Erfolgreiche Implementierung: Ihr Hinweisgebersystem im Unternehmen

Dirk Libuda
zuletzt aktualisiert am 15. Januar 2023

Anleitung zur Einführung eines effektiven Hinweisgebersystems

Aufgrund der EU-Whistleblowing-Richtlinie haben Unternehmen ein System zur Entgegennahme von Hinweisen auf Verstöße einzuführen. Sie haben bereits erkannt, dass Ihnen ein Hinweisgebersystem sogar hilft, den Unternehmenserfolg zu steigern. Nun stehen Sie als Unternehmer, Geschäftsführer oder Führungskraft vor der Herausforderung, in Ihrem Unternehmen ein Hinweisgebersystem zu etablieren, das sowohl die eigenen Mitarbeiter als auch die externen Geschäftspartner jederzeit und an jedem Ort auch tatsächlich nutzen. Doch worauf müssen Sie achten, damit die Implementierung eines Hinweisgebersystems erfolgreich sein wird? Wie Sie die Implementierung richtig angehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Welche Komponenten gehören zu einem wirksamen und akzeptierten Hinweisgebersystem?

Es klingt so einfach. Sie müssen nur entsprechende Meldekanäle zur Verfügung stellen und eine geeignete Person beauftragen, die eingehenden Meldungen zu bearbeiten. „Schon“ erfüllen Sie die Vorgaben der EU-Hinweisgeberrichtlinie. Doch ist das wirklich alles? Irgendeinen Meldekanal definieren und dann geht es los? Nein, es ist mehr zu tun, damit das Hinweisgebersystem zu Ihrem unternehmerischen Erfolg beitragen kann.

Zur Einrichtung eines effektiven Hinweisgebersystems gehören im Wesentlichen zwei Komponenten. Zum einen benötigen Sie ein Whistleblower System.

Was muss so ein System können?
Welche rechtlichen Anforderungen sind zu beachten?
Was ist aus Sicht der Hinweisgeber (oftmals auch Whistleblower genannt) notwendig, um Vertrauen zu schaffen und eine hohe Akzeptanz zu erzielen?
Welche technischen Lösungen erleichtern die Nutzung?

Über die notwendigen und sinnvollen Funktionen erfahren Sie im Folgenden mehr.

Zum anderen bringt die beste Lösung wenig, wenn die Nutzer sie nicht kennen und dieser nicht vertrauen. Ohne eine umfangreiche, wiederkehrende und zielgerichtete Kommunikation wird das Hinweisgebersystem wenig bis gar nicht genutzt. Mit klaren Botschaften und leicht zugänglichen Informationen müssen Sie primär die Mitarbeiter Ihres Unternehmens erreichen. Darüber hinaus müssen Sie auch Externe ansprechen, also Ihre Lieferanten, Abnehmer und sonstige Dienstleister. In der Praxis bewährte Möglichkeiten für eine wirksame Kommunikation erläutern wir Ihnen später in diesem Beitrag.

Warum sollte man überhaupt ein Hinweisgebersystem einführen?

Sicherlich kennen Sie zahlreiche gute Gründe, warum Sie ein Hinweisgebersystem einführen wollen. Wir wollen zwei Aspekte beleuchten, die Antrieb genug sein sollten.

Verpflichtung aus der EU-Hinweisgeberrichtlinie

Am Anfang steht für viele Unternehmen die Erkenntnis, dass sich durch die EU-Hinweisgeberrichtlinie eine Pflicht ergibt, Whistleblowern die Möglichkeit zur vertraulichen Meldung von Gesetzesverstößen zu ermöglichen. Diese Vorgabe wurde bereits 2019 verabschiedet und Ende 2021 ist für alle EU-Mitgliedsstaaten die Umsetzungsfrist für nationale Gesetze abgelaufen. Von der Vorschrift betroffen sind alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern.

Doch machen Sie aus den Vorgaben mehr als eine schnöde Pflichterfüllung, lassen Sie Ihr Unternehmen dadurch noch besser werden.

Beitrag zum Unternehmenserfolg

Durch die Einführung eines guten Hinweisgebersystems tragen Sie nämlich über schlichte rechtliche Verpflichtungen hinaus ganz sicher zum unternehmerischen Erfolg bei.

Der Aufruf, Fehlverhalten und damit mögliche Fehler in betrieblichen Abläufen zu melden, wird positiv betrachtet zum Auslöser, die unternehmerische Arbeit kontinuierlich zu verbessern. Aus Fehlern werden Chancen. Dies schafft eine offene Fehler- und Lernkultur. Es geht zwar auch darum, bewusste Verstöße von einzelnen Personen zu identifizieren, die dem Unternehmen schaden, und dies angemessen zu ahnden. Doch mindestens genauso wichtig sind Erkenntnisse, welche Schwachstellen in Systemen aufgetreten sind oder wo sich Lücken gezeigt haben.

Mit einem professionellen Hinweisgebesystem positionieren Sie Ihr Unternehmen als guten Arbeitgeber. Sie sorgen durch geeignete Präventionsmaßnahmen – wie die einfache Möglichkeit zur Meldung von Verstößen – für den Schutz aller Beschäftigten und dadurch auch für den Schutz des Unternehmens. Dies erzeugt ferner eine positive Außenwirkung, sofern Ihr Hinweisgebersystem etwa auf der Homepage prominent dargestellt wird, damit externe Personen wie z.B. Ihre Lieferanten darauf zugreifen können. In der Lieferkette präsentieren Sie sich so als Geschäftspartner, der sich um die Aufklärung von Fehlverhalten und die Optimierung von mangelbehafteten Systemen kümmert.

Natürlich ist es nicht die allererste Motivation für ein Hinweisgebersystem, dennoch hat ein Hinweisgebersystem als Teil der Compliance einen Abschreckungseffekt für potentielle Täter. Wenn Ihr Hinweisgebersystem für Außenstehende eindeutig erkennbar ist, so wie die Videoüberwachungsanlage auf dem Gelände mit hochwertigen Waren, dann sorgt das für eine hohe Hemmschwelle insbesondere bei möglichen “Angriffen von Außen”.

Was macht ein gutes Hinweisgebersystem aus?

Was ein Hinweisgebersystem leisten muss, ist zum einen bereits in der EU-Hinweisgeberrichtlinie definiert. Zum anderen ergeben sich aus den Erfahrungen von großen und internationalen Unternehmen, die solche Systeme schon länger im Einsatz haben, einige wichtige Best-Practice-Ansätze. In folgendem “7-Punkte-Plan” fassen wir die wichtigsten Faktoren für Ihre effektive Hinweisgeberlösung zusammen. Generell sollten Sie bei der Ausgestaltung des Hinweisgebersystems nicht nur formale sondern ebenso praktische Erwägungen im Blick haben. Und selbstverständlich spielen Kosten und Nutzen eine Rolle – betrachten Sie dabei sowohl die Kosten für technische Tools als auch den Personalaufwand. Ihre Lösung sollte in erster Linie einen möglichen Meldekanal für Hinweisgeber darstellen. Zudem sollte Ihnen Ihr System die Bearbeitung der Meldungen und die Dokumentation der Vorgänge ermöglichen (“Case-Management”). Die Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber sollte direkt aus dem System heraus erfolgen können und die jeweiligen Bearbeiter sollten leicht zu administrieren sein. Idealerweise lassen sich externe Rechtsanwälte an das System anbinden, sei es Ihr Vertrauensanwalt oder ein externer Berater, der für Sie die Bearbeitung der Fälle übernimmt.

“7-Punkte-Plan” für effiziente Hinweisgebersysteme:

Meldungen von Hinweisgebern müssen in jedem Fall vertraulich sein. Empfehlung aus der Praxis: Erlauben Sie es den Hinweisgebern, den ersten Kontakt sogar anonym vorzunehmen.
Alle Daten und Informationen müssen sehr gut gegen Zugriffe unberechtigter Personen gesichert sein. Dies betrifft eine klare Zugriffsbeschränkung intern und umfasst den Schutz gegen Cyber-Attacken.
Der Zugang zum Hinweisgebersystem sollte niederschwellig sein, d.h. Ihre Lösung sollte ein Angebot sein, das Hinweisgeber unkompliziert annehmen können. Geben Sie Hinweisgebern die Chance, einen beobachteten Verstoß jederzeit und an jedem Ort direkt in das System zu melden.

Ihr System sollte benutzerfreundlich sein. Dazu gehören gut strukturierte Fragen und Eingabefelder ebenso wie z.B. die Option mehrere Dokumente hochzuladen. Für nicht IT-affine Personen ist es eine enorme Erleichterung, wenn sie ihren Hinweis mündlich in das System geben können (telefonisch oder “speech-to-text”).
Überlegen Sie, welche Sprachen in Ihrem Unternehmen häufig verwendet werden. Um die tatsächliche Nutzung zu fördern, sollte Ihr Hinweisgebersystem auf mehreren Sprachen verfügbar sein.
Meldungen auf mögliche Verstöße können eigene Mitarbeiter und Externe abgeben. Ihr Hinweisgebersystem sollte beide Varianten entgegennehmen können, d.h. Ihr System sollte auch einen Zugang für Externe vorsehen.
Wichtig ist ferner die Steuerung der notwendigen Zugriffsberechtigungen. Sie benötigen eventuell unterschiedliche Berechtigungen für mehrere Nutzer. Im Hinweisgebersystem sollten die Rechte zum Lesen, Bearbeiten, Schließen, Löschen oder Auswerten einfach einzurichten sein.

Wenn Sie mehr Informationen zu den Anforderungen der EU-Richtlinie an Hinweisgebersysteme erfahren möchten, lesen Sie unseren Beitrag „Die neue EU-Whistleblower-Richtlinie: Ein praktischer Leitfaden für Unternehmer„.

Hinweisgebersystem: Pro und Contra “digital” oder “analog”

Die notwendigen Funktionen eines Hinweisgebersystems sind Ihnen nun bekannt. Jetzt stellen Sie sich vielleicht die Frage: Muss ich dafür eine aufwändige technische Software erwerben und installieren? Genügt nicht ein klassischer Beschwerdebriefkasten?

Meldungen können in verschiedenster Form abgegeben werden: Als Brief, per Fax und via Mail. Als Anruf bei einer Hotline oder im persönlichen Besuch beim vertraulichen Ansprechpartner. Eine Vielfalt an Möglichkeiten. Mit Blick auf die nachfolgenden Schritte, wenn die Meldung des Hinweisgebers eingegangen ist und die weitere Bearbeitung des Vorgangs ansteht, zeigen sich schnell die Nachteile “analoger” Lösungen. Briefe, ausgedruckte Mails und Fax sowie handgeschriebene Gesprächsmitschriften können zwar in einem Aktenordner sicher im feuerfesten Schrank verwahrt werden. Doch das ist nicht der aktuelle Stand von Wissenschaft und Technik in Zeiten von New Work und Home Office – und vor allem nicht in Bezug auf Sicherheit beziehungsweise Dokumentation.

Wir empfehlen Ihnen: Bieten Sie nicht „einfach alle“ Meldekanäle an. Das verwirrt mehr, als dass es für Klarheit sorgt. Der Aufwand, die Informationen zum definierten Bearbeiter der Hinweise zu übermitteln, und das Risiko, die Vertraulichkeit von weitergeleiteten Briefen und Mails im Unternehmen sicherzustellen, sind hoch. Setzen Sie auf wenige, ausgewählte und durchdachte Meldekanäle, z.B. ein digitales Hinweisgebersystem als Cloud-Lösung (“Software-as-a-Service”) und ergänzend einen externen Rechtsanwalt als persönlich ansprechbare Ombudsperson. Sie können es weder verhindern noch verbieten, dass ein Whistleblower den Hinweis mit der Post versendet. In diesem Fall müssen Sie durch unmissverständliche innerbetriebliche Abläufe sicherstellen, dass der Brief von der Poststelle auf direktem Weg an die richtige Stelle kommt. Dennoch ist selbst dieser mittlerweile statistisch gesehen seltener Fall, dass Hinweise per Brief übermittelt werden, besser gelöst, wenn das Schriftstück gescannt und in die digitale Akte Ihres Hinweisgebersystems übernommen wird.

Mehr zum “Für und Wider” der unterschiedlichen Ausgestaltungsmöglichkeiten der Meldekanäle finden Sie in unserem Beitrag „Auswahl eines Whistleblowingsystems“.

Entscheidung vor der Implementierung: Hinweisgebersystem intern oder extern betreiben?

Was nutzt das beste Produkt, wenn es keine geeignete Person gibt, die es bedient? Sollte der Bearbeiter der Meldungen besser im Unternehmen sein oder kann die Bearbeitung der Hinweise ein externer Dienstleister übernehmen? Es finden sich plausible Argumente sowie Vorteile für beide Varianten:

Für eine interne Lösung sprechen:

Geringer Aufwand – sofern ein geeigneter Mitarbeiter für die Verwaltung und Bearbeitung von Hinweisen vorhanden ist
Meldungen kommen “ohne Umwege” direkt ins Unternehmen
Interne Bearbeiter kennen die betrieblichen Abläufe und betroffene Personen
Besonderes Vertrauen der Mitarbeiter zu internen Kollegen

Die Vorteile einer externen Lösung sind:

Gesetzliche Verschwiegenheitsverpflichtung von Rechtsanwälten
In der Regel langjährig erfahrene Experten
Schnelle, valide Erstbewertung der Hinweise
Unabhängigkeit des Externen von Weisungen des Unternehmens
Vertrauen in externen Kontakt oftmals höher als zu “Kollegen”
Kein Aufbau und Vorhalten interner Ressourcen
In der Regel leichterer Zugang für externe Hinweisgeber

Vielleicht treffen Sie keine Entscheidung “Pro oder Contra”. Sie können diese Optionen auch gut als Team-Lösung kombinieren, um damit einen optimalen Mix zu erzeugen: d.h. externe Kompetenz in Sachen Compliance gepaart mit Kenntnis interner Abläufe. Dies trägt zusätzlich zur Wahrung des Mehr-Augen-Prinzips bei (“Check-and-Balance”).

Akzeptanz schaffen: Kommunikation zum Hinweisgebersystem

Hinweisgebersysteme werden nur dann gerne genutzt, wenn Hinweisgeber diese kennen und ihnen vertrauen. Ohne eine gute Vermarktung des Hinweisgebersystems, wird der Nutzen der Lösung deutlich geringer ausfallen.

Hinweisgebersystem und Abläufe der Bearbeitung transparent machen

Sorgen Sie für die internen und externen Nutzer des Hinweisgebersystems für maximale Transparenz. Es sollte keine Geheimnisse über die Art der Bearbeitung geben. Dabei sollten Sie jedoch die Vertraulichkeit der einzelnen Fälle hervorheben.

Beantworten Sie aus Sicht der Hinweisgeber die folgenden Fragen:

Wo finde ich das System?
Wer schaut sich die Hinweise an und bewertet diese?
Welche Fälle werden verfolgt? Welche werden nicht bearbeitet?
Wie erfolgt eine professionelle Aufklärung von Verdachtsfällen? Werden für Prüfungen entsprechende Spezialisten hinzugezogen?
Was passiert bei nachgewiesenem Fehlverhalten? Werden Personalbereich und Betriebsrat involviert?
Wird in regelmäßigen Abständen über die Anzahl von Meldungen und aufgeklärten Fällen berichtet?

Sie müssen nicht alle Fragen detailliert in einem Handbuch zum Hinweisgebersystem beantworten. An passender Stelle, z.B. auf der internen Kollaborationsplattform (Intranet), im Verhaltenskodex oder im Training zur Antikorruption, bewirken einige Erläuterungen ihren Zweck.

Eigene Mitarbeiter und Externe über das Hinweisgebersystem informieren

Belassen Sie es nicht dabei, nur die eigenen Mitarbeiter über das Hinweisgebersystem umfassend zu informieren. Wenn Sie die Hinweise von Ihren Kunden, Dienstleistern etc. ebenfalls entgegennehmen und systematisch bearbeiten möchten, dann sollten Sie dies klar ansprechen. Nachfolgend geben wir Ihnen Anregungen, wie Sie dies tun können.

Kommunikationskampagne zum Hinweisgebersystem

Wie sprechen Sie die potentiellen Hinweisgeber am besten an? Planen Sie die Informationen über das Hinweisgebersystem im Voraus, machen Sie ein Kampagne daraus. Nutzen Sie einfache Botschaften, um zukünftigen Whistleblowern zu vermitteln, dass Hinweise ausdrücklich gewünscht sind:

Wir wollen keine Verstöße!
Sie haben ein Fehlverhalten beobachtet?
Bitte melden Sie sich!
Festgestellte Verstöße werden geahndet!

Für die Kommunikation können und sollten Sie unterschiedliche Kanäle nutzen. Überlegen Sie sich, mit welchen Mitteln Sie Ihre Zielgruppen der Kommunikation, die eigenen Mitarbeiter und externe Kunden, Lieferanten etc., normalerweise erreichen und nehmen Sie das “Hinweisgeben” in diese Kanäle mit auf.

Eine nicht abschließende Auswahl (“Checkliste”) an Kommunikationsmedien:

Rede bei Betriebsversammlungen und Führungskräfteveranstaltungen
Podcast oder Video der Geschäftsleitung
Poster und Plakate als Aushänge (“Schwarzes Brett”)
Broschüre zu Compliance und zum Hinweisgebersystem
Mitarbeiter- und Kundenzeitschriften
Erklärvideos
Integration in Präsenz-Trainings und eLearnings
Klauseln in Arbeitsverträgen der Mitarbeiter und in Verträgen mit Geschäftspartnern
Intranet
Homepage(s) des Unternehmens

Das Intranet und die Homepage bieten sich besonders als Kommunikationskanal an, denn dort sind die Informationen zum Hinweisgebersystem dauerhaft zu finden. Machen Sie es den Nutzern einfach, mit wenigen Aktionen bei Ihrem Hinweisgebersystem zu landen (nicht mehr als 2 “Klicks”). Hilfreich ist es außerdem, bestimmte Schlüsselwörter wie “Compliance”, “Hinweise” und “Verstöße” in der Suchfunktion zu hinterlegen.

Negative Assoziationen zu “Whistleblowing” aufgreifen, positive Aspekte betonen

Nicht jeder verbindet mit dem Hinweisgeben oder Whistleblowing nur positive Dinge. Die Angst vor Denunzianten, die grundlos eine andere Person schlecht darstellen lassen wollen, ist hoch. Verbreitet ist leider immer noch die Ansicht, dass der Überbringer von schlechten Botschaften (fast) genauso schlimm ist wie der Täter selbst. Diesen negativen Assoziationen sollten Sie aktiv entgegentreten.Vermarkten Sie positiv, dass Sie wichtige Meldungen erhalten haben. Erzählen Sie vielleicht eine Erfolgsgeschichte, welche Veränderung von internen Prozessen eine Meldung bewirkt hat oder veröffentlichen Sie eine Statistik, wieviele Fälle mithilfe von Hinweisen aufgeklärt werden konnten. Sagen Sie “Danke” zu den Mitarbeitern, dass diese das Hinweisgebersystem nutzen. All das gehört zum “Tone from the top”.

Um eine falsche oder sogar missbräuchliche Nutzung des Hinweisgebersystems zu verhindern, können Sie dies in der Kommunikation zum Hinweisgebersystem thematisieren. Was gehört nicht in das Hinweisgebersystem, weil es dafür schon andere Kanäle gibt, z.B. Kundenbeschwerden an die Kunden-Hotline oder Vorwürfe der Diskriminierung an den dafür bereits benannten Antidiskriminierungsbeauftragten? Schwieriger zu transportieren ist die Botschaft, dass nur gutgläubige Hinweisgeber geschützt werden. Sie können dies subtil andeuten, indem Sie die Hinweisgeber um Informationen ausschließlich auf Basis von Fakten, Belegen und Zeugenaussagen bitten.

Bewusst falsche Verdächtigungen sind bei Hinweisgebersystemen übrigens eine sehr kleine Ausnahme (weniger als 5 % aller Meldungen). Je positiver und aktiver Sie Ihr Hinweisgebersystem und die Compliance-Kultur im Unternehmen kommunizieren, umso kleiner ist dann auch die Quote von bösartigen Fantasiegebilden.

Fazit: Zur erfolgreichen Implementierung gehört strategische Kommunikation

Praktische Funktionen des Hinweisgebersystems und ansprechende Kommunikation sind die Hebel zum Erfolg. Mehr zu diesem Thema lesen Sie auch in unserem Beitrag „Vor- und Nachteile eines Hinweisgebersystems“

Sie haben in diesem Artikel die wichtigsten Antworten auf die Frage erhalten, wie Sie Ihr Hinweisgebersystem ausgestalten sollten, damit Hinweisgeber dieses gerne nutzen und damit einen Beitrag zum Erfolg Ihre Unternehmens leisten können.

Sie haben erfahren, dass eine gute technische Lösung ohne offene und Vertrauen erweckende Ansprache an die Hinweisgeber nur die halbe Miete ist.

Sie sind auf dem richtigen Weg, wenn Sie
a) ein geeignetes Hinweisgebersystem auswählen,
b) eine zielgerichtete Kommunikation zum Whistleblowing planen,
c) das Hinweisgebersystem in die betrieblichen Abläufe integrieren und
d) das Hinweisgebersystem dauerhaft und aktiv betreiben.

Mehr dazu lesen Sie in unserem „Leitfaden zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen“.

Wenn wir Sie auf Ihrem Weg begleiten dürfen, kontaktieren Sie uns gerne.