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Interne Meldestelle: Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Seit dem 17. Dezember 2023 gilt das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden. Das Gesetz beinhaltet die Vorschrift für Unternehmen, eine interne Meldestelle einzurichten.
Mitarbeitende sollen demnach auf zwei Wegen Vorfälle wie Gesetzesverstöße oder Ordnungswidrigkeiten melden können:
Während das Bundesministerium für Justiz einen externen Meldekanal eingerichtet hat, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern auch einen internen Meldekanal zur Verfügung stellen, der die rechtlichen Anforderungen des HinSchG erfüllt. Die Hinweisgebenden müssen vor Repressalien geschützt werden.
Was ist eine interne Meldestelle?
Eine interne Meldestelle bezieht sich auf ein System innerhalb einer Organisation, das es Mitarbeitenden ermöglicht, Missstände vertraulich oder anonym zu melden. Ihre Funktion ist die Aufnahme der Meldungen, die Durchführung interner Untersuchungen und das Ergreifen angemessener Maßnahmen zum Schutz der Integrität der Organisation und ihrer Mitarbeitenden.
Hinweisgeber haben die freie Wahl, eine Meldung bei der internen Meldestelle (, die auch von einer Ombudsperson übernommen werden kann,) oder der externen Meldestelle des Bundesamts für Justiz abzugeben – in Spezialfällen auch bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und dem Bundeskartellamt (BKartA). Unternehmen sollen allerdings explizit Anreize dafür schaffen, vorrangig den internen Weg zu nutzen. Hierfür müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden ausführlich zur Möglichkeit und dem Vorgehen interner Hinweise informieren. Nur, wenn auf diesem Weg nicht wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann, sollten hinweisgebende Personen auf externe Stellen ausweichen.
Die Aufgaben einer internen Meldestelle
Interne Meldestellen spielen eine entscheidende Rolle in der Aufrechterhaltung der Integrität und des rechtskonformen Verhaltens in Organisationen. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter und andere Beteiligte, um Bedenken, Unregelmäßigkeiten oder potenzielle Verstöße zu melden.
Dabei gibt es 3 Kernfunktionen einer internen Meldestelle:
1. Aufnahme von Meldungen
Die interne Meldestelle nimmt Meldungen entgegen, sowohl auf schriftlichem als auch mündlichem Weg. Sie stellt sicher, dass diese Meldungen vertraulich behandelt und datenschutzkonform aufbewahrt werden.
2. Prüfung der Meldungen
Die interne Meldestelle unternimmt eine Erstprüfung der eingehenden Meldungen. Darüber hinaus hält sie den Kontakt mit der hinweisgebenden Person: Sie bestätigt den Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen, stellt wichtige Rückfragen zur Meldung und unterrichtet die hinweisgebende Person über den Stand der Meldung.
3. Klärung und Folgemaßnahmen
Die Meldestelle klärt Meldungen entweder intern oder, falls juristische Konsequenzen erfolgen, unter Hinzuziehung von Rechtsexperten.
Vorteile von internen Meldestellen für Unternehmen
Seit dem 17.12.23 ist eine interne Meldestelle für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden Pflicht. Über die Gesetzeskonformität hinaus zahlt sich eine interne Meldestelle auf vielfältige Weise für jede Organisation aus.
Das sind die Vorteile von internen Meldestellen für Ihr Unternehmen
- Die interne Meldestelle dient als Frühwarnsystem für jegliche Missstände in einer Organisation.
- Sie bieten Ihren Mitarbeitenden eine Möglichkeit, intern auf solche Missstände hinzuweisen, anstatt den externen Weg zu gehen. Das gibt Unternehmen die Chance, schnell zu reagieren, Fälle intern zu lösen und in der Zukunft zu vermeiden.
- Sie schützen Ihr Unternehmen vor Strafen, Sanktionen und Imageschäden.
- Sie fördern die Werte Integrität und Transparenz intern und stärken damit Ihr Image gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Banken, Investoren und Mitarbeitern.
- Ihr Unternehmen handelt proaktiv, um eine offene Unternehmenskultur zu leben.
Interne Meldestelle nach gesetzlichen Vorschriften des Hinweisgeberschutzgsetzes aufbauen
- Die Meldestellen müssen Meldungen von Vorfällen sowohl schriftlich als auch mündlich erlauben.
- Innerhalb von 7 Tagen muss der Eingang eines Hinweises von der internen Meldestelle bestätigt werden.
- Spätestens 3 Monate nach Meldung müssen Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen informiert werden.
- Die Anwendungsbereiche des Hinweisgeberschutzgesetzes beziehen sich auf das EU-Recht und das nationale Recht.
- Das Hinweisgebersystem muss DSGVO-konform sein und die Identität des Hinweisgebers schützen. Das Angebot einer anonymisierten Abgabe von Meldungen wird ausdrücklich empfohlen, ist aber nicht verpflichtend.
Verantwortung einer internen Meldestelle
Das Gesetz zum Hinweisgeberschutz schreibt vor: “Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.”
Die interne Meldestelle kann entsprechend von Mitarbeitenden des Unternehmens verantwortet werden, wenn die Aufgabe nicht zu Interessenkonflikten führt (“Weisungsfreiheit”). Dabei ist wichtig, dass die entsprechende Person über die notwendige Fachkunde verfügt.
Fachkunde bedeutet zum Beispiel Erfahrung und Know-how in folgenden Punkten:
- Wie geht man mit eingehenden Hinweisen um?
- Wie kommuniziert man mit Hinweisgebern?
- Wie gibt man Hinweisgebern Sicherheit und Vertrauen?
- Wie steuert man die Aufklärung im Unternehmen?
Wenn diese Fachkunde nicht vorhanden ist, kann sie in entsprechenden Schulungen erlangt werden.
Externe Personen als interne Meldestelle – geht das?
Die interne Meldestelle kann auch von einer externen Person verantwortet werden. Eine Möglichkeit ist der Einsatz einer Ombudsperson. Eine Ombudsperson ist eine unabhängige Instanz, die Beschwerden entgegennimmt und prüft. Dafür muss die Ombudsperson über fundierte juristische Kenntnisse verfügen.
Für Mitarbeitende kann die Hemmschwelle niedriger sein, wenn sie sich ohne Bedenken an eine externe Person wenden können, da Ombudspersonen der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Gemäß § 14 Absatz 1 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die Hinweisbearbeitung durch eine Ombudsperson legitim.
Software für interne Meldestellen von LegalTegrity
Die sicherste und effizienteste Möglichkeit, eine interne Meldestelle umzusetzen, ist ein digitales Hinweisgebersystem. Das Hinweisgebersystem von LegalTegrity ist rechtssicher und einfach zu implementieren.
Dank der Chat-Funktion und der Datenverarbeitung über sichere Serverzentren in Deutschland entspricht das Hinweisgebersystem von LegalTegrity allen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (und anderen nationalen Umsetzungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie).
Zusätzlich ermöglicht es die Einreichung anonymer Meldungen und wird damit sogar der Soll-Bedingung des Gesetzes gerecht. Diese Funktion ist per Knopfdruck deaktivierbar, falls sich eine Organisation aktiv dafür entscheidet, anonyme Meldungen nicht zuzulassen.
Vorteile des digitalen Hinweisgebersystems von LegalTegrity
- lässt anonymes Melden zu
- ermöglicht eine vertrauliche Fallbearbeitung
- verschlüsselt Daten sicher
- Daten liegen sicher in der Deutschen Telekom Cloud
- jederzeit, in Echtzeit und von überall verfügbar, sofern ein Internetzugang besteht
- garantiert Ihrem Unternehmen Rechtssicherheit
- mündliche Meldungen sind telefonisch ebenfalls möglich
Organisation interner Meldungen: Ablauf und Folgemaßnahmen
Interne Meldestelle nach HinSchG – häufige Fragen
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
