Externe Meldestelle: Alles, was Unternehmer wissen müssen
Eine externe Meldestelle ist eine unabhängige Anlaufstelle außerhalb von Organisationen und Unternehmen. Sie ermöglicht es hinweisgebenden Personen, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder sonstige relevante Missstände zu melden, ohne interne Strukturen nutzen zu müssen. Externe Meldestellen sind ein zentraler Bestandteil des Hinweisgeberschutzgesetzes und ergänzen unternehmensinterne Meldesysteme um einen staatlich organisierten, neutralen Meldeweg.
Welche Funktion hat die externe Meldestelle des Bundes?
Im Zuge des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) wurde eine zentrale externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz geschaffen: die Externe Meldestelle des Bundes. Sie ist primär zuständig, sofern die Angelegenheiten nicht in den Aufgabenbereich der Meldestellen beim Bundeskartellamt oder der BaFin fallen. Zusätzlich können die Bundesländer eigene externe Meldestellen für Meldungen einrichten, die ihre Landes- oder Kommunalverwaltungen betreffen.
Die externe Meldestelle des Bundes ist organisatorisch vom übrigen Zuständigkeitsbereich des Bundesamts für Justiz getrennt. Sie ist dazu verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität von hinweisgebenden Personen sowie der in der Meldung genannten Personen zu wahren.
Zu ihren Kernaufgaben gehört die rechtliche Einordnung eingehender Meldungen, die Bewertung ihrer Stichhaltigkeit sowie die Entscheidung über geeignete Folgemaßnahmen. Dazu zählt insbesondere die Weiterleitung an zuständige Behörden oder die Anforderung weiterer Informationen, sofern dies zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist.
Darüber hinaus erfüllt die Externe Meldestelle eine Orientierungs- und Informationsfunktion. Sie stellt Informationen zu Meldewegen, Schutzmechanismen und möglichen Konsequenzen einer Meldung bereit und trägt damit zur rechtssicheren Nutzung des Hinweisgebersystems bei.
Externe Meldestellen als Teil moderner Compliance-Governance
Externe Meldestellen sind kein Ersatz für interne Compliance-Strukturen, sondern ergänzen die internen Meldekanäle und sind damit Teil eines mehrstufigen Governance-Systems. Für Unternehmen bedeutet dies, Hinweisgebersysteme nicht isoliert zu betrachten, sondern in bestehende Risk-, Compliance- und Kontrollprozesse einzubetten. Ein klar definierter Umgang mit internen und externen Meldungen trägt dazu bei, rechtliche Risiken zu reduzieren und Vertrauen in die internen Strukturen zu stärken.
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Ablauf externe Meldestelle: Wie läuft eine Meldung ab?
Meldungen können elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der externen Meldestelle des Bundes abgegeben werden. Die Meldestelle bestätigt den Eingang der Meldung nach spätestens sieben Tagen.
Falls die Meldestelle nicht zuständig ist oder dem gemeldeten Verstoß nicht zeitnah nachgehen kann, wird die Meldung unter Wahrung der Vertraulichkeit an die für die Verfolgung zuständige Stelle weitergeleitet. Wenn sie zuständig ist, prüft sie zunächst, ob der gemeldete Verstoß unter das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) fällt und ob keine Ausnahmen dieses Gesetzes Anwendung finden. Ist dies der Fall, untersucht sie die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift entsprechende Maßnahmen.
Für Unternehmen ist dieser Ablauf insbesondere deshalb relevant, weil externe Meldungen außerhalb des eigenen Einflussbereichs geprüft werden und sich daraus behördliche Nachfragen, Prüfungen oder Maßnahmen ergeben können.
Welche Vorteile bietet eine externe Meldestelle?
Das Bundesamt für Justiz weist darauf hin, dass eine interne Meldung in Betracht gezogen werden sollte, wenn auf diesem Weg wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu erwarten sind. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, stellt die externe Meldestelle eine sichere und vertrauliche Alternative dar.
Ein wesentlicher Vorteil externer Meldestellen liegt in ihrer institutionellen Unabhängigkeit. Hinweisgebende Personen können sich an eine staatliche Stelle wenden, ohne interne Interessenkonflikte oder mangelnde Neutralität befürchten zu müssen.
Gut zu wissen: Die Frankfurter Allgemeine Zeitung berichtete, dass im Zeitraum zwischen Juli 2023 und April 2024 durchschnittlich rund 90 Meldungen pro Monat bei der externen Meldestelle eingingen. Diese Zahl verdeutlicht die praktische Relevanz externer Meldewege neben internen Systemen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen nicht zur Entgegennahme anonymer Meldungen über interne Kanäle. Es sieht jedoch vor, dass auch anonym eingehende Hinweise bearbeitet werden sollen. Entscheidet sich ein Unternehmen gegen anonyme interne Meldungen, bleibt die externe Meldestelle für Hinweisgebende, die anonym bleiben möchten, ein relevanter Ausweichkanal.
Welche Risiken entstehen für Unternehmen durch externe Meldungen?
Externe Meldungen sind für Unternehmen mit besonderen Risiken verbunden, da sie außerhalb der eigenen Kontroll- und Steuerungsmechanismen erfolgen. Anders als bei internen Meldungen hat das Unternehmen keinen Einfluss auf die erste Bewertung oder Priorisierung des Sachverhalts.
Zu den relevanten Risiken zählen insbesondere:
- Verlust der Verfahrenshoheit über die Erstprüfung des Hinweises
- Erhöhte regulatorische Aufmerksamkeit, etwa durch Behördenanfragen oder Prüfungen
- Zeitverzug, da Rückfragen und Informationsanforderungen über externe Stellen erfolgen
- Reputationsrisiken, insbesondere bei öffentlich relevanten Sachverhalten
Aus unternehmerischer Sicht unterstreicht dies die Bedeutung funktionierender interner Meldeprozesse (besonders auch anonymer Meldungen), um Hinweise frühzeitig aufzugreifen und externe Eskalationen zu vermeiden.
Interne oder externe Meldestelle: Wo liegen die Unterschiede?
Interne Meldestellen sind unternehmensinterne Systeme, über die Mitarbeitende Hinweise vertraulich oder anonym abgeben können. Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind seit dem 17. Dezember 2023 verpflichtet, entsprechende interne Meldekanäle einzurichten.
Bei internen Meldungen erfolgen Entgegennahme, Prüfung und Folgemaßnahmen innerhalb der Organisation. Dies ermöglicht eine frühzeitige Aufklärung und die interne Behebung von Verstößen. Die Verantwortung liegt dabei entweder bei intern benannten, fachkundigen Personen oder bei externen Ombudspersonen.
Bei einer externen Meldung erfolgt der gesamte Prozess – von der Entgegennahme bis zur Bewertung – außerhalb des Unternehmens. Die externe Meldestelle kann zur Sachverhaltsaufklärung Auskünfte von betroffenen Personen, Arbeitgebern, Dritten oder Behörden verlangen, soweit dies erforderlich ist.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass externe Meldungen regelmäßig mit höherer regulatorischer Sichtbarkeit und potenziell größerer Außenwirkung verbunden sind als interne Hinweise. Nachfolgend haben wir Ihnen noch einmal die wichtigsten Unterschiede dargestellt:
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Kriterium |
Interne Meldestelle |
Externe Meldestelle |
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Definition |
Ein System innerhalb einer Organisation, das es Mitarbeitenden ermöglicht, Missstände vertraulich oder anonym zu melden. |
Eine von der Organisation unabhängige Einrichtung, die Meldungen über Missstände entgegennimmt und bearbeitet. |
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Gesetzliche Verpflichtung |
Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind seit dem 17. Dezember 2023 durch das HinSchG zur Einrichtung solcher interner Meldekanäle verpflichtet. |
Dient als Alternative oder Ergänzung zu internen Meldestellen. |
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Ablauf der Meldung |
Der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung erfolgt intern: Aufnahme der Meldungen, Durchführung interner Untersuchungen, Ergreifen angemessener Maßnahmen. |
Der gesamte Ablauf des Meldungseingangs und der Meldungsbearbeitung erfolgt bei der externen Meldestelle: Untersuchungen und Maßnahmen werden extern durchgeführt. |
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Zuständigkeit für Meldungen |
Entweder wird eine interne Person bestimmt, die über entsprechende Fachkunde verfügen muss, oder es wird eine externe Ombudsperson eingesetzt. |
Die externe Meldestelle ist zuständig und kann zur Aufklärung Auskünfte von den betroffenen Personen, dem Arbeitgeber, Dritten sowie Behörden verlangen. |
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Ziel |
Schutz der Integrität der Organisation und ihrer Mitarbeitenden durch interne Maßnahmen. |
Unabhängige Überprüfung der Meldung und gegebenenfalls Einleitung externer Maßnahmen zur Problembehebung. |
Hinweisgeberschutzgesetz: Welche Anforderungen gelten für externe Meldestellen?
Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt vor, dass externe Meldestellen ihre Aufgaben fachlich unabhängig und strikt getrennt von internen Meldestellen wahrnehmen. Die mit der Bearbeitung von Meldungen betrauten Personen müssen regelmäßig geschult werden und dürfen keine Tätigkeiten ausüben, die zu Interessenkonflikten führen könnten.
Externe Meldestellen sind verpflichtet, jährlich anonymisierte Tätigkeitsberichte zu veröffentlichen. Die Identität hinweisgebender Personen sowie der in Meldungen genannten Personen bleibt dabei geschützt.
Welche Rolle spielen Prozesse und Software im Unternehmen?
Auch wenn externe Meldestellen staatlich organisiert sind, tragen Unternehmen die Verantwortung für klare interne Prozesse im Umgang mit Hinweisen. Dazu zählt insbesondere die Fähigkeit, interne Meldungen strukturiert zu erfassen, Fristen einzuhalten und Folgemaßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren. Ergänzend dazu müssen vergleichbare Vorbereitung getroffen werden, wenn Hinweise über die externe Meldestelle an das Unternemen zur Stellungnahme weitergeleitet werden.
Digitale Hinweisgebersysteme wie LegalTegrity unterstützen Unternehmen dabei, diese Anforderungen umzusetzen. Sie schaffen transparente Workflows, rollenbasierte Zugriffe und revisionssichere Dokumentation. Aus unternehmerischer Sicht reduzieren solche Systeme das Risiko, dass Hinweisgebende aus Mangel an Vertrauen oder Struktur direkt den externen Meldeweg wählen.
Umsetzung im Unternehmen: Warum ist die Information von Mitarbeitenden entscheidend?
Unternehmen sind verpflichtet, ihre Mitarbeitenden über interne und externe Meldemöglichkeiten zu informieren. Darüber hinaus besteht ein erhebliches Eigeninteresse daran, interne Meldekanäle verständlich, zugänglich und vertrauenswürdig auszugestalten.
Regelmäßige Informationen fördern das Bewusstsein für Meldewege, Schutzmechanismen und Zuständigkeiten. Sie tragen dazu bei, Hinweise frühzeitig intern zu adressieren und regulatorische Risiken durch externe Eskalation zu minimieren.
Externe Meldestelle: An wen kann ich mich konkret wenden?
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Belgien |
The Federal Ombudsman |
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Bulgarien |
Bulgarian Commission for Personal Data Protection (CPDP) |
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Dänemark |
Den Nationale Whistleblowerordning |
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Deutschland |
Bundesamt für Justiz |
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Estland |
Noch keinen Meldekanal eingerichtet |
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Finland |
Office of the Chancellor of Justice |
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Frankreich |
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Griechenland |
National Transparency Authority |
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Irland |
Office of the Protected Disclosures Commissioner |
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Italien |
ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione |
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Kroatien |
Ombudswoman of Croatia |
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Lettland |
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Litauen |
Lietuvos Respublikos generalinė |
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Luxemburg |
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Niederlande |
Huis voor Klokkenluiders |
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Österreich |
Externe Meldestelle des Landes Wien für EU-Rechtsverstöße |
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Polen |
Noch kein Meldekanal eingerichtet |
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Portugal |
Prosecutor General |
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Rumänien |
Agenția Națională de Integritate (A.N.I.) |
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Schweden |
• Swedish Economic Crime Authority |
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Slowakei |
ÚPSVaR |
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Slowenien |
Ministerstvo spravedlnosti |
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Spanien |
Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. |
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Tschechische Republik |
Ministerstvo spravedlnosti |
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Ungarn |
The Office of the Commissioner for Fundamental Rights |
