Externe Meldestelle

Janina Mengelkamp
zuletzt aktualisiert am 22. Februar 2024

Eine externe Meldestelle dient als unabhängige Anlaufstelle außerhalb von Organisationen oder Unternehmen. An die Meldestelle können Personen Bedenken oder Beschwerden über Missstände oder unangemessenes Verhalten innerhalb dieser Organisationen richten. Für die Einrichtung und den Betrieb solcher externen Meldestellen sind spezifische Bundesbehörden verantwortlich.

Im Zuge des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) wurde eine zentrale externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz geschaffen: die Externe Meldestelle des Bundes. Sie ist primär zuständig, sofern die Angelegenheiten nicht in den Aufgabenbereich der Meldestellen beim Bundeskartellamt oder der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) fallen. Zusätzlich kann jedes Bundesland eine eigene externe Meldestelle für Meldungen einrichten, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen.

Hinweisgebende Personen können frei entscheiden, ob sie sich mit ihren Meldungen an eine interne Stelle innerhalb ihrer Organisation oder an eine dieser externen Meldestellen wenden.

Welche Funktion hat die Externe Meldestelle des Bundes?

Die Externe Meldestelle des Bundes ist organisatorisch vom übrigen Zuständigkeitsbereich des Bundesamts für Justiz getrennt. Sie ist dazu verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität von hinweisgebenden Personen sowie der in der Meldung genannten Personen zu wahren. Die externe Meldestelle bewertet, ob eine eingereichte Beschwerde stichhaltig ist. Anschließend bearbeitet sie die Meldung entsprechend und leitet gegebenenfalls Folgemaßnahmen ein.

Die Externe Meldestelle des Bundes stellt Personen, die überlegen, eine Beschwerde zu melden, Informationen sowie Beratung zur Verfügung. Diese Hilfestellung umfasst Informationen über verfügbare Unterstützungsangebote und Schutzmaßnahmen gegenüber möglichen Repressalien.

Ablauf eines Meldungseingangs bei der Externen Meldestelle des Bundes

Meldungen können elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der Externen Meldestelle des Bundes abgegeben werden. Die Meldestelle bestätigt den Eingang der Meldung nach spätestens sieben Tagen. Falls die Meldestelle nicht zuständig ist oder dem gemeldeten Verstoß nicht zeitnah nachgehen kann, wird die Meldung unter Wahrung der Vertraulichkeit an die für die Verfolgung zuständige Stelle weitergeleitet. Wenn sie zuständig ist, prüft sie zunächst, ob der gemeldete Verstoß unter das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) fällt und ob keine Ausnahmen dieses Gesetzes Anwendung finden. Ist dies der Fall, untersucht sie die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift entsprechende Maßnahmen.

Vorteile der Nutzung externer Meldestellen

Das Bundesamt für Justiz ermutigt dazu, vor Abgabe einer externen Meldung die Abgabe einer internen Meldung in Betracht zu ziehen, wenn auf diesem Weg wirksam dagegen vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien befürchtet. Wenn diese Voraussetzungen jedoch nicht gegeben sind, bietet die Meldung bei einer externen Meldestelle eine sichere und vertrauliche Möglichkeit, eine Meldung abzugeben.

Ein weiteres Argument für die Abgabe einer Meldung bei einer externen Meldestelle ist die gewährleistete Anonymität. Das HinSchG sieht von einer Pflicht zur Entgegennahme anonymer Meldungen über den internen Meldekanal ab. Es gibt lediglich vor, dass interne Meldestellen auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollen. Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation sich trotz klarer Empfehlung aus der Praxis gegen die Möglichkeit anonymer Meldungen entscheidet, finden Hinweisgebende, die anonym bleiben möchten, bei der Externen Meldestelle des Bundes Abhilfe.

Wie unterscheiden sich interne und externe Meldestellen?

Eineinterne Meldestelle bezieht sich auf ein System innerhalb einer Organisation, das es Mitarbeitenden ermöglicht, Missständevertraulich oder anonym zu melden. Das HinSchG verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden seit dem 17. Dezember 2023 zur Einrichtung solcher interner Meldekanäle.

Bei einer internen Meldung erfolgt der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung intern: die Aufnahme der Meldungen, die Durchführung interner Untersuchungen und das Ergreifen angemessener Maßnahmen zum Schutz der Integrität der Organisation und ihrer Mitarbeitenden. Für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen wird entweder eine interne Person bestimmt (, die in diesem Fall über entsprechende Fachkunde verfügen muss) oder z. B. eine externe Ombudsperson eingesetzt.

Im Fall der Abgabe einer Meldung bei der Externen Meldestelle des Bundes erfolgt der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung dort.
Zur Aufklärung kann die Meldestelle Auskünfte von den betroffenen Personen, dem betroffenen Arbeitgeber, Dritten sowie Behörden verlangen, soweit es zur Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung notwendig ist.

Kriterium	Interne Meldestelle	Externe Meldestelle
Definition	Ein System innerhalb einer Organisation, das es Mitarbeitenden ermöglicht, Missstände vertraulich oder anonym zu melden.	Eine von der Organisation unabhängige Einrichtung, die Meldungen über Missstände entgegennimmt und bearbeitet.
Gesetzliche Verpflichtung	Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind seit dem 17. Dezember 2023 durch das HinSchG zur Einrichtung solcher interner Meldekanäle verpflichtet.	Dient als Alternative oder Ergänzung zu internen Meldestellen.
Ablauf der Meldung	Der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung erfolgt intern: Aufnahme der Meldungen, Durchführung interner Untersuchungen, Ergreifen angemessener Maßnahmen.	Der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung erfolgt bei der externen Meldestelle: Untersuchungen und Maßnahmen werden extern durchgeführt.
Zuständigkeit für Meldungen	Entweder wird eine interne Person bestimmt, die über entsprechende Fachkunde verfügen muss, oder es wird eine externe Ombudsperson eingesetzt.	Die externe Meldestelle ist zuständig und kann zur Aufklärung Auskünfte von den betroffenen Personen, dem Arbeitgeber, Dritten sowie Behörden verlangen.
Ziel	Schutz der Integrität der Organisation und ihrer Mitarbeitenden durch interne Maßnahmen.	Unabhängige Überprüfung der Meldung und gegebenenfalls Einleitung externer Maßnahmen zur Problembehebung.

Anforderungen an eine externe Meldestelle gemäß HinSchG

Im HinSchG ist festgelegt, dass die externen Meldestellen Aufgaben und Befugnisse fachlich unabhängig und von den internen Meldestellen getrennt ausführen. Die für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen müssen regelmäßig geschult werden und dürfen neben der Tätigkeit bei der Meldestelle keine weiteren Aufgaben haben, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten. Die externen Meldestellen haben die Pflicht, jährlich über die eingegangenen Meldungen zu berichten und diese Berichte öffentlich zugänglich zu machen. Die Identität von hinweisgebenden oder in den Meldungen genannten Personen darf dabei nicht bekannt werden.

Umsetzung im Unternehmen: Schulung der Mitarbeiter

Unternehmen sind nach dem HinSchG verpflichtet, ihre Mitarbeitenden sowohl über die internen als auch die externen Meldemöglichkeiten zu informieren. Unternehmen haben ein hohes Eigeninteresse an internen Meldungen: dadurch kann es schnell und direkt entsprechende Maßnahmen ergreifen, um Verstöße abzustellen und Skandale zu vermeiden. Aus diesem Grund sind Unternehmen dazu angehalten, die internen Meldekanäle attraktiv und leicht zugänglich zu gestalten und die Mitarbeitenden regelmäßig über den Meldekanal zu informieren.

Übersicht der externen Meldestellen

Belgien	The Federal Ombudsman
Bulgarien	Bulgarian Commission for Personal Data Protection (CPDP)
Dänemark	Den Nationale Whistleblowerordning
Deutschland	Bundesamt für Justiz
Deutschland	Bundesamt für Justiz
Estland	Noch keinen Meldekanal eingerichtet
Finland	Office of the Chancellor of Justice
Frankreich	Agence française anticorruption (AFA) Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) Inspection générale de l’environnement et du développement durable (IGEDD)
Griechenland	National Transparency Authority
Irland	Office of the Protected Disclosures Commissioner
Italien	ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione
Kroatien	Ombudswoman of Croatia
Lettland	Valsts kanceleja Vides pārraudzības valsts birojs
Litauen	Lietuvos Respublikos generalinė prokuratūra
Luxemburg	Les autorités compétentes The Luxembourg Competition Authority The Luxembourg Equal Opportunities Centre - CET
Niederlande	Huis voor Klokkenluiders
Österreich	Externe Meldestelle des Landes Wien für EU-Rechtsverstöße
Polen	Noch kein Meldekanal eingerichtet
Portugal	Prosecutor General
Rumänien	Agenția Națională de Integritate (A.N.I.)
Schweden	• Swedish Economic Crime Authority • Swedish Work Environment Authority • Swedish Environmental Protection Agency
Slowakei	ÚPSVaR
Slowenien	Ministerstvo spravedlnosti
Spanien	Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.
Tschechische Republik	Ministerstvo spravedlnosti
Ungarn	The Office of the Commissioner for Fundamental Rights

Externe Meldestelle – häufige Fragen

Kann eine Meldung anonym getätigt werden?

Ja, eine Meldung kann anonym getätigt werden. Die Externe Meldestelle des Bundes weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass die Meldestelle in diesem Fall aktuell im weiteren Verfahren keine Möglichkeit hat, hinweisgebenden Personen verfahrensrelevante Informationen zukommen zu lassen (Eingangsbestätigungen, Rückfragen und verfahrensabschließende Entscheidungen).

Wie wird die Vertraulichkeit meiner Daten gewährleistet?

Die Identität von hinweisgebenden Personen darf ausschließlich Personen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen sowie den dabei unterstützenden Personen bekannt werden. Es gibt allerdings bestimmte Ausnahmen: Die Rechte der Strafverfolgungsbehörden, Auskünfte von der externen Meldestelle im Rahmen von Strafprozessen zu verlangen, bleiben auch mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) unverändert. Das bedeutet: Anfragen von Strafverfolgungsbehörden müssen gemäß der Strafprozessordnung beantwortet werden. Dabei kann sich nicht auf die Vertraulichkeitsvorschriften des HinSchG berufen werden, um die Auskunft zu verweigern.

Was passiert nach der Meldung eines Vorfalls?

Die externe Meldestelle prüft zunächst die Zuständigkeit (für bestimmte Fälle sind das Bundeskartellamt oder die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zuständig). In diesen Fällen wird die Meldung entsprechend weitergeleitet. Wenn die externe Meldestelle zuständig ist, prüft sie zunächst, ob der Verstoß in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt und im Folgenden die Stichhaltigkeit der Meldung. Der Eingang der Meldung wird hinweisgebenden Personen bestätigt. Hinweisgebende Personen erhalten nach drei Monaten, bei umfangreichen Fällen nach spätestens sechs Monaten Rückmeldung über ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Muss vor der externen Meldung eine interne Meldung erfolgen?

Nein. Hinweisgebende Personen haben die Wahl, ihre Meldung intern oder extern abzugeben. Die Externe Meldestelle des Bundes rät Hinweisgebenden dazu, bei angemessenen Möglichkeiten eine interne Meldung vorzuziehen. Durch die Bearbeitung des Falles unmittelbar im Unternehmen kann es auf dem internen Weg häufig zu einer schnelleren Reaktion und Lösung des Anliegens kommen.

(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)

Janina Mengelkamp