Das Whistleblowing-System

Whistleblowing-System im Unternehmen

Compliance spielt eine immer größere Rolle, auch in kleinen und mittleren Unternehmen. Ein wirksamer Mechanismus, um Compliance-Verstöße frühzeitig zu identifizieren, sind Whistleblowing-Systeme. Vor allem digitale Whistleblowing-Systeme sind auf dem Vormarsch. Mit der EU-Whistleblower-Richtlinie, wurde ein wichtiger, rechtlicher Impuls zum Schutz von Whistleblowern gesetzt. Neben diesem „Whistleblower-Schutz“ wird in der Richtlinie auch auf den Mechanismus, also das Whistleblowing-System, eingegangen. Was verbirgt sich genau dahinter? 

Definition Whistleblowing-System 

Ein Whistleblowing-System soll Whistleblowern – seien es Mitarbeiter oder externe Gruppen, wie Lieferanten oder Kunden – die Möglichkeit geben, unethische oder illegale Verhaltensweisen im Unternehmen vertraulich und anonym an eine Meldestelle zu kommunizieren.  

Ein Whistleblowing-System kann also grundsätzlich als ein Meldekanal definiert werden, der sowohl sicher als auch vertraulich ist. Dieser Kanal soll es Whistleblowern ermöglichen, anonym Hinweise abzugeben. Diese Hinweise sind für Ihr Unternehmen sehr wertvoll: den Beobachtungen kann dank des Hinweises intern nachgegangen und es können gegebenenfalls interne Ermittlungen angestoßen werden. So können Sie Schaden von Ihrem Unternehmen abwenden und Strafverfahren oder andere negative Konsequenzen verhindern.

Mögliche Kommunikationskanäle 

Sie fragen sich nun vielleicht, wie ein Meldekanal aussieht, der als Whistleblowing-System genutzt werden kann? Dazu gehören: 

• Briefkästen: der traditionelle Kummerkasten ermöglicht die Kommunikation meist nur in eine Richtung
• Call-Center: eine Hotline ermöglicht eine Kommunikation von Mensch zu Mensch 
• Ombudsperson: Beispielsweise ein Rechtsanwalt fungiert als vermittelnde Stelle zwischen den Parteien (Unternehmen auf der einen Seite und Whistleblower auf der anderen Seite)
• Digitales Whistleblowing-System: Verfügen oftmals einen Echtzeit-Chat. Whistleblower können Hinweise unabhängig von Zeit und Ort mit jedem internetfähigen Gerät abgeben. 

In der EU-Whistleblower-Richtlinie finden sich keine konkreten Vorgaben dazu, welcher Art von Kanal zulässig ist. Sie stellt jedoch konkrete Anforderungen an das einzuführende Whistleblowing-System. Anonymität ist zum Vertrauensaufbau von besonders hoher Bedeutung. Dies stellt gerade für die Unternehmen ein Problem dar, die Call-Center oder Ombudspersonen als Meldemöglichkeit nutzen. Zwar müssen diese vertraulich sein, aber die Hemmschwelle mit einem „echten Menschen“ über das Telefon zu sprechen, ist für einen potenziellen Whistleblower nicht zu unterschätzen. Eine vollständige Anonymität können telefonische Kommunikationskanäle nicht bieten. Ein digitales Whistleblowing-System ist daher nicht nur eine richtlinienkonforme Lösung für Ihr Unternehmen, sondern auch eins, das höheres Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern erlangen kann. Welche gesetzlichen Anforderungen Sie für ein richtlinienkonformes Whistleblowing-System im Auge haben müssen, können Sie in unserem Beitrag Hintergründe der EU-Whistleblower-Richtlinie nachlesen. 

Wie profitiert Ihr Unternehmen von einem Whistleblowing-System? 

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben gemäß der EU-Whistleblowing-Richtlinie hat ein Whistleblowing-System vielfältige Vorteile: 

• Schutz der Beschäftigten und des Unternehmens vor Strafen, Sanktionen und Imageschäden 
• Image-Stärkung gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Banken, Investoren und Mitarbeitenden
• Förderung einer Unternehmenskultur, die von konstruktiver Fehlerkultur geprägt ist
• Funktion als Frühwarnsystem zur Identifizierung und Bekämpfung von Missständen 
• Grundlage für ein erfolgreiches Risikomanagement: vertraut der Whistleblower dem internen Kanal des Unternehmens, gelangen Meldungen seltener an externe Stellen. Die Probleme können intern behandelt und das Risiko von potenziellen Reputationsschäden reduziert werden. 

Die Vorteile eines Whistleblowing-System sind nicht von der Hand zu weisen. Wenn Sie mehr über das Thema Whistleblowing erfahren wollen, schauen Sie gerne auf unserer Know-How Seite vorbei. 

Sie überlegen bereits, wie Sie ein Whistleblowing-System in Ihrem Unternehmen einführen sollten? Dann laden Sie sich „Ihren Leitfaden zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen“  herunter. Oder kontaktieren Sie einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch.

^{(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)}