Das digitale Whistleblowing-System im Unternehmen
Wenn Sie sich bereits darüber informiert haben, was Hinweisgebersysteme sind, wissen Sie, dass es verschiedene Ausführungen an Meldekanälen gibt. Unabhängig von Ihrem aktuellen Informationsstand ist Folgendes wichtig: Sie kommen nicht mehr darum herum, Ihr aktuelles System oder das zur Einführung zur Wahl stehende System auf Herz und Nieren darauf zu prüfen, ob es mit der neuen EU-Whistleblower-Richtlinie (und kurzfristig auch mit dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz) konform ist. Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass unter vielen Gesichtspunkten ein digitales Whistleblowing-System die effizienteste und auch die sicherste Wahl ist.
Bei einem digitalen Whistleblowing-System handelt es sich um eine Online-Plattform, die speziell für das Whistleblowing im Unternehmen entwickelt wurde. Durch das Hosting in der Cloud können Whistleblower ihre Meldungen zeit- und ortsunabhängig mit jedem internetfähigen Gerät abgeben. Das System ist vollkommen unabhängig von der IT-Infrastruktur des Unternehmens. Manche Anbieter ermöglichen durch einen Echtzeit-Chat sogar bilaterale Kommunikation, wenn sich Hinweisgeber und Hinweisempfänger gleichzeitig im System befinden. Über ein Postfach sind Rückfragen nach Abgabe des Hinweises weiterhin möglich, was für die Aufklärung eines kritischen Vorfalls entscheidend sein kann. Der Hinweisgeber bleibt dabei die ganze Zeit anonym.
Die Kernfunktionen eines digitalen Whistleblowing-Systems
Anonymität für den Whistleblower
Ein digitales Whistleblowing-System gewährt während der Abgabe des (anonymen) Hinweises sowie im gesamten weiteren Kommunikationsprozess die Anonymität und/oder Vertraulichkeit des Hinweisgebers. Der Whistleblower kann über diese Art des Meldekanals seinen Hinweis mündlich oder schriftlich übermitteln. Auch die Ergebnisse des mündlichen Berichts werden letztendlich in Textform als Teil des Berichts im System dokumentiert. Dies kann unter Nutzung von manueller Eingabe, Sprachverarbeitungsprogrammen oder künstlicher Intelligenz erledigt werden. Weiterhin hat der Whistleblower die Möglichkeit, unterstützende Informationen, wie Bilder oder Dokumente hochzuladen. Damit diese Informationen nicht die Anonymität des Whistleblowers gefährden, bieten manche Anbieter eine automatische Entfernung der Metadaten beim Upload an. Der Inhalt der Informationen bleibt dabei unberührt.
Prozessoptimierung im Unternehmen
Eine weitere Funktion des Tools erleichtert die Kooperation mit Whistleblowern im Unternehmen: Ein digitales Whistleblowing-System empfängt nicht nur die Hinweise, sondern informiert automatisch den für das entsprechende Unternehmen Verantwortlichen über den Eingang einer neuen Meldung. Der Hinweisempfänger kann beispielsweise ein interner Compliance Officer oder auch ein externer Anwalt sein. Im vorherigen Absatz haben wir es bereits angeschnitten: die EU-Richtlinie gibt nicht nur die Einführung eines Hinweisgebersystems vor, sondern auch die Einführung entsprechender Prozesse im Unternehmen. Ein digitales System vereinfacht die Einhaltung dieser vorgegebenen Fristen in Ihrem Unternehmen durch entsprechende Benachrichtigungen auf der Seite des Hinweisempfängers.
Zeit kann ein entscheidender Faktor sein, wenn es sich um einen tatsächlich kritischen Fall handelt. Die zuständigen Mitarbeitenden sind dann in der Lage schnell zu reagieren. Sie können als Unternehmen gegensteuern und Schlimmeres verhindern. Man möchte es sich als Unternehmer nicht gern ausmalen: Doch ein Skandal, der dadurch entsteht, dass ein Whistleblower an die Öffentlichkeit geht, weil es intern keine Meldemöglichkeit gab oder seine Meldung nicht beachtet wurde? Das ist ein Szenario, was Sie mit der Einführung eines digitalen Whistleblowing-Systems proaktiv verhindern können.
Vollständige und lückenlose Dokumentation
Eine Whistleblowing-Software macht es Ihnen im Unternehmen einfach, den Hinweis, hochgeladene Dokumente sowie die gesamte Kommunikation mit dem Whistleblower lückenlos zu protokollieren und im Blick zu behalten. Auch der Whistleblower kann sich seine Meldung downloaden. Das sichert sowohl dem Unternehmen als auch der meldenden Person den gleichen und vollständigen Informationsstand.
Was sind die Vorteile eines digitalen Whistleblowing-Systems?
Aus den oben genannten Funktionen eines digitalen Whistleblowing-Systems lassen sich viele Vorteile ableiten. Ein solches System ist die derzeit sicherste und effizienteste Lösung für einen richtlinienkonformen Meldekanal, dem potenzielle Whistleblower in Ihrem Unternehmen Vertrauen schenken.
- 100%ige Anonymität für Whistleblower
- Kommunikation mit dem anonymen Whistleblower
- 24/7-Verfügbarkeit: von jedem Ort und zu jeder Zeit, sofern ein Internetzugang besteht.
- Prozessoptimierung & Digitalisierung Ihrer Compliance
- Raffinierte Rollenkonzepte für vertrauliche Fallbearbeitung
- Sichere Datenverschlüsselung
- Lückenlose und DSGVO-konforme Dokumentation
- Konformität mit EU-Whistleblower-Richtlinie, Geldwäschegesetz und Lieferkettengesetz
Bei Anbietern wie LegalTegrity liegen Ihre sensiblen Daten sicher in der Deutschen Telekom Cloud. Der Software-Anbieter stellt sicher, dass Ihr Unternehmen mit dem LegalTegrity-Whistleblowing-System alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Um Updates brauchen Sie sich – auch bei Änderungen der gesetzlichen Anforderungen – nicht mehr sorgen.
Wenn Sie mehr über die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und das Thema Whistleblowing erfahren wollen, schauen Sie gerne auf unserer Know-How Seite vorbei.
Sie wollen mehr wissen? Dann laden Sie sich „Ihren Leitfaden zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen“ herunter. Selbstverständlich stehen Ihnen auch unsere Experten für ein persönliches Gespräch zur Verfügung: kontaktieren Sie uns!
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
