Der Prozess in Ihrem Unternehmen mit einem digitalen Whistleblowing-System
In Teil 3 unserer Whistleblowing Basics Reihe “Das digitale Whistleblowing-System” haben wir Ihnen bereits die Kernfunktionen sowie die Vorteile eines digitalen Whistleblowing-Systems vorgestellt. Doch wie genau funktioniert so ein digitales Whistleblowing-System? Wie geht ein Hinweis ein und was passiert danach mit dem Hinweis? In diesem Teil unserer Whistleblowing-Basics Reihe erläutern wir die verschiedenen Schritte im Prozess eines Whistleblowing-Systems.
Vorab sei noch einmal kurz der Begriff “digitales Whistleblowing-System“ definiert: Ein digitales Whistleblowing System ist eine Online-Plattform, die speziell für das unternehmensinterne Whistleblowing entwickelt wurde. Da das System in einer Cloud gehostet wird, können Whistleblower jederzeit und von überall mit einem internetfähigen Gerät ihre Hinweise abgeben. Außerdem bieten digitale Whistleblowing-Systeme Dashboards für die zuständigen Mitarbeitenden an, welches diesen ein effizientes Case Management ermöglicht. Es informiert sie beispielsweise automatisch über neu eingegangene Hinweise und den Ablauf von Fristen.
Wie gelangt ein Hinweis in das digitale Whistleblowing-System? Was passiert danach?
Die Basis eines digitalen Whistleblowing-Systems ist der standardisierte Ablauf, der gleichzeitig einen verlässlichen Schutz für die Identität des Whistleblowers und auch eine effiziente Bearbeitung der Hinweise für die zuständigen Mitarbeitenden bietet. Dieser standardisierte Ablauf lässt sich in 5 Prozess-Schritte gliedern:
1. Beobachtung eines Vorfalls durch den Whistleblower
Ein Mitarbeitender beobachtet beispielweise ein mögliches Fehlverhalten eines Kollegen. Auch wenn sich die meldende Person unsicher ist, ob es sich tatsächlich um einen Gesetzesverstoß handelt, sollte sie durch die vorherige Kommunikation im Unternehmen dazu ermutigt worden sein, den Hinweis abzugeben. Whistleblower sind durch die Richtlinie geschützt; außer sie geben vorsätzlich falsche Informationen weiter. Juristische Experten können den Vorfall dann überprüfen und somit das Unternehmen und seine Mitarbeiter vor Fehlern schützen.
2. Meldung über das digitale Whistleblowing-System
Über das digitale Hinweisgebersystem kann der Whistleblower seinen Hinweis anonym und vertraulich von jedem internetfähigen Gerät abgeben. Es steht dem Whistleblower offen, ob er seine Identität preisgeben und seine persönlichen Daten hinterlassen möchte. Darüber hinaus kann der Whistleblower entscheiden, ob er den Hinweis schriftlich oder mündlich abgeben möchte. Beide Wege sind bei einem digitalen Whistleblowing-System anonym möglich, da der telefonisch entgegengenommene Hinweis nur als Text im System eingereicht wird. Bei einer schriftlichen Meldung über das digitale, browserbasierte System können Whistleblower weitere Informationen, die für den Hinweis relevant sein könnten, in Form von Bild- oder Text-Dateien hochladen. Um Rückschlüsse auf die Identität des eventuell anonym bleibenden Whistleblowers zu verhindern, löscht das System beim Upload alle Metadaten der Dateien.
3. Prüfung des Hinweises & Kommunikation mit dem Whistleblower
Nach Eingang eines Hinweises informiert das digitale Whistleblowing-System den in Ihrem Unternehmen zuständigen Mitarbeitenden oder die Ombudsperson automatisch. Im Gegensatz zu herkömmlichen Meldekanälen wie beispielsweise Hotlines oder Briefkästen, bietet ein digitales Whistleblowing-System auch bei einem anonymen Hinweis die Möglichkeit, dass Whistleblower und Hinweisempfänger miteinander kommunizieren können. Wenn beide gleichzeitig im System sind, können sie über die Chatfunktion des Systems in Echtzeit miteinander chatten. Das ist für die Bearbeitung des Hinweises besonders relevant: der bearbeitende Mitarbeiter kann auch dem anonymen bleibenden Whistleblower wichtige Rückfragen zu dem Vorfall stellen.
Darüber hinaus erinnern digitale Whistleblowing-Systeme den Verantwortlichen an die vorgeschriebenen Fristen laut EU-Whistleblowing-Richtlinie. Sie gibt vor, dass der Whistleblower nicht nur innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang seiner Meldung erhalten, sondern auch nach drei Monaten über Ergebnisse und ergriffene Folgemaßnahmen informiert werden soll (s. Prozess-Schritt Nummer 5).
Jeder Hinweis ist wichtig! Sie sollten jede eingegangene Meldung ernst nehmen und entsprechend prüfen. Verfügt der in Ihrem Unternehmen zuständige Mitarbeiter nicht über ausreichend juristische Expertise, sollten Sie einen Experten für die rechtliche Einordnung zu Rate ziehen. Viele Rechtsanwälte bieten die Verwaltung von Hinweisen inzwischen als Teil Ihrer Compliance-Beratung an. Auf die erste Einordnung des Vorfalls folgt, wenn sich der Hinweis als begründet erwiesen hat, die Information an Sie als Geschäftsführung sowie gegebenenfalls eine interne Ermittlung.
4. Konsequenzen des Hinweises
Unabhängig davon, ob Sie mit einem externen Dienstleister zur Hinweisbearbeitung zusammenarbeiten oder intern eine verantwortliche Person bestimmt haben, benötigen Sie als Geschäftsführung im nächsten Schritt Vorschläge für Folgemaßnahmen. Daraufhin treffen Sie die endgültige Entscheidung über die Konsequenzen der Ermittlungsergebnisse.
5. Rückmeldung und Dokumentation
Im letzten Schritt ist noch eine Rückmeldung an den Whistleblower vorgeschrieben. Die Richtlinie schreibt hierfür eine Frist von drei Monaten nach Eingang der Meldung vor. Das digitale Whistleblowing-System unterstützt Sie dabei.
Die Dokumentation des gesamten Whistleblowing-Prozesses ist in jeglicher Hinsicht für Sie von höchster Relevanz! Auch diese fortwährende Aufgabe erleichtert ein digitales Whistleblowing-System im Vergleich zu herkömmlichen Meldekanälen signifikant. Die Dokumentation sollte nach dem endgültigen Abschluss sowohl den Hinweis, die Kommunikation mit dem Whistleblower und die Untersuchung als auch die Ergebnisse beinhalten. Dieser Bericht dient Ihnen als Geschäftsführung als Entscheidungsgrundlage für die Folgemaßnahmen.
Fazit zum Prozess eines digitalen Whistleblowing-Systems
Während analoge Meldekanäle weitere Systeme wie zur DSGVO-konformen Speicherung und Löschung der Daten, zur Dokumentation und zur Kommunikation mit dem Whistleblower erfordern, bieten sich digitale Whistleblowing-Systeme eine effiziente “All-in-One”-Lösung an. Ihnen wird die praktische Umsetzung unter Wahrung aller gesetzlichen Fristen und Vorschriften erleichtert, da das System auf Fristen hinweist oder auch länderspezifische Unterschiede in den rechtlichen Vorgaben inkludiert. Sie können den gesamten Whistleblowing-Prozess in einem System managen – von der Meldung seitens des Whistleblowers bis hin zur notwendigen Dokumentation für Ihr Unternehmen.
Sollten Sie noch mehr über die Vorteile des digitalen Whistleblowing-Systems wissen wollen, lesen Sie gerne den 3. Teil unserer Whistleblowing-Basics Reihe „Das digitale Whistleblowing-System„.
Mehr rund um das Thema Whistleblowing finden Sie entweder auf unsere Know-How Seite oder in unserem Leitfaden „Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen„. Bei Fragen kontaktieren Sie einfach einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch.
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
