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Externe Meldestelle

Eine externe Meldestelle dient als unabhängige Anlaufstelle außerhalb von Organisationen oder Unternehmen. An die Meldestelle können Personen Bedenken oder Beschwerden über Missstände oder unangemessenes Verhalten innerhalb dieser Organisationen richten. Für die Einrichtung und den Betrieb solcher externen Meldestellen sind spezifische Bundesbehörden verantwortlich. 

Im Zuge des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) wurde eine zentrale externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz geschaffen: die Externe Meldestelle des Bundes. Sie ist primär zuständig, sofern die Angelegenheiten nicht in den Aufgabenbereich der Meldestellen beim Bundeskartellamt oder der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) fallen. Zusätzlich kann jedes Bundesland eine eigene externe Meldestelle für Meldungen einrichten, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen. 

Hinweisgebende Personen können frei entscheiden, ob sie sich mit ihren Meldungen an eine interne Stelle innerhalb ihrer Organisation oder an eine dieser externen Meldestellen wenden.

Inhaltsverzeichnis

Welche Funktion hat die Externe Meldestelle des Bundes?

Die Externe Meldestelle des Bundes ist organisatorisch vom übrigen Zuständigkeitsbereich des Bundesamts für Justiz getrennt. Sie ist dazu verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität von hinweisgebenden Personen sowie der in der Meldung genannten Personen zu wahren. Die externe Meldestelle bewertet, ob eine eingereichte Beschwerde stichhaltig ist. Anschließend bearbeitet sie die Meldung entsprechend und leitet gegebenenfalls Folgemaßnahmen ein. 

Die Externe Meldestelle des Bundes stellt Personen, die überlegen, eine Beschwerde zu melden, Informationen sowie Beratung zur Verfügung. Diese Hilfestellung umfasst Informationen über verfügbare Unterstützungsangebote und Schutzmaßnahmen gegenüber möglichen Repressalien.

Ablauf eines Meldungseingangs bei der Externen Meldestelle des Bundes

Meldungen können elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der Externen Meldestelle des Bundes abgegeben werden. Die Meldestelle bestätigt den Eingang der Meldung nach spätestens sieben Tagen. Falls die Meldestelle nicht zuständig ist oder dem gemeldeten Verstoß nicht zeitnah nachgehen kann, wird die Meldung unter Wahrung der Vertraulichkeit an die für die Verfolgung zuständige Stelle weitergeleitet. Wenn sie zuständig ist, prüft sie zunächst, ob der gemeldete Verstoß unter das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) fällt und ob keine Ausnahmen dieses Gesetzes Anwendung finden. Ist dies der Fall, untersucht sie die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift entsprechende Maßnahmen.

Vorteile der Nutzung externer Meldestellen

Das Bundesamt für Justiz ermutigt dazu, vor Abgabe einer externen Meldung die Abgabe einer internen Meldung in Betracht zu ziehen, wenn auf diesem Weg wirksam dagegen vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien befürchtet. Wenn diese Voraussetzungen jedoch nicht gegeben sind, bietet die Meldung bei einer externen Meldestelle eine sichere und vertrauliche Möglichkeit, eine Meldung abzugeben. 

Ein weiteres Argument für die Abgabe einer Meldung bei einer externen Meldestelle ist die gewährleistete Anonymität. Das HinSchG sieht von einer Pflicht zur Entgegennahme anonymer Meldungen über den internen Meldekanal ab. Es gibt lediglich vor, dass interne Meldestellen auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollen. Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation sich trotz klarer Empfehlung aus der Praxis gegen die Möglichkeit anonymer Meldungen entscheidet, finden Hinweisgebende, die anonym bleiben möchten, bei der Externen Meldestelle des Bundes Abhilfe.

Wie unterscheiden sich interne und externe Meldestellen?

Eine interne Meldestelle bezieht sich auf ein System innerhalb einer Organisation, das es Mitarbeitenden ermöglicht, Missständevertraulich oder anonym zu melden. Das HinSchG verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden seit dem 17. Dezember 2023 zur Einrichtung solcher interner Meldekanäle. 

Bei einer internen Meldung erfolgt der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung intern: die Aufnahme der Meldungen, die Durchführung interner Untersuchungen und das Ergreifen angemessener Maßnahmen zum Schutz der Integrität der Organisation und ihrer Mitarbeitenden. Für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen wird entweder eine interne Person bestimmt (, die in diesem Fall über entsprechende Fachkunde verfügen muss) oder z. B. eine externe Ombudsperson eingesetzt.

Im Fall der Abgabe einer Meldung bei der Externen Meldestelle des Bundes erfolgt der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung dort.
Zur Aufklärung kann die Meldestelle Auskünfte von den betroffenen Personen, dem betroffenen Arbeitgeber, Dritten sowie Behörden verlangen, soweit es zur Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung notwendig ist.

Die FAZ berichtete, dass im Zeitraum zwischen Juli 2023 und April 2024 durchschnittlich 90 Meldungen pro Monat zu mutmaßlichen Verstößen bei der externen Meldestelle eingingen.

Kriterium

Interne Meldestelle

Externe Meldestelle

Definition

Ein System innerhalb einer Organisation, das es Mitarbeitenden ermöglicht, Missstände vertraulich oder anonym zu melden.

Eine von der Organisation unabhängige Einrichtung, die Meldungen über Missstände entgegennimmt und bearbeitet.

Gesetzliche Verpflichtung

Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind seit dem 17. Dezember 2023 durch das HinSchG zur Einrichtung solcher interner Meldekanäle verpflichtet.

Dient als Alternative oder Ergänzung zu internen Meldestellen.

Ablauf der Meldung

Der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung erfolgt intern: Aufnahme der Meldungen, Durchführung interner Untersuchungen, Ergreifen angemessener Maßnahmen.

Der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung erfolgt bei der externen Meldestelle: Untersuchungen und Maßnahmen werden extern durchgeführt.

Zuständigkeit für Meldungen

Entweder wird eine interne Person bestimmt, die über entsprechende Fachkunde verfügen muss, oder es wird eine externe Ombudsperson eingesetzt.

Die externe Meldestelle ist zuständig und kann zur Aufklärung Auskünfte von den betroffenen Personen, dem Arbeitgeber, Dritten sowie Behörden verlangen.

Ziel

Schutz der Integrität der Organisation und ihrer Mitarbeitenden durch interne Maßnahmen.

Unabhängige Überprüfung der Meldung und gegebenenfalls Einleitung externer Maßnahmen zur Problembehebung.

Anforderungen an eine externe Meldestelle gemäß HinSchG

Im HinSchG ist festgelegt, dass die externen Meldestellen Aufgaben und Befugnisse fachlich unabhängig und von den internen Meldestellen getrennt ausführen. Die für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen müssen regelmäßig geschult werden und dürfen neben der Tätigkeit bei der Meldestelle keine weiteren Aufgaben haben, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten. Die externen Meldestellen haben die Pflicht, jährlich über die eingegangenen Meldungen zu berichten und diese Berichte öffentlich zugänglich zu machen. Die Identität von hinweisgebenden oder in den Meldungen genannten Personen darf dabei nicht bekannt werden.

Umsetzung im Unternehmen: Schulung der Mitarbeiter

Unternehmen sind nach dem HinSchG verpflichtet, ihre Mitarbeitenden sowohl über die internen als auch die externen Meldemöglichkeiten zu informieren. Unternehmen haben ein hohes Eigeninteresse an internen Meldungen: dadurch kann es schnell und direkt entsprechende Maßnahmen ergreifen, um Verstöße abzustellen und Skandale zu vermeiden. Aus diesem Grund sind Unternehmen dazu angehalten, die internen Meldekanäle attraktiv und leicht zugänglich zu gestalten und die Mitarbeitenden regelmäßig über den Meldekanal zu informieren.

Übersicht der externen Meldestellen

Belgien

The Federal Ombudsman

Bulgarien

Bulgarian Commission for Personal Data Protection (CPDP)

Dänemark

Den Nationale Whistleblowerordning

Deutschland 

Bundesamt für Justiz

Deutschland

Bundesamt für Justiz

Estland

Noch keinen Meldekanal eingerichtet

Finland

Office of the Chancellor of Justice

Frankreich

  • Agence française anticorruption (AFA)
  • Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des
    fraudes (DGCCRF)
  • Inspection générale de l’environnement
    et du développement durable (IGEDD)

Griechenland

National Transparency Authority

Irland

Office of the Protected Disclosures Commissioner

Italien

ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione

Kroatien

Ombudswoman of Croatia

Lettland

  • Valsts kanceleja
  • Vides pārraudzības valsts birojs

Litauen

Lietuvos Respublikos generalinė
prokuratūra

Luxemburg

  • Les autorités compétentes
  • The Luxembourg Competition Authority
  • The Luxembourg Equal Opportunities
    Centre - CET

Niederlande

Huis voor Klokkenluiders

Österreich

Externe Meldestelle des Landes Wien für EU-Rechtsverstöße

Polen

Noch kein Meldekanal eingerichtet

Portugal

Prosecutor General

Rumänien

Agenția Națională de Integritate (A.N.I.)

Schweden

• Swedish Economic Crime Authority
• Swedish Work Environment Authority • Swedish Environmental Protection Agency

Slowakei

ÚPSVaR

Slowenien

Ministerstvo spravedlnosti

Spanien

Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.

Tschechische Republik

Ministerstvo spravedlnosti

Ungarn

The Office of the Commissioner for Fundamental Rights

Externe Meldestelle – häufige Fragen

(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)

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