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Jedes Hinweisgebersystem ist günstiger, als gar keines zu haben
Weg von „Brauche ich ein Hinweisgebersystem?“…
Als erfolgreicher Unternehmer liegt es in Ihrem Interesse, dass Ihr Unternehmen erfolgreich bleibt. Deswegen haben Sie es auch bereits richtig erkannt: Es geht längst nicht mehr um die Frage „Braucht mein Unternehmen ein Hinweisgebersystem oder nicht?“. Es geht darum, das richtige Hinweisgebersystem für Sie und Ihr Unternehmen zu finden – dabei steht die Frage der Umsetzung und des Finanziellen im Fokus. Welche Kosten kommen mit einem Hinweisgebersystem auf Ihr Unternehmen zu?
… hin zu „Wie viel kostet mich ein Hinweisgebersystem?“
Die grobe Rechnung ist schnell gemacht: Egal für welche Art von Hinweisgebersystem Sie sich entscheiden, es wird Sie weniger kosten, als ein existenzbedrohender Skandal, der im schlimmsten Fall durch die Medien geht. Und in dieser Rechnung sind die Bußgelder für Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz (oder die DSGVO bei Datenschutz-Verstößen im Meldekanal) noch nicht mit einberechnet.
Verschiedene Hinweisgebersysteme, unterschiedliche Kosten
Sich im Dschungel der Möglichkeiten zurecht zu finden, ist jedoch gar nicht so einfach. Hinweisgebersysteme bauen auf unterschiedlichen Ansätzen auf und es ist nicht immer klar ersichtlich, welche davon auch die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen.
Als Geschäftsführung denken Sie in Zahlen und streben logischerweise danach, zu verstehen, welche Kosten mit welchen Lösungen auf Sie und Ihr Unternehmen zukommen. In der nachfolgenden Übersicht liegt der Schwerpunkt auf der Kostenbetrachtung und nicht auf einem ausführlichen Vergleich der Technologien am Markt. Für einen tieferen Einblick in die unterschiedlichen Ausgestaltungen, lesen Sie den Beitrag „Was ist ein Hinweisgebersystem?„.
Briefkasten
Jeder weiß, dass es weder viel Zeit noch Geld kostet, einen Briefkasten an der Hauswand anzubringen. Doch die billigste Lösung ist meist nicht die beste Lösung im Umgang mit sensiblen Daten. So auch, wenn es um die Umsetzung eines gesetzeskonformen Meldekanals geht. Bei der vermeintlich praktischen Briefkasten-Lösung können Datenschutz und Vertraulichkeit kaum gewährleistet werden, da die Bearbeitung der Meldung ausschließlich analog möglich ist. Außerdem ist bei dieser Lösung kein Dialog zwischen anonymem Hinweisgeber und Bearbeiter der Meldung möglich.
Call-Center
Die Qualität der Call-Center-Lösung hängt stark von drei Faktoren ab: Ist die Erreichbarkeit rund um die Uhr gewährleistet? Welche Sprachen werden angeboten? Und wie werden die Daten verarbeitet? Die Kosten variieren hier stark abhängig von Anbieter und Erreichbarkeit, belaufen sich aber schnell auf 15.000 Euro im Jahr. Das Problem: Entscheiden Sie sich für eine Whistleblowing-Hotline, oder haben bereits eine im Einsatz, werden Sie einen zusätzlichen Kanal installieren müssen, der die Entgegennahme schriftlicher Meldungen abdeckt – das verlangt das Hinweisgeberschutzgesetz. Mit der Rechnung für die Hotline-Services ist es also in der Regel nicht getan.
Technische Lösungen
Die Kosten für die günstigsten technischen Lösungen für Unternehmen mit geringen Mitarbeiterzahlen bewegen sich in einer Bandbreite von etwa 500 bis 12.000 Euro im Jahr. Doch einige Anbieter geben Ihnen keine transparente Preisübersicht zur Hand und häufig verstecken sich noch zusätzliche Implementierungskosten. Natürlich zahlt es sich aus, sich in einer Demo ein Bild vom Produkt und dessen Funktionalitäten zu machen und den Anbieter als Unternehmen kennenzulernen. Doch ganz ehrlich: Eine Preisindikation vorab ist für Sie grundsätzlich entscheidend, ob Sie überhaupt Zeit in weitere Recherche investieren möchten. Sparen Sie vor allem nicht an den Aspekten Datenschutz und IT-Security.
Anwalt
Als Richtwert für die jährlichen Kosten können Sie in etwa mit 5.000 Euro rechnen. Diese Kosten umfassen jedoch nur die Einbindung des Anwalts als E-Mail- oder Telefon-Kontakt. Jegliche weiteren Leistungen des Anwalts werden häufig separat und zusätzlich in Rechnung gestellt. Inzwischen gibt es auch Angebote für eine externe Ombudsperson als Unterstützung in der Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Einstellung eines Compliance-Verantwortlichen
In Großkonzernen ist die Person, die für den internen Meldekanal verantwortlich ist, meist Teil des Compliance- oder Legal-Teams. Von Großkonzernen aber einmal abgesehen, handelt es sich hierbei um eine weniger realistische, aber kostspielige Lösung für Ihr Unternehmen.
Ziehen Sie bei Ihren Überlegungen auch folgendes in Betracht: die Lösung über einen vertrauenswürdigen und unabhängigen externen Anbieter ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter einfacher davon zu überzeugen, dass im internen Hinweisgebersystem die entsprechende Vertraulichkeit und Anonymität gewährleistet wird.
Kosten von Wirtschafts- und Imageschäden
Die Kosten für die vorgestellten Lösungen für Hinweisgebersysteme lassen sich alle mit konkreten Zahlen beziffern. Nicht jedoch die Risiken und Schäden, die entstehen können, wenn kein (gesetzeskonformes) Hinweisgebersystem eingeführt wird. Zudem sind sich viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) der real bestehenden Risiken nicht bewusst, unterschätzen diese oder sind sogar der Meinung, in ihrem Betrieb könne so ein Skandal gar nicht vorkommen.
Doch gerade in Unternehmen mit Strukturen, bei denen eine starke Vertrauensbasis eine große Rolle in der Zusammenarbeit spielt und die daher auch weniger Kontrollmechanismen einsetzen, ist das Risiko umso höher, dass ein Missstand unentdeckt bleibt.
Laut einem Bericht im EY Finance & Performance Management Magazine von März 2020 verzeichnen Unternehmen jährlich schätzungsweise einen Verlust von 5 Prozent des Jahresumsatz durch Straftaten im Wirtschaftsbereich. Wie viel Euro Umsatz wären das jährlich in Ihrem Unternehmen?
Finden Sie das optimale Hinweisgebersystem für Ihren Bedarf
Betrachten Sie die verschiedenen Gestaltungsoptionen für Ihr internes Hinweisgebersystem, werden Sie feststellen, dass die technische Lösung die meisten Vorteile bietet. Doch auch im Bereich der digitalen Whistleblowing-Systeme gibt es eine große Zahl an Anbietern, aus der Sie erst den für Sie richtigen Partner auswählen müssen. Die Kosten belaufen sich monatlich auf einen zwei- bis fünfstelligen Betrag. Viele Anbieter verlangen zusätzlich eine sogenannte Setup-Fee (Kosten für die Implementierung). Sie stellen sich vermutlich auch die Frage: Kann eine solche Software-Lösung den individuellen Ansprüchen meiner Unternehmensführung und Unternehmenskultur gerecht werden?
Preis-Leistungs-Verhältnis
Stellen Sie sich vor, Sie buchen einen Flug in den Urlaub mit einer Billig-Airline. Der günstige Preis im Gegensatz zu anderen Mitbewerbern hat Sie einfach überzeugt. Doch schon am Flughafen werden Sie beim Einchecken des Gepäcks zusätzlich zur Kasse gebeten – Sie haben das Kleingedruckte überlesen. Die Verpflegung an Board ist auch entsprechend dürftig und zurück zuhause stellen Sie beim Blick auf Ihr Bankkonto fest, dass Ihnen auch die Online-Reservierung ihres Fensterplatzes im Flugzeug zusätzlich verrechnet worden ist. Damit haben Sie letztendlich deutlich mehr ausgegeben, als sie für den Hin- und Rückflug eigentlich einkalkuliert hatten.
Achten Sie bei der Auswahl eines digitalen Meldekanals also darauf, welche Leistungen der Software-Anbieter in seinem Angebotspaket inkludiert. Keiner möchte später von versteckten Kosten überrascht werden. Wählen Sie am besten einen Anbieter, der neben einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis auch noch anderes bietet, was Ihnen als Unternehmer wichtig ist, wie z. B. aussagekräftige Referenzen oder persönliche Ansprechpartner im Service.
Hinweisgebersystem mit Mittelstands-Fokus
Es gibt Anbieter, die sich auf den KMU-Bereich spezialisiert haben. Warum ist das sinnvoll? Der deutsche Mittelstand hat großes Interesse daran, Skandale langfristig zu vermeiden, um seine Existenz nachhaltig zu sichern. Jedem Unternehmen liegt daran, die rechtlichen Anforderungen mit relativ wenig finanziellem und personellen Aufwand zu erfüllen. Jeder Geschäftsführer liest gerne den Namen seines Unternehmens in der Zeitung, aber niemals im Zusammenhang mit negativer Presse. Außerdem brauchen Sie als Geschäftsführer Flexibilität. Ihr Unternehmen wächst, die Mitarbeiterzahlen steigen, vielleicht planen Sie sogar, zu expandieren. Behalten Sie diese zukünftigen Entwicklungen Ihres Unternehmens im Blick. Beziehen Sie diese Aspekte auch bei der Suche nach dem optimalen Whistleblowing-System ein.
Fazit zu den Kosten eines digitalen Hinweisgebersystems? 50 Prozent weniger Verlust
Wie können Sie die richtige Wahl treffen?
- Behalten Sie den Überblick Ihrer unternehmensindividuellen Anforderungen. Die Erfüllung rechtlicher Anforderungen sollte bei einem externen Anbieter selbstverständlich sein.
- Konzentrieren Sie sich auf die Anbieter, die sich auch auf Sie konzentrieren und welche dieselbe Transparenz in ihrem Auftritt und Angebot transportieren, die auch Sie mit dem Produkt erreichen wollen.
- Akzeptieren Sie Whistleblowing als Chance, um Umsatzverlusten entgegenzusteuern: Laut dem EY Finance & Performance Management Magazine von März 2020 verzeichnen Unternehmen, die ein internes Meldesystem haben, 50 Prozent weniger Verluste. Wodurch? Durch rechtzeitiges Aufdecken von Missständen und aktives Gegensteuern.
Einfach zusammengefasst: Kein Hinweisgebersystem zu implementieren kann teuer werden und Ihr Unternehmen sogar an den Rand der Existenz treiben. Mit einer Lösung können Sie Bußgelder vermeiden und verhindern, dass sensible Informationen nach außen dringen. Sie haben die Chance, aktiv gegenzusteuern und behalten so die Zügel in der Hand.
Sie wollen jetzt handeln? Sie suchen nach einer einfachen Lösung, die explizit für den Mittelstand entwickelt wurde? Sie möchten genau ausrechnen, welche Kosten auf Ihr Unternehmen zukommen, wenn Sie eine digitales Hinweisgebersystem wie LegalTegrity einführen?
Dann laden Sie sich als nächsten Schritt unseren Leitfaden „Zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen“ herunter. Oder kontaktieren Sie einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch.
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
