EU-Whistleblower-Richtlinie – das müssen Sie wissen
Die EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet Unternehmen, sichere Meldekanäle einzurichten und Hinweisgeber zu schützen.
Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen? Wir erklären die wichtigsten Aspekte und zeigen, wie Sie mit einer professionellen Whistleblower-Software nicht nur gesetzeskonform handeln, sondern auch Risiken minimieren und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter stärken.
In unserem Leitfaden finden Sie:
- Alle wichtigen Hintergründe zur Whistleblowing-Richtlinie, kompakt erklärt
- Konkrete Umsetzungstipps zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Deutschland
- Praktische Checklisten zur Planung und Implementierung eines Meldekanals in Ihrem Unternehmen
- Vergleich der verschiedenen Meldekanäle mit Vor- und Nachteilen
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Diese Pflichten gelten laut Whistleblower-Richtlinie für Unternehmen
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung sicherer Meldekanäle und zum Schutz von Hinweisgebern. Interne Meldestellen dienen der Entgegennahme von Informationen über mögliche Missstände oder Gesetzesverstöße. Wesentlich dabei ist: Vertraulichkeit und Datenschutz gemäß DSGVO müssen gewährleistet sein, und Hinweisgeber sind vor Sanktionen zu schützen. Anonyme Meldungen sind zwar nicht zwingend vorgeschrieben, in der Praxis aber empfehlenswert, um die Anonymität des Whistleblowers während des gesamten Prozesses zu wahren.
Was bedeutet das für Sie? Ein sicheres System schafft Vertrauen und schützt Ihr Unternehmen.
Neben der Einrichtung interner Meldestellen sieht die Whistleblower-Richtlinie auch die Möglichkeit vor, Verstöße an externe Meldestellen zu melden. In Deutschland wurden hierfür bei verschiedenen Behörden unabhängige externe Meldestellen eingerichtet, etwa beim Bundesamt für Justiz oder bei zuständigen Fachaufsichtsbehörden. Hinweisgeber können sich direkt an diese Stellen wenden, wenn sie eine interne Meldung für nicht zielführend oder nicht sicher halten.
- Meldungen von Verstößen können beispielsweise folgende Bereiche betreffen:
- Arbeitsschutz (z. B. Sicherheitsmängel, Verstöße gegen das Arbeitsrecht)
- Korruption und Betrug (z. B. Bestechung, Untreue, Geldwäsche)
- Umwelt- und Datenschutz (z. B. DSGVO-Verstöße, illegale Emissionen)
- Verbraucherschutz (z. B. gefälschte Produkte, Irreführung von Kunden)
Darüber hinaus schreibt die Whistleblowing-Richtlinie ein Verfahren für die Bearbeitung der Meldung sowie die Steuerung von Folgemaßnahmen vor. Der Eingang einer Meldung muss innerhalb von 7 Tagen durch den Verantwortlichen (eine unparteiische Person in ihrem Unternehmen oder eine externe Person, die für die Bearbeitung von Hinweisen im Unternehmen verantwortlich ist) bestätigt werden. Spätestens nach drei Monaten muss der Hinweisgeber über Folgemaßnahmen informiert werden.
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Gesetzliche Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie in Deutschland
Im Mai 2023 hat die deutsche Bundesregierung das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zur Umsetzung der EU-Richtlinie verabschiedet. Seit Juli 2023 müssen Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem betreiben. Seit dem 17. Dezember 2023 gilt diese Pflicht auch für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern.
Sind Sie betroffen? Prüfen Sie jetzt, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt und handeln Sie rechtzeitig, um Strafen zu vermeiden.
Bestimmung der Whistleblower-Richtlinie in Deutschland:
- Flexibilität bei Meldungen: Meldungen müssen schriftlich, mündlich oder persönlich möglich sein.
- Schnelle Bestätigung: Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen
- Zeitnahe Rückmeldung: Rückmeldung über Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten
- Datenschutzkonformität: DSGVO-konforme Verarbeitung aller Daten
- Umfassender Anwendungsbereich: Der Anwendungsrahmen erstreckt sich auf das deutsche und das EU-Recht
- Hohe Strafen: Bußgelder bis zu 50.000 Euro bei Nichtbeachtung
Ein sicheres Hinweisgebersystem schützt nicht nur Ihr Unternehmen vor Sanktionen, sondern signalisiert auch Mitarbeitern und Stakeholdern Transparenz und Compliance.
Wer wird von der Whistleblower-Richtlinie geschützt?
Die EU-Whistleblower-Richtlinie schützt alle natürlichen Personen, die Gesetzesverstöße oder sonstige Missstände über den internen Meldekanal anzeigen wollen. Wer genau ist geschützt? Dazu gehören: Mitarbeiter (aktuelle und ehemalige), Freiberufler, Selbstständige, Lieferanten, Subunternehmer sowie Gesellschafter und Aktionäre. Diese Personen werden Whistleblower oder Hinweisgeber genannt. Warum ist das wichtig für Ihr Unternehmen? Mit einem funktionierenden Meldesystem vermeiden Sie, dass Hinweisgeber sich direkt an externe Stellen oder die Öffentlichkeit wenden – und schützen so Ihren Ruf.
Welche Unternehmen sind von den Vorschriften der EU-Whistleblowing-Richtlinie betroffen?
Für private Unternehmen besteht Handlungsbedarf ab einer Größe von 50 Mitarbeitern, Für private Unternehmen besteht Handlungsbedarf ab einer Größe von 50 Mitarbeitern. Für Gemeinden und Gemeindeverbände gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts. Die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen gilt grundsätzlich nur für Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Ausgenommen von dieser Regelung sind bestimmte Unternehmen wie Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Kreditinstitute und andere in § 12 Absatz 3 des HinSchG genannte Beschäftigungsgeber, die unabhängig von ihrer Größe zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet sind.
Bearbeitung eingegangener Hinweise
Sie als Unternehmer legen das Verfahren für die Bearbeitung der Meldungen und das Ergreifen von Folgemaßnahmen fest.
Was ist dabei zu beachten?
- Benennung einer zuständigen Person oder Stelle: Es müssen unparteiische Personen benannt werden, die Meldungen entgegennehmen, prüfen und mit dem Hinweisgeber kommunizieren. Geeignete Rollen sind z. B. Compliance-Beauftragte, Personal- oder Finanzleiter, Leiter der Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragte oder interne Revisoren. Alternativ kann ein externer Dienstleister wie ein Rechtsanwalt beauftragt werden.
- Pflicht zur Annahme und Bearbeitung: Alle eingehenden Hinweise müssen unverzüglich entgegengenommen und bearbeitet werden. Unternehmen dürfen Hinweise weder verzögern noch ignorieren.
- Eingangsbestätigung: Der Eingang der Meldung muss dem Hinweisgeber spätestens innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden.
- Folgemaßnahmen: Es ist zu prüfen, ob der Hinweis stichhaltig ist. Gegebenenfalls sind interne Ermittlungen einzuleiten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
- Information an den Hinweisgeber: Spätestens nach drei Monaten muss der Hinweisgeber über den Stand oder das Ergebnis der Maßnahmen informiert werden.
- Dokumentationspflicht nach DSGVO: Alle Meldungen und daraus resultierenden Maßnahmen sind datenschutzkonform zu dokumentieren – unter Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Mögliche Meldekanäle für Hinweisgeber
Für die Einrichtung von Meldekanälen gibt es verschiedene Optionen. Welche Meldekanäle gibt es und welche passen zu Ihrem Unternehmen?
Möglichkeit 1: Externe Ombudsperson
Eine externe Ombudsperson nimmt Hinweise per Telefon, E-Mail oder persönlich entgegen. Vorteil: Erhöhte Akzeptanz unter Hinweisgebern im Vergleich zu internen Ansprechpartnern. Besonders das Vertrauen in einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Rechtsanwalt ist hoch.
Möglichkeit 3: Chat- oder Talk-Bot
Eine moderne Möglichkeit ist die Einführung eines Systems für geschriebene (Chat-Bot) oder gesprochene Nachrichten (Talk-Bot). Insbesondere zweiteres erleichtert den Meldeprozess, da gesprochene Hinweise in Text umgewandelt werden. Allerdings sind solche Lösungen technisch nicht einfach umzusetzen und benötigen sehr oft die Unterstützung von externen Dienstleistern.
Möglichkeit 5: E-Mail-Postfach
Eine ebenfalls leicht umsetzbare Möglichkeit ist ein speziell eingerichtetes E-Mail-Postfach. Hierbei muss jedoch besonders auf Vertraulichkeit und Datenschutz geachtet werden. Administratoren oder unbefugte Dritte dürfen keinen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben, insbesondere wenn externe Server außerhalb der EU genutzt werden.
Möglichkeit 7: Externe Meldestellen
Neben internen Meldekanälen können Hinweisgeber Verstöße auch direkt an offizielle externe Meldestellen richten. In Deutschland sind dafür das Bundesamt für Justiz sowie branchenspezifische Behörden zuständig. Diese Stellen garantieren Vertraulichkeit und bieten eine unabhängige Prüfung der gemeldeten Verstöße.
Möglichkeit 2: Telefon-Hotline
Hotlines ermöglichen eine direkte Meldung, jedoch ist es statistisch nachgewiesen, dass viele Hinweisgeber eine hohe Hemmschwelle beim persönlichen Gespräch haben. Eine Möglichkeit, die Akzeptanz zu erhöhen, besteht darin, die telefonischen Meldungen von einer externen Ombudsperson entgegennehmen zu lassen.
Möglichkeit 4: Briefkasten
Eine einfache und schnell umsetzbare Option ist der klassische Briefkasten oder Kummerkasten. Allerdings verläuft hierbei die Kommunikation nur in eine Richtung. Whistleblower können über den Briefkasten zwar Verstöße melden, aber der zuständige Bearbeiter hat keine Möglichkeit, mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten oder entsprechende Rückfragen für Folgemaßnahmen zu stellen. Dies kann die Effektivität der Meldung beeinträchtigen.
Möglichkeit 6: Online-Plattform
Online-Plattformen sind die modernste und sicherste Lösung. Sie gewährleisten höchsten Datenschutz und ermöglichen einen anonymen, verschlüsselten Austausch zwischen Hinweisgeber und Bearbeiter. Neben einer Chat-Funktion kann auch der Upload von Dokumenten erfolgen. Solche Plattformen lassen sich einfach auf Unternehmenswebsites einbinden und sind zunehmend die bevorzugte Wahl für Unternehmen.
Nächste Schritte für die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie
Wie setzen Sie die EU-Richtlinie schnell und rechtssicher um? Hier sind die wichtigsten Schritte:
- Meldesystem auswählen: Online-Plattformen bieten maximale Sicherheit und Anonymität.
- Datenschutz und Compliance sicherstellen: DSGVO-Vorgaben einhalten.
- Interne Prozesse definieren: Wer bearbeitet Meldungen? Welche Schritte folgen?
- Mitarbeiter informieren und schulen: Sensibilisierung für Whistleblowing-Kultur.
Testen Sie jetzt unsere digitale Whistleblower-Software für 30 Tage kostenlos. Setzen Sie die Whistleblower-Richtlinie professionell um und schützen Sie Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken.
FAQ – Whistleblower-Richtlinie
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Verena Christina Thumann-Prochazka
General Legal Counsel & Compliance Officer, Wera Werkzeuge GmbH
Es war „Liebe auf den ersten Klick“. Entspricht absolut unserer Auffassung von Qualität und Sicherheit – made & hosted in Germany! Die Zusammenarbeit mit Legal Tegrity macht richtig Freude.
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CEO, Compliance Factory Consulting
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Referat Recht & Arbeitsschutz, GPS Wilhelmshaven
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Vorstand, AWO Kreisverband Bielefeld e.V.
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Global Head of Legal and Compliance, Balluff GmbH
