Ombudsperson im Unternehmen: So klappt die Umsetzung
Eine Ombudsperson übernimmt in Unternehmen zentrale Aufgaben im Bereich Compliance, Hinweisgeberschutz und interner Governance. Sie fungiert als unabhängige Anlaufstelle für Hinweise auf Rechtsverstöße und sonstige Missstände und kann Teil der internen Meldestelle sein oder als externer Dritter mit deren Betrieb beauftragt werden.
Für Unternehmen bedeutet der Einsatz einer Ombudsperson nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch eine strukturierte, rechtskonforme und vertrauenswürdige Hinweisbearbeitung. In diesem Beitrag erläutern wir, welche Aufgaben eine Ombudsperson hat und wann sich die Einstellung oder Ernennung lohnt.
Was ist eine Ombudsperson?
Eine Ombudsperson ist eine unabhängige und zur Vertraulichkeit verpflichtete Stelle, an die sich Personen im beruflichen oder geschäftlichen Umfeld eines Unternehmens wenden können, um Hinweise auf Rechtsverstöße oder sonstige Missstände zu geben. In Unternehmen übernimmt die Ombudsperson insbesondere Aufgaben im Bereich Compliance und Hinweisgeberschutz.
Im Kontext des Hinweisgeberschutzgesetzes kann die Ombudsperson Teil der internen Meldestelle sein oder als externer Dritter mit der Entgegennahme und Bewertung von Hinweisen beauftragt werden. Ihre Rolle ist dabei klar von operativen oder disziplinarischen Funktionen im Unternehmen getrennt. Ziel ist es, Hinweisgebern einen geschützten und vertrauenswürdigen Kommunikationskanal zu bieten und Unternehmen bei der strukturierten Bearbeitung von Hinweisen zu unterstützen.
Welche Aufgaben hat eine Ombudsperson?
In Unternehmen übernimmt die Ombudsperson eine klar definierte und rechtlich sensible Rolle. Sie agiert unabhängig, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet und nimmt Hinweise zu möglichen Rechts- und Regelverstößen entgegen. Dabei steht nicht die Ermittlungstätigkeit im Vordergrund, sondern die vertrauensvolle Steuerung des Hinweisprozesses.
Zu den zentralen Aufgaben einer Ombudsperson gehören insbesondere:
- die Entgegennahme von Hinweisen über unterschiedliche Meldekanäle
- die rechtliche und organisatorische Erstbewertung eingehender Meldungen
- die vertrauliche Kommunikation mit Hinweisgebern
- die Koordination der weiteren Bearbeitung innerhalb des Unternehmens oder mit externen Stellen.
Die Ombudsperson ist Ansprechpartner für alle, die in einer geschäftlichen Beziehung mit dem Unternehmen stehen. Das sind in erster Linie Mitarbeitende, können aber auch Lieferanten oder Kunden aus dem B2B Umfeld sein.
Hinweisgebende Personen können sich insbesondere mit folgenden Anliegen an eine Ombudsperson wenden, soweit die Sachverhalte einen Rechtsverstoß im Sinne des § 2 HinSchG darstellen (z.B. strafbare Handlungen oder bestimmte bußgeldbewehrte Verstöße):
- Wirtschaftskriminalität und Korruption (z.B. Betrug, Untreue, Bestechung)
- Mobbing oder Belästigung, soweit hierdurch insbesondere Straftatbestände oder einschlägige arbeits bzw. arbeitsschutzrechtliche Vorschriften verletzt werden
- Diskriminierung, soweit hierdurch insbesondere Vorgaben des Antidiskriminierungs oder Arbeitsrechts verletzt werden
- Verstöße gegen Vorschriften zu Arbeitsbedingungen, Arbeits und Gesundheitsschutz
- Verstöße gegen verbindliche unternehmensinterne Richtlinien, soweit diese der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben dienen
Ablauf der Hinweisbearbeitung
Der Ablauf der Hinweisbearbeitung ist im Hinweisgeberschutzgesetz klar strukturiert vorgegeben und stellt hohe Anforderungen an Organisation, Vertraulichkeit und Dokumentation. Eine Ombudsperson unterstützt Unternehmen dabei, diesen Prozess rechtssicher und nachvollziehbar umzusetzen. Gleichzeitig sorgt sie für eine professionelle und vertrauensvolle Kommunikation mit Hinweisgebern über alle Phasen hinweg.
- Bereitstellung geeigneter Meldekanäle
Die Ombudsperson stellt sicher, dass Hinweise über geeignete Meldekanäle entgegengenommen werden. Dies umfasst schriftliche, mündliche sowie auf Wunsch persönliche Meldungen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes. Hinweise können beispielsweise telefonisch, persönlich oder über ein digitales Hinweisgebersystem abgegeben werden. Die Meldestelle muss innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung herausgeben.
Die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern und betroffenen Personen ist dabei zwingend zu wahren. Ombudspersonen unterliegen regelmäßig einer berufsrechtlichen oder vertraglichen Verschwiegenheitspflicht, was zusätzlich zur Vertrauensbildung beiträgt.
- Erste Bewertung eingehender Hinweise
Nach Eingang eines Hinweises nimmt die Ombudsperson eine fachliche und rechtliche Erstbewertung vor. Dabei wird geprüft, ob der gemeldete Sachverhalt in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt und welche Risiken sich für das Unternehmen ergeben.
Zu dieser Phase gehört auch die Prüfung der Vollständigkeit der Angaben sowie die vertrauliche Rückfrage beim Hinweisgeber, sofern dies erforderlich ist. Eine sachliche, wertfreie und vertrauensvolle Kommunikation ist hierbei von zentraler Bedeutung.
- Weitere Fallbearbeitung und Koodrination
Je nach Ausgestaltung des Mandats kann die Ombudsperson die weitere Fallbearbeitung begleiten oder vollständig übernehmen. Dies umfasst insbesondere die Koordination mit internen Fachstellen wie Compliance, Datenschutz, HR oder der Geschäftsleitung.
Darüber hinaus kann die Ombudsperson Handlungsempfehlungen aussprechen, Maßnahmen zur Risikominimierung vorschlagen und strukturelle Schwachstellen im bestehenden Compliance-System identifizieren. Die Folgemaßnahmen müssen dabei innerhalb von 3 Monaten rückgemeldet werden.
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Welche Vorteile bietet eine Ombudsperson?
Die Benennung einer Ombudsperson bietet Unternehmen sowohl rechtliche als auch organisatorische Vorteile. Durch eine unabhängige Anlaufstelle wird die Hemmschwelle für Hinweisgeber gesenkt, was die Qualität und Frühzeitigkeit eingehender Hinweise verbessert.
Für Unternehmen bedeutet dies insbesondere:
- frühzeitige Identifikation von Rechts- und Compliance-Risiken
- strukturierte und nachvollziehbare Hinweisbearbeitung
- Stärkung der internen Governance und Unternehmenskultur
- Reduzierung von Haftungs- und Reputationsrisiken
Zugleich dokumentiert der Einsatz einer Ombudsperson gegenüber Aufsichtsbehörden und Geschäftspartnern, dass Hinweisgeberschutz nicht nur formal, sondern auch praktisch umgesetzt wird.
Welche Unternehmen profitieren von einer Ombudsperson?
Der Einsatz einer Ombudsperson empfiehlt sich insbesondere für Unternehmen, die gesetzlichen Verpflichtungen zur Einrichtung interner Meldestellen unterliegen. Dies betrifft vor allem Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten, unabhängig von Branche oder Organisationsstruktur.
Darüber hinaus kann eine Ombudsperson auch für Unternehmen sinnvoll sein, die besonderen Compliance- oder Reputationsrisiken ausgesetzt sind. Dazu zählen etwa Unternehmen in stark regulierten Branchen, international tätige Organisationen oder Unternehmen mit komplexen Konzernstrukturen.
Auch für kleinere Unternehmen kann die Benennung einer Ombudsperson eine strategisch sinnvolle Maßnahme sein, etwa zur Stärkung interner Kontrollmechanismen oder zur Vorbereitung auf künftige regulatorische Anforderungen. Insbesondere dann, wenn interne Unabhängigkeit oder Fachkunde nicht gewährleistet werden kann, bietet eine externe Ombudsperson eine praktikable Lösung.
Ist die Hinweisbearbeitung durch eine Ombudsperson HinSchG-konform?
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Größe zur Einrichtung interner Meldestellen. Diese müssen Hinweise in schriftlicher und mündlicher Form ermöglichen und auf Wunsch auch einen persönlichen Austausch vorsehen.
Die Verantwortung für den Betrieb der internen Meldestelle kann gemäß § 14 Abs. 1 HinSchG ganz oder teilweise auf einen externen Dritten übertragen werden. Die Beauftragung einer Ombudsperson ist daher ausdrücklich zulässig.
Unabhängig von der Ausgestaltung bleibt das Unternehmen jedoch verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Dazu gehören insbesondere:
- die Wahrung der Vertraulichkeit
- die Einhaltung der gesetzlichen Fristen
- eine ordnungsgemäße Dokumentation
- die datenschutzkonforme Verarbeitung und fristgerechte Löschung von Hinweisen
Die beauftragte Ombudsperson muss über die erforderliche Fachkunde verfügen und frei von Interessenkonflikten agieren.
Bestens aufgestellt: digitales Meldesystem und Ombudsperson
Die Kombination aus einem digitalen Meldesystem und einer Ombudsperson hat sich in der Praxis als besonders effektiv erwiesen. Digitale Systeme ermöglichen eine niedrigschwellige, jederzeit verfügbare Abgabe von Hinweisen und unterstützen eine strukturierte Dokumentation.
Die Ombudsperson ergänzt diese technischen Prozesse durch persönliche Beratung, fachliche Einordnung und vertrauensvolle Kommunikation. Dadurch entsteht ein ganzheitliches Hinweisgebersystem, das sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den praktischen Bedürfnissen von Unternehmen gerecht wird.
Vorteile der Kombination sind:
- Verbesserte Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit: Ein digitales Meldesystem ermöglicht es den Mitarbeitenden, jederzeit und von überall aus Meldungen abzugeben. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Probleme gemeldet werden.
- Anonymität und Vertraulichkeit: Ein digitales System kann Anonymität gewährleisten, was besonders wichtig ist, um die Identität von Whistleblowern zu schützen. Die Ombudsperson kann zusätzlich die Vertraulichkeit der Informationen sicherstellen und persönliche Beratung anbieten.
- Flexibilität bei der Meldung: Mitarbeitende haben die Wahl, das digitale System zu nutzen oder sich direkt an die Ombudsperson zu wenden, je nachdem, was sie in ihrer Situation für angemessener halten.
- Effiziente Bearbeitung von Meldungen: Digitale Systeme können die Bearbeitung und Verfolgung von Meldungen effizienter gestalten. Die Ombudsperson kann dann gezielter auf die jeweiligen Anliegen eingehen und individuell beraten. Außerdem ist eine lückenlose Dokumentation gewährleistet.
- Verbessertes Fallmanagement: Die Kombination aus digitalem Meldesystem und persönlicher Beratung durch eine Ombudsperson ermöglicht ein umfassenderes Fallmanagement, einschließlich der Dokumentation, Priorisierung und Nachverfolgung von Fällen.
- Erhöhte Glaubwürdigkeit und Vertrauen:Die Präsenz einer Ombudsperson, die als neutrale und unabhängige Instanz agiert, kann das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Meldesystem stärken.
- Erleichterung der Eskalation und Konfliktlösung: Bei komplexen oder sensiblen Fällen kann die Ombudsperson eine wichtige Rolle bei der Eskalation und Lösung von Konflikten spielen.
Ombudsperson: Bestandteil einer wirksamen Compliance-Organisation
Eine Ombudsperson entfaltet ihre Wirkung insbesondere dann, wenn sie in ein übergeordnetes Compliance-Management-System eingebunden ist. Sie fungiert als Schnittstelle zwischen Hinweisgebern, internen Fachabteilungen und der Unternehmensleitung.
Durch klare Prozesse, definierte Zuständigkeiten und transparente Dokumentation trägt die Ombudsperson dazu bei, Compliance-Strukturen nachhaltig zu stärken und kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Typische Fehler bei der Umsetzung einer Ombudsperson
In der Praxis zeigen sich wiederkehrende Fehler bei der Einführung einer Ombudsperson. Dazu zählen insbesondere:
- fehlende Unabhängigkeit,
- unzureichende Fachkunde,
- unklare Prozesse,
- mangelhafte datenschutzrechtliche Einbindung.
Unternehmen profitieren davon, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und durch eine professionelle organisatorische Ausgestaltung zu vermeiden.
Um diese typischen Fehler zu vermeiden, kann es für Unternehmen sinnvoll sein, auf externe Unterstützung zurückzugreifen. Externe Ombudspersonen verfügen regelmäßig über die notwendige Fachkunde, agieren unabhängig von internen Strukturen und bringen erprobte Prozesse für eine rechtskonforme Hinweisbearbeitung mit. Dadurch lassen sich organisatorische Risiken reduzieren und interne Ressourcen gezielt entlasten.
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Unsere Compliance-Experten übernehmen:
- Betreuung der Meldestelle
- Erstbewertung neu eingehender Meldungen (unbegrenzte Anzahl)
- Bereitschaft für eingehende Hinweise montags bis freitags von 9.00 bis 17.00 Uhr
- Information über relevante Hinweise montags bis freitags innerhalb von 24 Stunden
- Einhaltung der Fristen gemäß EU-Hinweisgeber- Richtlinie / HinSchG
FAQ – Ombudsperson im Unternehmen
Was ist der Unterschied zwischen Ombudsperson und interner Meldestelle?
Die Ombudsperson kann Teil der internen Meldestelle sein oder als externer Dritter beauftragt werden. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verbleibt beim Unternehmen.
Muss eine Ombudsperson extern sein?
Nein. Das Hinweisgeberschutzgesetz erlaubt sowohl interne als auch externe Lösungen. Entscheidend sind Unabhängigkeit, Fachkunde und das Fehlen von Interessenkonflikten – Leitungsfunktionen mit disziplinarischer Verantwortung oder unmittelbare Linienvorgesetzte eignen sich daher in der Regel nicht als Ombudsperson.
Welche Qualifikation benötigt eine Ombudsperson?
Wichtig sind insbesondere rechtliche Kenntnisse im Hinweisgeberschutz, Erfahrung in der Kommunikation mit Hinweisgebern sowie Verständnis für Compliance- und Datenschutzanforderungen.
Wie lange müssen Hinweise dokumentiert werden?
Die Dokumentation einer Meldung ist gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, soweit dies zur Erfüllung von Anforderungen nach dem HinSchG oder anderen Rechtsvorschriften erforderlich und verhältnismäßig ist (z.B. aufgrund spezieller handels oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten).
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Ombudsperson?
Die Verarbeitung von Hinweisen unterliegt vollständig den Vorgaben der DSGVO. Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Pflichten aus dem HinSchG; bei freiwilligen Systemen kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO herangezogen werden. Unternehmen müssen insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit sowie die gesetzlichen Löschfristen beachten.
