EU-Whistleblower-Richtlinie – das müssen Sie wissen
Die EU-Whistleblower-Richtlinie vom 16. Dezember 2019 gibt Unternehmen klare Vorgaben für den Hinweisgeberschutz. Doch was bedeutet das konkret für deutsche Unternehmen? Und wie setzen Sie die Anforderungen effizient um? Wir erklären Ihnen die wichtigsten Aspekte und zeigen, wie Sie mit einer professionellen Whistleblower-Software gesetzeskonform handeln und Risiken minimieren.
In unserem Leitfaden finden Sie:
- Alle wichtigen Hintergründe zur Whistleblowing-Richtlinie, kompakt erklärt
- Konkrete Umsetzungstipps zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Deutschland
- Praktische Checklisten zur Planung und Implementierung eines Meldekanals in Ihrem Unternehmen
- Vergleich der verschiedenen Meldekanäle mit Vor- und Nachteilen
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Diese Pflichten gelten laut Whistleblower-Richtlinie für Unternehmen
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung sicherer Meldekanäle und zum Schutz von Hinweisgebern. Die internen Meldestellen dienen der Entgegennahme von Informationen über mögliche Missstände oder Gesetzesverstöße. Dabei muss sichergestellt werden, dass Vertraulichkeit und Datenschutz gemäß DSGVO gewährleistet sind und dass Hinweisgeber vor Sanktionen geschützt sind. Auch wenn die Ermöglichung anonymer Meldungen nicht von der Richtlinie vorgeschrieben ist, handelt es sich hierbei um eine klare Umsetzungsempfehlung aus der Praxis. Die Anonymität des Whistleblowers ist dann auch während des ganzen Prozesses zu wahren.
Neben der Einrichtung interner Meldestellen sieht die Whistleblower-Richtlinie auch die Möglichkeit vor, Verstöße an externe Meldestellen zu melden. In Deutschland wurden hierfür bei verschiedenen Behörden unabhängige externe Meldestellen eingerichtet, etwa beim Bundesamt für Justiz oder bei zuständigen Fachaufsichtsbehörden. Hinweisgeber können sich direkt an diese Stellen wenden, wenn sie eine interne Meldung für nicht zielführend oder nicht sicher halten.
- Meldungen von Verstößen können beispielsweise folgende Bereiche betreffen:
- Arbeitsschutz (z. B. Sicherheitsmängel, Verstöße gegen das Arbeitsrecht)
- Korruption und Betrug (z. B. Bestechung, Untreue, Geldwäsche)
- Umwelt- und Datenschutz (z. B. DSGVO-Verstöße, illegale Emissionen)
- Verbraucherschutz (z. B. gefälschte Produkte, Irreführung von Kunden)
Darüber hinaus schreibt die Whistleblowing-Richtlinie ein Verfahren für die Bearbeitung der Meldung sowie die Steuerung von Folgemaßnahmen vor. Der Eingang einer Meldung muss innerhalb von 7 Tagen durch den Verantwortlichen (eine unparteiische Person in ihrem Unternehmen oder eine externe Person, die für die Bearbeitung von Hinweisen im Unternehmen verantwortlich ist) bestätigt werden. Spätestens nach drei Monaten muss der Hinweisgeber über Folgemaßnahmen informiert werden.
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Gesetzliche Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie in Deutschland
Im Mai 2023 hat die deutsche Bundesregierung das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zur Umsetzung der EU-Richtlinie verabschiedet. Damit müssen bereits seit Juli 2023 Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem betreiben. Seit dem 17. Dezember 2023 gilt diese Pflicht auch für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern.
- Bestimmung der Whistleblower-Richtlinie in Deutschland:
- Meldungen müssen schriftlich, mündlich oder persönlich möglich sein
- Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen
- Rückmeldung über Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten
- DSGVO-konforme Verarbeitung aller Daten
- Der Anwendungsrahmen erstreckt sich auf das deutsche und das EU-Recht
- Bußgelder bis zu 50.000 Euro bei Nichtbeachtung
Ein sicheres Hinweisgebersystem schützt nicht nur Ihr Unternehmen vor Sanktionen, sondern signalisiert auch Mitarbeitern und Stakeholdern Transparenz und Compliance.
Wer wird von der Whistleblower-Richtlinie geschützt?
Die EU-Whistleblower-Richtlinie schützt alle natürlichen Personen, die Gesetzesverstöße oder sonstige Missstände über den internen Meldekanal anzeigen wollen. Dazu gehören Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter, Freiberufler und Selbstständige, Lieferanten und Subunternehmer sowie Gesellschafter oder Aktionäre. Solche Personen werden Whistleblower oder Hinweisgeber genannt. Falls Unternehmen keinen internen Meldekanal bereitstellen, können Hinweisgeber sich direkt an externe Stellen oder die Öffentlichkeit wenden. Unternehmen mit einem funktionierenden Meldesystem haben hier deutliche Vorteile.
Welche Unternehmen sind von den Vorschriften der EU-Whistleblowing-Richtlinie betroffen?
Bearbeitung eingegangener Hinweise
Sie als Unternehmer legen das Verfahren für die Bearbeitung der Meldungen und das Ergreifen von Folgemaßnahmen fest. Dabei müssen Sie folgende Aspekte beachten:
- Zunächst müssen Sie unparteiische Personen auswählen und benennen, die etwaige Meldungen bearbeiten und mit dem Hinweisgeber kommunizieren. Geeignet dafür sind z.B. der Leiter Compliance, Leiter Personal, Leiter Finanzen oder Leiter Audit. Ebenso kommen der Leiter der Rechtsabteilung oder der Datenschutzbeauftragte in Frage. Die Aufgaben können auch an einen externen Experten, z.B. an einen Anwalt übergeben werden.
- Dieser Bearbeiter muss alle eingehenden Meldungen entgegennehmen. Es dürfen keine Meldungen seitens des Unternehmens aktiv verzögert oder ignoriert werden.
- Dem Hinweisgeber ist innerhalb von sieben Tagen der Eingang der Meldung zu bestätigen.
- Es sind Folgemaßnahmen zu ergreifen, insbesondere eine Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises und die Veranlassung von Nachforschungen.
- Spätestens nach drei Monaten ist der Hinweisgeber über die ergriffenen Folgemaßnahmen zu informieren.
- Alle eingehenden Meldungen und die eingeleiteten Maßnahmen sind DSGVO-konform zu dokumentieren.
Mögliche Meldekanäle für Hinweisgeber
Für die Einrichtung von Meldekanälen bieten sich für Ihr Unternehmen unterschiedliche Optionen an. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Möglichkeit 1: Externe Ombudsperson
Eine externe Ombudsperson nimmt Hinweise per Telefon, E-Mail oder im persönlichen Gespräch entgegen. Die Akzeptanz unter Hinweisgebern ist hierbei erfahrungsgemäß höher als bei einem internen Ansprechpartner. Besonders, wenn die Ombudsperson ein zur Verschwiegenheit verpflichteter Rechtsanwalt ist, steigt das Vertrauen der Hinweisgeber.
Möglichkeit 3: Chat- oder Talk-Bot
Eine moderne Möglichkeit ist die Einführung eines Systems für geschriebene (Chat-Bot) oder gesprochene Nachrichten (Talk-Bot). Insbesondere zweiteres erleichtert den Meldeprozess, da gesprochene Hinweise in Text umgewandelt werden. Allerdings sind solche Lösungen technisch nicht einfach umzusetzen und benötigen sehr oft die Unterstützung von externen Dienstleistern.
Möglichkeit 5: E-Mail-Postfach
Eine ebenfalls leicht umsetzbare Möglichkeit ist ein speziell eingerichtetes E-Mail-Postfach. Hierbei muss jedoch besonders auf Vertraulichkeit und Datenschutz geachtet werden. Administratoren oder unbefugte Dritte dürfen keinen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben, insbesondere wenn externe Server außerhalb der EU genutzt werden.
Möglichkeit 7: Externe Meldestellen
Neben internen Meldekanälen können Hinweisgeber Verstöße auch direkt an offizielle externe Meldestellen richten. In Deutschland sind dafür das Bundesamt für Justiz sowie branchenspezifische Behörden zuständig. Diese Stellen garantieren Vertraulichkeit und bieten eine unabhängige Prüfung der gemeldeten Verstöße.
Möglichkeit 2: Telefon-Hotline
Hotlines ermöglichen eine direkte Meldung, jedoch ist es statistisch nachgewiesen, dass viele Hinweisgeber eine hohe Hemmschwelle beim persönlichen Gespräch haben. Eine Möglichkeit, die Akzeptanz zu erhöhen, besteht darin, die telefonischen Meldungen von einer externen Ombudsperson entgegennehmen zu lassen.
Möglichkeit 4: Briefkasten
Eine einfache und schnell umsetzbare Option ist der klassische Briefkasten oder Kummerkasten. Allerdings verläuft hierbei die Kommunikation nur in eine Richtung. Whistleblower können über den Briefkasten zwar Verstöße melden, aber der zuständige Bearbeiter hat keine Möglichkeit, mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten oder entsprechende Rückfragen für Folgemaßnahmen zu stellen. Dies kann die Effektivität der Meldung beeinträchtigen.
Möglichkeit 6: Online-Plattform
Online-Plattformen sind die modernste und sicherste Lösung. Sie gewährleisten höchsten Datenschutz und ermöglichen einen anonymen, verschlüsselten Austausch zwischen Hinweisgeber und Bearbeiter. Neben einer Chat-Funktion kann auch der Upload von Dokumenten erfolgen. Solche Plattformen lassen sich einfach auf Unternehmenswebsites einbinden und sind zunehmend die bevorzugte Wahl für Unternehmen.
Nächste Schritte für die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie
Wie setzen Sie die EU-Richtlinie schnell und rechtssicher um?
- Meldesystem auswählen: Online-Plattformen bieten maximale Sicherheit und Anonymität.
- Datenschutz und Compliance sicherstellen: DSGVO-Vorgaben einhalten.
- Interne Prozesse definieren: Wer bearbeitet Meldungen? Welche Schritte folgen?
- Mitarbeiter informieren und schulen: Sensibilisierung für Whistleblowing-Kultur.
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FAQ – Whistleblower Richtlinie
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