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LegalTegrity Case Study: FRoSTA

“Es muss beides gewährleistet sein: Mitarbeitende schützen und das Unternehmen FRoSTA schützen.”

 

Sabine Lemke ist Compliance-Managerin bei dem bekannten Hersteller für Tiefkühlgerichte FRoSTA. Das Unternehmen hat sich lange vor dem Hinweisgeberschutzgesetz für ein digitales Hinweisgebersystem entschieden. Seit 2021 ist LegalTegrity dort im Einsatz. Im Interview gibt Sabine Lemke wertvolle Einblicke rund um die Einführung und Kommunikation des Systems sowie zur Hinweisbearbeitung.

Frau Lemke, warum hat sich FRoSTA für die Einführung eines Hinweisgebersystems entschieden?

Bei FRoSTA spielt Transparenz und Vertrauen eine große Rolle. Wir glauben an frische Produkte ohne Tricksereien und kennzeichnen genau, wo unsere Zutaten herkommen. Feedback sehen wir als Geschenk. Daher war es für uns konsequent, dass wir ein digitales Hinweisgebersystem einführen schon vor dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Wie sind Sie bei der Einführung des Hinweisgebersystems von LegalTegrity vorgegangen? 

Wir haben zuerst den Betriebsrat und die Datenschutzbeauftragte eingebunden (in unserem Fall war das leicht, weil ich auch Datenschutzbeauftragte bin). Im nächsten Schritt wurde entschieden, dass die Hinweise durch mich in Deutschland und durch meine Kollegin in Polen bearbeitet werden. Wir haben eine Betriebsvereinbarung verabschiedet, wobei uns die Muster von LegalTegrity sehr geholfen haben, da wir nur noch Kleinigkeiten anpassen mussten. Den QR-Code zum Hinweisgebersystem haben wir in unseren Code of Conduct aufgenommen und auch auf unserer Website veröffentlicht. 

„Wir haben eine Betriebsvereinbarung verabschiedet, wobei uns die Muster von LegalTegrity sehr geholfen haben, da wir nur noch Kleinigkeiten anpassen mussten.“

Sabine Lemke 

 Was sind aus Ihrer Sicht die größten Vorteile eines Hinweisgebersystems wie LegalTegrity?

In erster Linie die Möglichkeit, Missstände aufzudecken, die ansonsten möglicherweise nicht entdeckt worden wären. Es war für uns wichtig, Arbeitnehmer*innen die Gewissheit zu geben, dass Beschwerden nicht ungehört bleiben und wir jedem einzelnen Hinweis nachgehen. Darauf sind wir auch angewiesen, denn die meisten Dinge passieren “an der Basis”. Die Kolleg*innen in der Produktion und im Lager sind nah am Produkt und haben Insights, die ich nicht habe. Inzwischen ist natürlich auch die Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes essenziell und es war für mich beruhigend zu wissen, dass eventuelle Gesetzesänderungen im LegalTegrity-System automatisch berücksichtigt werden. In unserem Fall treffen auch noch weitere Vorschriften zu, die wir mit LegalTegrity erfüllen: wir nutzen das Tool für die Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, wo wir seit dem 1.1.24 berichtspflichtig sind. Darüber hinaus sind wir als Lebensmittelhersteller IFS-zertifiziert, ein Lebensmittelstandard. Und auch danach wird gefordert, dass es ein anonymes Meldesystem gibt.

Neben der technischen Einführung des Meldekanals gehört auch die Kommunikation im Unternehmen dazu. Wie sind Sie das Thema “Speak-up Kultur” bei FRoSTA angegangen?

Wir haben eine ganze Reihe von Kommunikationsmaßnahmen entwickelt. Angefangen mit einem Plakat, das wir physisch in all unseren Niederlassungen aufgehängt und digital über unsere Bildschirme laufen lassen. Dieses Plakat gibt es in vier Sprachen, es kann mit einem QR-Code einfach gescannt werden. Auch hier waren die Vorlagen von LegalTegrity hilfreich für die Erstellung. Eine Vielzahl unserer Kolleg*innen sind in der Produktion tätig. Auch dort ist das Plakat auf Bildschirmen platziert. Sehr wichtig war für uns der “Tone from the Top”. Unser CEO Felix Ahlers hat ein Video zum Hinweisgebersystem aufgenommen, das wir ebenfalls über alle verfügbaren Kanäle, wie z.B. unser Intranet, veröffentlicht haben. Das Hinweisgebersystem ist integraler Bestandteil im Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende. Neue Bewerber*innen werden ebenfalls darauf hingewiesen.

Bekommen Sie viele Hinweise?

Als wir das System eingeführt haben, hat man gemerkt, dass viele Dinge gemeldet wurden, um zu testen: Funktioniert es? Ist es wirklich anonym? Mittlerweile kommen weniger Hinweise, die meisten davon sind relevante Themen. Wir haben einige Dinge aufdecken können, und konnten entsprechend die Prozesse anpassen. Ganz aktuell ist es relativ ruhig, sodass wir wieder neue Kommunikationsmaßnahmen planen. Es ist wichtig, den Mitarbeitenden das System regelmäßig in Erinnerung zu rufen.

Werden vor allem rechtlich relevante Hinweise abgegeben? Oder bekommen Sie auch andere Arten von “Unmutsäußerungen”?

Es werden auch Unmutsäußerungen abgegeben, das ändert sich mit der Zeit jedoch auch. Wir weisen in Schulungen und über das Intranet darauf hin, was Compliance-relevante Fälle sind, und dadurch werden die Hinweise immer bedeutender. Dennoch: auch Meldungen, die im ersten Moment nicht so relevant erscheinen, geben ggf. wertvolle Aufschlüsse darüber, wie die Stimmung im Unternehmen ist. Wie eine Art Barometer.

Wie steuern Sie die Folgemaßnahmen von relevanten Hinweisen? Gehen Sie allein vor?

Es ist oft notwendig, z.B. Vorgesetzte einzubinden und Gespräche zu führen. Wir gehen so weit wie nötig allein vor, aber final müssen fast immer bestimmte Personen einbezogen werden. Wir achten dabei darauf, keine Namen zu nennen und nur Sachverhalte zu schildern. So stellen wir sicher, dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt. Es muss immer beides gewährleistet sein: Mitarbeitende schützen und das Unternehmen FRoSTA schützen.

Ist in dem Prozess etwas nicht ideal gelaufen? Was würden Sie aus heutiger Sicht eventuell anders machen?

Ich würde noch mehr Mitarbeitende in den Einführungs-Prozess des Meldekanals einbinden. Anfangs wurde über den “Flurfunk” öfter vom “Meckerkanal” gesprochen. Ich denke, das kann man vermeiden, indem man zum Beispiel die Führungskräfte frühzeitig noch stärker einbindet.

Haben Sie einen Tipp, wie bei den Mitarbeitenden die falsche Konnotation “Denunziantentum” klargestellt und Vertrauen in das Hinweisgebersystem hergestellt werden kann?

Gesicht zeigen. In meinem Fall heißt das: in die Produktion gehen, an andere Standorte fahren und mit Menschen sprechen. So entsteht Vertrauen. Mitarbeitende merken dann auch durch die Erfahrung, dass wir Hinweise ernst nehmen und vertraulich behandeln. Ein weiterer wichtiger Faktor: die Geschäftsleitung muss dahinterstehen. Das ist bei allen Compliance-Themen das Wichtigste.

Vielen Dank, Frau Lemke!

 

 

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