Karo-1.png

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem als Herzstück Ihrer Compliance

Das Thema Hinweisgebersystem und Compliance wird in vielen Unternehmen noch immer nachlässig gehandhabt. Doch Compliance ist spätestens seit der neuen EU-Hinweisgeber-Richtlinie heute nicht einfach nur eine Option oder gar „eine Kür“ für Unternehmen, sondern eine Pflicht. Lesen Sie hier, weshalb das so ist: 

Nicht zuletzt durch Skandale, wie bei Cambridge Analytica, NSA, Tönnies oder Wirecard, wurde die Diskussion um Whistleblower politisch stetig angeheizt. Dabei wurde immer wieder festgehalten, dass Whistleblower einen Anspruch auf Schutz vor Vergeltung (XY 376/2014 2013/54) haben. Die sogenannte EU-Whistleblower-Richtlinie ist hier ein wichtiger Impuls, mit dem die die EU einen wichtigen Schritt in die Richtung Hinweisgeberschutz gemacht hat. Diese Richtlinie schreibt bis Ende 2021 die Übersetzung in deutsches Recht vor und erwähnt neben Hinweisgeberschutz auch immer wieder Hinweisgebersysteme oder Whistleblower-Systeme. Doch was ist ein Hinweisgebersystem eigentlich? 

Hinweisgebersystem – Definition 

Ganz allgemein formuliert, bezeichnet man als Hinweisgebersystem ein System, das in Unternehmen und Verwaltungen eingesetzt wird, um ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie auch Dritten des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von diesen zur Meldung möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden. 
(Vgl: Schemmel/Ruhmanseder/Witzigmann: Hinweisgebersysteme, C.F. Müller, Heidelberg 2012) 

Welche Hinweisgebersysteme gibt es auf dem Markt? 

Es gibt eine Vielzahl an Hinweisgebersystemen. Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie gibt keine konkreten Anweisungen zur Umsetzung der Richtlinie, sprich was für eine Art von System Unternehmen einsetzen sollen. Auf dem Markt werden eine Vielzahl an Systemen angeboten: 

  • Briefkasten – Kommunikation meist nur in eine Richtung 
  • Call-Center – Kommunikation von Mensch zu Mensch 
  • Ombudsperson – die vermittelnde Stelle zwischen den Parteien 
  • Digitale Hinweisgebersysteme – Echtzeit-Chat und Möglichkeit der Meldung von Hinweisen zeit- und ortsunabhängig mit jedem internetfähigen Gerät 

Alle Systemarten haben verschiedene Vor- und Nachteile, die ein Unternehmen unter Berücksichtigung seiner Prozesse und Prioritäten bei der Auswahl abwägen muss.  

Wie profitieren Unternehmen von Hinweisgebersystemen? 

Rettungsring als Schutzsymbol

Die EU-Whistleblower-Richtlinie steht in Deutschland kurz vor der Umsetzung. Mit Stichtag 17.12.2021 müssen alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ihren Beschäftigten und Geschäftspartnern ein Hinweisgebersystem anbieten. Behörden, Ämter und öffentliche Einrichtungen, wie auch Städte und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern sind ebenfalls zur Einführung eines Hinweisgebersystems verpflichtet. Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitern haben eine zwei Jahre längere Umsetzungsfrist. Unabhängig von der konkreten Mitarbeiterzahl empfiehlt es sich jedoch allen betroffenen Unternehmen, sich frühzeitig mit der Einführung eines Hinweisgebersystems zu beschäftigen. Denn ein internes Meldesystem zahlt sich auf vielfältige Weise für jede Organisation aus: 

  • Mit einem richtlinien-konformen System erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben. 
  • Sie schützen Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen vor Strafen, Sanktionen und Imageschäden. 
  • Ihr Unternehmen erhält automatisch ein Frühwarnsystem. 
  • Sie fördern die Werte Integrität und Transparenz intern und stärken damit auch Ihr Image gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Banken, Investoren und Mitarbeitern. 
  • Ihr Unternehmen handelt proaktiv, um eine offene Unternehmenskultur zu leben. 

Wie funktioniert ein digitales Hinweisgebersystem? 

Mittels eines Hinweisgebersystems kann ein Whistleblower (Hinweisgeber), Meldungen anonym und vertraulich von jedem internetfähigen Gerät abgeben. Es steht hierbei jedem Hinweisgeber frei, ob dieser seine persönlichen Daten hinterlassen möchte oder nicht.  Zusätzliche, für den Hinweis relevante Informationen – wie Bilder, Dokumente, Zeichnungen etc. – können direkt mit hochgeladen werden. Dabei ist es wichtig, dass die Metadaten gelöscht werden. Das System veranlasst mit Eingang der Meldung automatisch, dass der zuständige Mitarbeiter oder die Ombudsperson informiert wird. In der Regel lassen digitale Hinweisgebersysteme sich sowohl für mündliche als auch für schriftliche Hinweise nutzen. Wichtig ist, dass das System Sprachnachrichten oder mündliche Antworten auf den Fragenkatalog in Text umwandelt. Sind Hinweisgeber und der zuständige Bearbeiter gleichzeitig im System, erlauben moderne Systeme die Kommunikation in Echtzeit mit dem Hinweisgebenden. Das gibt dem Verantwortlichen von Unternehmensseite die Möglichkeit, in einen anonymen Dialog mit dem Whistleblower zu treten und wichtige Rückfragen zur Meldung zu stellen.   

Weshalb sollten Sie auf ein digitales Hinweisgebersystem setzen? 

Es gibt eine Reihe an Hinweisgebersystemen (analog und digital) mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen, die Ihnen am Markt zur Verfügung stehen. Aus unserer Sicht jedoch bietet ein digitales Hinweisgebersystem derzeit die sicherste und effizienteste Option, da es: 

  • anonymes Melden zulässt 
  • eine vertrauliche Fallbearbeitung ermöglicht 
  • Daten sicher verschlüsselt  
  • in unserem Fall, die Daten sicher in der Deutschen Telekom Cloud liegen 
  • jederzeit, in Echtzeit und von überall verfügbar ist, sofern ein Internetzugang besteht 

Denn ein Hinweisgebersystem ist in einem Unternehmen nur dann erfolgreich, wenn es auch tatsächlich genutzt wird. Ein digitales System senkt die Hürden für den Hinweisgeber, sich zu einer Meldung eines Vorfalls zu überwinden. 

Hinweisgebersysteme FAQ 

“Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie ist noch nicht für alle Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben.  Weshalb sollte unser Unternehmen ein Hinweisgebersystem implementieren?”  

Nutzen Sie die Chance der Vorbildfunktion. Ein proaktives Einführen eines digitalen, anonymen Hinweisgebersystems wird sich positiv auf Ihre Unternehmenskultur auswirken.  Durch ein “ja” zu einem Hinweisgebersystem leben Sie als Unternehmensführung Transparenz und Offenheit vor. Das fördert die unternehmerische Verantwortung Ihrer Mitarbeiter. Sie fördern Vertrauen, und Loyalität in ihrem Unternehmen. Gleichzeitig schaffen Sie sich ein internes Frühwarnsystem, was Ihr Unternehmen vor Skandalen beschützt. 

“Die Einführung neuer Software kostet Kapazitäten und bringt meist Probleme mit sich!“ 

Mit LegalTegrity haben wir ein Hinweisgebersystem entwickelt, das genau auf die Bedürfnisse des Mittelstands ausgerichtet ist. Dazu gehört auch, dass unser digitales Hinweisgebersystem ohne aufwändige IT-Implementierung sofort nach Buchung anwendbar ist. Sie erhalten von uns einen Link, den Sie in Ihrem Intranet oder auf Ihre Website integrieren können. Ganz ohne Aufwand. Das Hinweisgebersystem ist ohne Schulung nutzbar, da es selbsterklärend ist. Es wird lediglich ein Internetanschluss benötigt – das System von jedem Gerät erreichbar. Die Daten sind sicher in der Deutschen Telekom Cloud gehostet.  

“ Fördert ein anonymes System nicht Missbrauch bzw. Gemeckere?” 

Es gibt keine wissenschaftlichen oder statistischen Nachweise, dass durch die Anonymität das System fälschlicherweise dazu genutzt wird, Kollegen gezielt zu verleumden. Mittels eines Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen können Sie durch eine proaktive und nachweisbare Kommunikation dessen, gegen destruktive Kritiker vorgehen. Solche Anforderungen können schon im Arbeitsvertrag kommuniziert werden. 

“Fördert ein Hinweisgebersystem nicht eine Überwachungskultur im Unternehmen?”  

Mit einem Hinweisgebersystem fördern Sie proaktiv Werte wie Aufklärung, Vertrauen und Transparenz in Ihrem Unternehmen. Genau diese Werte schützen Ihre Mitarbeiter – auf ethischer, wie auch wirtschaftlicher Ebene. Vorbei sind die Zeiten, in denen Whistleblowing nur negativ konnotiert war, denn im Endeffekt schützt es Ihren langfristigen unternehmerischen Erfolg.  

Sie wollen mehr wissen? Dann laden Sie sich gerne unseren Leitfaden „Wie Sie kooperativ mit Hinweisgebern zusammenarbeiten?“ herunter. Selbstverständlich können Sie auch gerne, einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch kontaktieren.

(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)

Worauf warten Sie?

Compliant in 5 Minuten.

LegalTegrity passt zu Ihren Kunden?

Werden Sie Partner