. Ist diese Fachkunde intern nicht vorhanden, darf sie durch Schulungen oder externe Unterstützung aufgebaut werden.
Anforderungen an verantwortliche Personen
- unabhängige und weisungsfreie Aufgabenwahrnehmung
- keine Interessenkonflikte mit anderen Funktionen
- vertraulicher und datenschutzkonformer Umgang mit Hinweisen
- sachgerechte Kommunikation mit hinweisgebenden Personen
- strukturierte Dokumentation und Nachverfolgung von Meldungen
Eine sorgfältige Besetzung der internen Meldestelle trägt maßgeblich zur Akzeptanz und Wirksamkeit des Hinweisgebersystems bei. Unternehmen sind gut beraten, die personelle Ausgestaltung der internen Meldestelle nicht als formale Pflicht, sondern als integralen Bestandteil ihrer Compliance- und Governance-Struktur zu verstehen.
Externe Personen als interne Meldestelle – geht das?
Die interne Meldestelle kann auch von einer externen Person verantwortet werden. Eine Möglichkeit ist der Einsatz eines beauftragten Dritten. Eine oft sogenannte Ombudsperson ist eine unabhängige Instanz, die Beschwerden entgegennimmt und prüft. Dafür muss die Ombudsperson über fundierte juristische Kenntnisse verfügen.
Für Mitarbeitende kann die Hemmschwelle niedriger sein, wenn sie sich ohne Bedenken an eine externe Person wenden können, da Ombudspersonen der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Gemäß § 14 Abs. 1HinSchG ist die Hinweis-Bearbeitung durch eine Ombudsperson legitim.
Digitale Unterstützung für interne Meldestellen: Wie LegalTegrity Sie unterstützt
Digitale Hinweisgebersysteme erleichtern die rechtssichere Umsetzung interner Meldestellen erheblich. Sie unterstützen strukturierte Prozesse, Fristenkontrolle und eine revisionssichere Dokumentation.
Lösungen wie das Hinweisgebersystem von LegalTegrity ermöglichen eine zentrale Bearbeitung von Hinweisen, geschützte Kommunikation mit hinweisgebenden Personen sowie eine datenschutzkonforme Speicherung sensibler Informationen.
Vorteile des digitalen Hinweisgebersystems von LegalTegrity
- lässt anonymes Melden zu
- ermöglicht eine vertrauliche Fallbearbeitung
- verschlüsselt Daten sicher
- Daten liegen sicher in der Deutschen Telekom Cloud
- jederzeit, in Echtzeit und von überall verfügbar, sofern ein Internetzugang besteht
- garantiert Ihrem Unternehmen Rechtssicherheit
- mündliche Meldungen sind telefonisch ebenfalls möglich
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Organisation interner Meldungen: Ablauf und Folgemaßnahmen
Die folgende Darstellung zeigt einen typischen, gesetzeskonformen Ablauf interner Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Ausgehend von einem beobachteten Vorfall wird der Hinweis über die interne Meldestelle entgegengenommen und einer strukturierten Erstprüfung unterzogen. Währenddessen bleibt der vertrauliche – bei Bedarf auch anonyme – Austausch zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle gewährleistet.
Im Anschluss erfolgen interne Untersuchungen und die Ableitung geeigneter Folgemaßnahmen. Die Einbindung der Geschäftsführung beschränkt sich dabei auf die Entscheidung über notwendige organisatorische oder rechtliche Schritte. Der gesamte Prozess wird nachvollziehbar dokumentiert und endet mit einer fristgerechten Rückmeldung an die hinweisgebende Person.
Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten für die interne Meldestelle?
Die interne Meldestelle verarbeitet regelmäßig personenbezogene Daten von Hinweisgebenden, betroffenen Personen und Dritten. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Pflichten aus dem HinSchG. Unternehmen müssen insbesondere für angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit sorgen, die Datenverarbeitung auf das notwendige Maß beschränken und die gesetzlichen Löschfristen – in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens – beachten.
