Das Wichtigste in Kürze
- Whistleblower-Systeme sind vertrauliche Kanäle zur Meldung von Missständen und Regelverstößen.
- Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden sind gesetzlich verpflichtet, ein gesetzeskonformes System einzuführen – seit dem 17. Dezember 2023.
- Digitale Hinweisgebersysteme bieten höchste Sicherheitsstandards, ermöglichen anonyme Meldungen und schützen Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen.
- Sie fördern eine transparente Unternehmenskultur, stärken Vertrauen und dienen als effektives Frühwarnsystem.
- Die rechtlichen Grundlagen sind die EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Definition: Was ist ein Whistleblower-System?
Ein Whistleblower-System – auch Hinweisgebersystem genannt – ist ein strukturiertes Instrument, mit dem Unternehmen, Organisationen und Behörden interne oder externe Hinweisgeber dabei unterstützen, Missstände wie Korruption, Diskriminierung, Datenschutzverstöße, Umweltvergehen oder andere Compliance-Verstöße zu melden. Dies geschieht in einem geschützten Rahmen, in dem Identität und Inhalte der Meldung vertraulich behandelt und gesetzlich geschützt werden.
Das Ziel ist, durch frühzeitige Aufklärung Schäden vom Unternehmen, seinen Mitarbeitenden und der Öffentlichkeit abzuwenden. Moderne Hinweisgebersysteme gehen über einfache Meldekanäle hinaus: Sie bieten strukturierte Abläufe, gesicherte Kommunikation, Fristenmanagement und rechtliche Dokumentation.
Die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung ergibt sich aus:
- der EU-Richtlinie 2019/1937 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden
- dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das diese Richtlinie in nationales Recht überführt
- dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, das Unternehmen zur Einführung eines sogenannten Beschwerdeverfahren verpflichtet.
LegalTegrity‘s Hinweigebersystem ist made & hosted in Germany: deutsche Technologie unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards und Datenschutzanforderungen. Die Open Telekom Cloud ist ISO 27001 zertifiziert.
Wer sich bereits erfolgreich mit LegalTegrity schützt:
Wer braucht ein Whistleblower-System?
Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden
Unternehmen unter dieser Schwelle sind nur in bestimmten Fällen verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzuführen – zum Beispiel, wenn sie in sensiblen Branchen tätig sind oder dem Geldwäschegesetz unterliegen. Zudem kann es behördliche Vorgaben geben, die ein internes Beschwerdesystem erfordern. In solchen Fällen können branchenspezifische Lösungen wie Ombudsstellen der Kammern greifen.
Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden
Seit dem 17. Dezember 2023 sind alle Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten verpflichtet, ein internes Whistleblower-System einzuführen. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden galt diese Pflicht bereits ab dem 2. Juli 2023. Auch Behörden, öffentliche Einrichtungen sowie Städte und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern sind betroffen.
Anforderungen an ein gesetzeskonformes System
Ein gesetzeskonformes Whistleblower-System muss eine Vielzahl an rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllen, die im deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie in der EU-Whistleblower-Richtlinie verankert sind. Diese Anforderungen sind nicht optional – ihre Einhaltung ist verpflichtend und wird bei Verstoß mit Bußgeldern von bis zu 50.000 € oder Reputationsverlust sanktioniert.
- Eingangsbestätigung: Der Eingang der Meldung muss innerhalb von 7 Kalendertagen nach deren Eingang gegenüber dem Hinweisgeber bestätigt werden. Dies stellt sicher, dass der Hinweisgeber weiß, dass seine Meldung registriert wurde und bearbeitet wird.
- Meldemöglichkeiten: Das System muss mindestens zwei Meldewege anbieten – schriftlich (z. B. Online-Formular oder E-Mail) und mündlich (z. B. Telefon oder Spracheingabe). Zusätzlich muss auf Wunsch auch ein persönliches Gespräch ermöglicht werden. Sprachbarrieren sollten berücksichtigt werden, insbesondere bei international tätigen Unternehmen.
- Information über Maßnahmen: Innerhalb von 3 Monaten nach Eingang der Meldung muss dem Hinweisgeber eine Rückmeldung über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen gegeben werden. Eine angemessene Dokumentation über die Schritte zur Bearbeitung des Falls ist dabei obligatorisch.
- Anonymität: Zwar ist eine anonyme Meldung gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, sie wird jedoch ausdrücklich empfohlen. Ein System, das anonyme Hinweise erlaubt und gleichzeitig eine vertrauliche Kommunikation aufrechterhält (z. B. über einen anonymisierten Chat), senkt die Hemmschwelle für Hinweisgeber erheblich.
- Vertraulichkeit: Der Schutz der Identität des Hinweisgebers und anderer beteiligter Personen muss jederzeit gewährleistet sein. Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff auf die Hinweise und deren Bearbeitung erhalten. Die technische Umsetzung muss diesem Schutzanspruch Rechnung tragen (z. B. durch rollenbasierten Zugriff, sichere Authentifizierung, Verschlüsselung).
- DSGVO-Konformität: Alle Verarbeitungsschritte – vom Empfang über die Speicherung bis zur Löschung der Daten – müssen den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Dies betrifft insbesondere die Datensicherheit, Zweckbindung, Datenminimierung sowie Auskunfts- und Löschrechte der betroffenen Personen. Der Serverstandort sollte innerhalb der EU liegen, um den Schutz des Hinweisgebers nicht zu gefährden und um sicherzustellen, dass nicht gegen Datenschutzrichtlinien verstoßen wird.
- Protokollierung und Dokumentation: Jede Meldung und alle damit verbundenen Bearbeitungsschritte müssen nachvollziehbar, revisionssicher und datenschutzkonform dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss für mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, kann jedoch in Einzelfällen auch länger gespeichert werden, wenn dies notwendig ist, um rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.
Ein professionelles Hinweisgebersystem sollte zusätzlich technische Schutzmaßnahmen wie automatische Löschfristen, systemseitige Erinnerungsfunktionen und verschlüsselte Kommunikation bieten. Nur so lässt sich gewährleisten, dass alle gesetzlichen Anforderungen effizient und rechtssicher erfüllt werden.
Die Einführung eines Whistleblowing-Systems kann der reinen Pflichterfüllung dienen, lässt sich aber auch gezielt als Instrument der Personalführung nutzen. Mit der entsprechenden Kommunikation geben Sie Ihren Mitarbeitern das Signal, dass auch sie unternehmerische Verantwortung tragen und ihr Verhalten für den langfristigen Erfolg ihres Arbeitgebers ausschlaggebend ist.
Welche Arten von Whistleblower-Systemen gibt es?
Briefkasten
Diese einfachste Form eines Meldekanals ist nicht geeignet, um die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen. Sie erlaubt weder eine gesicherte Kommunikation noch Anonymität oder Rückfragen. Zudem ist der Datenschutz nicht gewährleistet.
E-Mail-Postfach
Einrichtung und Nutzung sind unkompliziert. Allerdings bestehen hohe Risiken für Datenschutzverletzungen: Zugriff durch IT-Personal, Speicherung auf nicht-europäischen Servern oder mangelnde Verschlüsselung können schwerwiegende Konsequenzen haben. Auch Rückfragen an Hinweisgeber sind meist nicht anonym möglich.
Telefon-Hotline / Call-Center
Telefonische Meldekanäle bieten zwar direkte Kommunikation, doch viele Hinweisgeber empfinden das direkte Gespräch als unangenehm. Sprachbarrieren, unklare Gesprächsführung und fehlende Dokumentation erschweren den Prozess. Zudem ist eine Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten meist nicht gegeben.
Ombudsperson
Eine Ombudsperson – intern oder extern – kann Hinweise entgegennehmen, dokumentieren und weiterleiten. Zwar ist dies eine gesetzeskonforme Lösung, aber sie ist kostenintensiv, personengebunden und abhängig von Vertrauen. Besonders geeignet ist die Kombination mit einem digitalen Meldesystem.
Digitale Hinweisgebersysteme
Digitale Plattformen ermöglichen den Hinweisgebern, jederzeit und von überall Meldungen abzugeben – sicher, anonym und nachvollziehbar. Sie bieten standardisierte Prozesse, Echtzeit-Kommunikation (z. B. Chat-Funktion), Fristenüberwachung und DSGVO-konforme Datenspeicherung auf europäischen Servern. Diese Systeme gelten als die zuverlässigste, skalierbarste und benutzerfreundlichste Lösung für Unternehmen jeder Größe.
Analoge Lösungen: Stärken und Schwächen der bewährten Klassiker
Die Aufgabe von Meldekanälen ist es, anonyme und vertrauliche Kommunikation zwischen einem Whistleblower und einem Unternehmen zu ermöglichen. Entscheidend ist, dass es nicht nur darum geht, Hinweise auf Fehlverhalten oder Gesetzesverstöße zu erhalten. Möchte ein Unternehmen diese Hinweise nutzen, um intern gegenzusteuern und größeren Schaden zu vermeiden, bedarf es häufig zusätzlicher Informationen. Diese Informationen können nur durch Rückfragen an den Whistleblower erhalten werden.
| Vorteile | Nachteile | |
| Briefkasten |
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| Call-Center |
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| Compliance-Beauftragte oder Ombudsperson |
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Digitale Hinweisgebersysteme: Ablauf und Vorteile im Überblick
Digitale Whistleblower-Systeme ermöglichen es Mitarbeitenden, Geschäftspartnern oder externen Dritten, Hinweise strukturiert, anonym und sicher abzugeben. Der gesamte Ablauf ist auf Vertraulichkeit, Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit ausgelegt – unabhängig davon, ob es sich um einen kleinen Betrieb oder einen internationalen Konzern handelt.
Nachfolgend sehen Sie, wie ein typischer Meldeprozess abläuft:
- Beobachtung eines Vorfalls
Ein Mitarbeitender, Lieferant oder Geschäftspartner beobachtet ein Verhalten, das gegen Gesetze, interne Vorschriften oder ethische Standards verstößt. - Abgabe der Meldung
Über ein webbasiertes Portal kann der Hinweis anonym oder namentlich abgegeben werden. Optional können Dokumente, Bilder oder weitere Beweismittel hochgeladen werden. Moderne Systeme entfernen automatisch Metadaten aus den Dateien. - Eingangsbestätigung & Bearbeitung
Das System bestätigt den Eingang automatisiert innerhalb der gesetzlichen Frist und leitet die Meldung an die zuständige Stelle (z. B. Compliance-Abteilung oder externe Ombudsstelle) weiter. - Anonymer Dialog
Über eine geschützte Chat-Funktion kann die zuständige Stelle Rückfragen an den Hinweisgeber stellen – auch anonym. Dies verbessert die Qualität der Bearbeitung erheblich. - Entscheidung über Konsequenzen
Nach juristischer Prüfung wird über interne Maßnahmen oder rechtliche Schritte entschieden. Alle Schritte werden systemseitig dokumentiert. - Follow-Up und Abschluss
Der Hinweisgeber erhält nach spätestens 3 Monaten eine Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen. Das System erinnert automatisch an die Einhaltung dieser Frist
Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems
Rechtssicherheit:
Erfüllt alle Vorgaben aus EU-Richtlinie und HinSchG.
Mitarbeiterschutz:
Anonyme Meldung ohne Angst vor Konsequenzen.
Skandalprävention:
Frühzeitige Erkennung von Missständen.
Vertrauen und Transparenz: Fördert offene Unternehmenskultur.
Kostenersparnis:
Reduziert potenzielle Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten.
Skalierbarkeit:
Für kleine Unternehmen ebenso wie für internationale Konzerne geeignet.
Benutzerfreundlichkeit:
Intuitive Bedienung auf allen Geräten – keine Schulung erforderlich.
Auswahlkriterien für Ihr Whistleblower-System
Ein effektives Hinweisgebersystem muss nicht nur gesetzeskonform sein, sondern auch zur Struktur, Kultur und den technischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens passen. Bei der Auswahl eines passenden Systems sollten Sie folgende Kriterien detailliert prüfen:
- Unternehmensgröße:
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren häufig von standardisierten, sofort einsetzbaren „Plug-and-play“-Lösungen, die keine komplexe IT-Implementierung erfordern. Diese Systeme sind häufig kostengünstig und benutzerfreundlich gestaltet. Großunternehmen und international agierende Konzerne hingegen benötigen häufig skalierbare Systeme mit erweiterten Funktionen wie mehrsprachiger Oberfläche, differenzierten Auswertungsmöglichkeiten und anpassbaren Rechtekonzepten für verschiedene Standorte oder Abteilungen - IT-Infrastruktur:
Unternehmen mit begrenzten internen IT-Ressourcen sollten auf sogenannte SaaS-Lösungen (Software as a Service), wie die Whistleblower-Software von LegalTegrity, zurückgreifen. Diese Systeme laufen vollständig in der Cloud, benötigen keine Installation oder Wartung durch das Unternehmen und sind über einen sicheren Webzugang nutzbar. Unternehmen mit einer eigenen IT-Abteilung haben hingegen die Möglichkeit, Systeme in bestehende IT-Infrastrukturen zu integrieren, z. B. zur Synchronisierung mit Compliance-Tools oder HR-Systemen. - Verfügbarkeit:
Ein Hinweisgebersystem muss jederzeit erreichbar sein – unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät. Dies ist insbesondere für Unternehmen mit Schichtbetrieb, internationalen Standorten oder Außendienst wichtig. Mobile Optimierung und Mehrsprachigkeit tragen erheblich zur Nutzerfreundlichkeit bei und erhöhen die Akzeptanz im Unternehmen. - Datenschutz und Sicherheit:
Achten Sie auf höchste Sicherheitsstandards wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierten Zugriff. Der Serverstandort sollte sich idealerweise in Deutschland oder mindestens innerhalb der EU befinden, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen. Prüfen Sie außerdem, ob die Systeme regelmäßig auditiert oder zertifiziert (z. B. ISO 27001) sind. - Fristenmanagement:
Gesetzlich vorgeschriebene Fristen (z. B. 7-Tage-Bestätigung, 3-Monats-Rückmeldung) müssen zuverlässig eingehalten werden. Digitale Systeme bieten hier erhebliche Vorteile: Sie erinnern automatisch an ausstehende Aufgaben, dokumentieren Statusänderungen revisionssicher und verhindern Fristversäumnisse durch proaktive Eskalationsmechanismen. - Externe vs. interne Bearbeitung:
Prüfen Sie, ob Hinweise intern durch eine eigene Compliance- oder HR-Abteilung bearbeitet werden sollen oder ob Sie auf externe Ombudspersonen oder Dienstleister setzen möchten. Interne Lösungen ermöglichen schnelle Reaktionszeiten, sind jedoch sensibler im Hinblick auf Datenschutz und Vertraulichkeit. Externe Bearbeiter bieten höhere Objektivität und professionelle Distanz – insbesondere bei heiklen Fällen.
Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen technischer Funktionalität, rechtlicher Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit ist entscheidend. Darüber hinaus sollte das System individuell an die Unternehmensprozesse anpassbar sein, um eine möglichst reibungslose Integration in bestehende Strukturen zu gewährleisten.
Möchten Sie Hinweise von Verstößen intern bearbeiten oder die Bearbeitung delegieren?
Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ob sie eingehende Hinweise intern bearbeiten oder diese Aufgabe an externe Partner übergeben. Beide Modelle haben Vor- und Nachteile – entscheidend ist, welches Konzept besser zur eigenen Struktur, Unternehmenskultur und Risikobewertung passt.
Die Optionen im Überblick
Inhouse-Lösung
- Empfang & Bearbeitung durch interne Person oder Abteilung
- Anforderung: Person sollte sowohl von der Geschäftsführung / Unternehmensleitung als auch von den Mitarbeitern als vertrauenswürdig empfunden werden
Externe Ansprechpartner
- zusätzliche externe Stelle als Empfänger hilft Hemmschwellen zu reduzieren
- hierzu bieten sich Ihr Rechtsanwalt oder Steuerberater des Vertrauens an oder auch eine externe Ombudsperson
Unabhängig von der gewählten Lösung gilt: Ein transparenter, respektvoller Umgang mit eingehenden Hinweisen senkt die Hemmschwelle zur Meldung. Die Erfahrung zeigt, dass Hinweisgeber häufig bereit sind, sich im weiteren Verlauf offen zu zeigen – sofern sie den Eindruck gewinnen, dass ihre Meldung ernst genommen und professionell bearbeitet wird.
Die Einführung eines Whistleblower-Systems: Was müssen Sie berücksichtigen?
Ein Hinweisgebersystem ist nur dann wirksam, wenn es von den Mitarbeitenden angenommen und genutzt wird. Dabei ist nicht allein die technische Bereitstellung entscheidend, sondern vor allem die Art und Weise, wie das System eingeführt und kommuniziert wird. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, Vertrauen zu schaffen und das System nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
Offene Kommunikation statt versteckter Lösung
Ein häufiger Fehler bei der Einführung besteht darin, das Hinweisgebersystem lediglich „still“ im Intranet zu verlinken – ohne begleitende Information. Wird der Meldekanal nicht gefunden oder verstanden, bleibt er ungenutzt. Im ungünstigsten Fall wenden sich Hinweisgeber an externe Stellen oder die Öffentlichkeit. Eine offene Kommunikation signalisiert hingegen, dass Hinweise willkommen sind und ernst genommen werden. Erläutern Sie daher frühzeitig, warum das System eingeführt wird, welche Meldungen darüber abgegeben werden können und wie die Bearbeitung abläuft. Verhaltenskodizes, FAQs oder Fallbeispiele helfen dabei, Unsicherheiten abzubauen.
Psychologische Sicherheit fördern
Ob ein Hinweis abgegeben wird, hängt stark vom persönlichen Sicherheitsgefühl der Mitarbeitenden ab. Wer befürchten muss, Nachteile zu erleiden, wird schweigen. Deshalb ist es entscheidend, den Schutz von Hinweisgebern klar zu kommunizieren – etwa durch Zusicherungen zur Vertraulichkeit, zur Möglichkeit anonymer Meldung und zum Schutz vor Repressalien. Auch eine gelebte Fehlerkultur, die nicht auf Schuldzuweisung, sondern auf Aufklärung setzt, fördert die Akzeptanz. Rückmeldungen zu ernst genommenen Hinweisen aus der Vergangenheit können zusätzlich Vertrauen aufbauen.
Kommunikation als dauerhafte Aufgabe
Die Einführung des Hinweisgebersystems ist kein einmaliges Projekt, sondern muss dauerhaft in der internen Kommunikation präsent bleiben. Nur so bleibt es im Bewusstsein der Mitarbeitenden und wird im Bedarfsfall auch genutzt. Neben der Integration in Schulungen und Onboarding-Prozesse bieten sich kurze Erinnerungen in Teammeetings oder Newslettern an. Wichtig ist, das System nicht als Kontrollinstrument darzustellen, sondern als Beitrag zu Verantwortung, Fairness und Unternehmensintegrität.
Ein Hinweisgebersystem lebt nicht von Technik allein – es braucht Vertrauen, Transparenz und klare Kommunikation. Wer von Beginn an offen mit dem Thema umgeht und die psychologischen Aspekte berücksichtigt, legt den Grundstein für ein System, das funktioniert – nicht nur auf dem Papier, sondern im täglichen Unternehmensalltag.
Fazit: Welches Whistleblowing-System passt zu Ihrem Unternehmen?
Ein effektives Hinweisgebersystem muss sich an der Realität Ihrer Mitarbeitenden orientieren. Bildungsniveau, Sprachkenntnisse, Arbeitsort oder kulturelle Hemmschwellen beeinflussen maßgeblich die Bereitschaft zur Nutzung. Je einfacher das System bedienbar ist und je besser es in bestehende Kommunikationsgewohnheiten eingebettet wird, desto größer ist die Akzeptanz.
Digitale Systeme bieten dabei entscheidende Vorteile: Sie ermöglichen eine anonyme und ortsunabhängige Meldung von jedem internetfähigen Gerät. Selbst Mitarbeitende ohne Büroarbeitsplatz – etwa in der Produktion oder im Außendienst – können Hinweise schnell und sicher abgeben. Wichtig ist dabei eine intuitive Benutzeroberfläche in verständlicher Sprache.
Cloud-basierte Plattformen automatisieren darüber hinaus zentrale gesetzliche Anforderungen. Mit Eingang der Meldung wird die zuständige Person informiert, gesetzliche Fristen (7-Tage-Bestätigung, 3-Monats-Rückmeldung) werden systemseitig überwacht und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber ist auch anonym möglich. Gleichzeitig lassen sich unternehmensspezifische Fragenkataloge einbinden, die gezielte Rückfragen erleichtern.
Für mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung besonders attraktiv: Moderne Whistleblower-Systeme benötigen keine aufwändige Integration. Nach der Buchung erhalten Sie einen individuellen Zugang, der sofort einsatzbereit ist. Die Datenverarbeitung erfolgt sicher in zertifizierten Rechenzentren – idealerweise in Deutschland.
Ob Compliance-Verstöße, arbeitsrechtliche Probleme oder Hinweise auf Diskriminierung – ein funktionierendes Hinweisgebersystem schützt Ihr Unternehmen, gibt Mitarbeitenden eine sichere Stimme und zeigt potenziellen Partnern und Investoren, dass Ihr Unternehmen seine Verantwortung ernst nimmt.
Unsere Empfehlung: ein Cloud-basiertes Whistleblowing-System
LegalTegrity bietet eine sichere, gesetzeskonforme und sofort einsatzbereite Plattformlösung für den Mittelstand:
- Datenspeicherung in der Telekom Cloud (Deutschland).
- Keine technische Integration nötig: Zugang per Link oder QR-Code.
- Benutzerfreundlich: Kein Schulungsaufwand, intuitive Bedienung.
- Rechtssicherheit: Automatisierte Fristenkontrolle und Dokumentation.
- Zugriff nur für berechtigte Personen.
- Vertrauensvolle Kommunikation mit Whistleblowern.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
