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Stellungnahme des BAFA zum Beschwerdeverfahren nach LkSG
Das „Gesetz zu unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“ (oder auch Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz „LkSG“) ist am 1. Januar 2023 für Unternehmen mit mehr als 3.000 in Deutschland in Kraft getreten. Dieses Gesetz verpflichtet die Unternehmen, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen, um die Verletzung von Menschenrechten und den Eintritt von Umweltgefahren zu vermeiden oder abzustellen. Zur Konkretisierung der Pflichten aus dem Gesetz hat das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle („BAFA“) mehrere Papiere herausgegeben: u.a. veröffentlichte es im November 2022 eine Handreichung zum Beschwerdeverfahren gem. 8 und 9 LkSG.
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Das BAFA setzt das Lieferkettengesetz um und kontrolliert, ob die betroffenen Unternehmen die gesetzlichen Sorgfaltspflichten angemessen erfüllen.
Zu den konkreten Aufgaben gehören dabei:
- zu überprüfen, ob Unternehmen ihrer Berichtspflicht nachkommen
- Kontrollen durchzuführen
- Verstöße festzustellen, zu beseitigen und zu verhindern
- Zwangs- und Bußgeldern zu verhängen
Um die Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Sorgfaltspflichten zu unterstützen, entwickelt und veröffentlicht das BAFA Handreichungen.
Die wichtigsten Inhalte und Empfehlungen des Leitfadens zum Beschwerdeverfahren haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst.
Nur wenn der Mechanismus des Beschwerdeverfahrens entlang der gesamten Lieferkette funktioniert, können Unternehmen sicher sein, dass keine Verletzung der festgelegten zwölf Menschenrechte bzw. acht Umweltrisiken geschieht, eine schon erfolgte Verletzung ohne Abhilfemaßnahmen bleibt oder eine hinreichende Wahrscheinlichkeit für eine solche Verletzung ausgeschlossen wird.
Implementierung Beschwerdeverfahren: Sorgfaltspflicht nach dem Lieferkettengesetz
Nach § 8 und 9 des LkSG müssen Unternehmen ein Beschwerdeverfahren einrichten, welches die vertrauliche Meldung von Menschenrechts- und Umweltverletzungen ermöglicht, die im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit eines Unternehmens sowie dessen direkten und indirekten Lieferanten entstehen können.
Laut BAFA sollen Unternehmen ein Frühwarnsystem schaffen, das im Idealfall Schäden für Mensch und Umwelt verhindert. Betroffene Personen sollen die Möglichkeit haben, Abhilfe zu schaffen, wenn ein Verstoß erfolgt ist oder dessen Eintritt droht. Was passiert, wenn eine Gefahr einer Verletzung von Menschenrechten oder einer Umweltgefährdung noch nicht eingetreten ist? In diesem Fall sind Unternehmen nach § 6 LkSG verpflichtet, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um sofortige Verstöße zu verhindern. Werden die gemeldeten Verstöße bestätigt, sind Unternehmen gem. § 7 LkSG zur Beendigung oder Minimierung von Verstößen durch Abhilfemaßnahmen verpflichtet.
Zugänglichkeit des Beschwerdeverfahrens
Das Beschwerdeverfahren muss sowohl für interne als auch für externe Beschwerdeführende zugänglich sein. Wichtigste Adressaten sind Personen im Unternehmen oder seiner Lieferkette, die potenziell von Menschenrechts- oder Umweltverletzungen betroffen sind. Sie sind in den Risikoanalysen zu identifizieren, die Unternehmen gemäß § 6 Abs. 5 des Gesetzes regelmäßig durchführen müssen. Dies können beispielsweise Mitarbeitende von direkten oder indirekten Lieferanten sein, oder Anwohner der Standorte. Auch Menschen, die nicht direkt betroffen sind, aber von den Menschenrechtsverletzungen oder Umweltgefährdung Kenntnis erlangen, müssen Zugang zu diesen Meldekanälen haben.
Gemäß dem Leitfaden sollten potenzielle Zugangsbarrieren im Voraus identifiziert und bei der Gestaltung des Verfahrens berücksichtigt werden. Damit sollen Unternehmen sicherstellen, dass die Zielgruppen das Beschwerdeverfahren kennen und nutzen können. Um individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen, sollten die Zielgruppen bzw. deren Vertreter bereits in der Konzeptionsphase des Verfahrens konsultiert werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Zugangsbarrieren je nach betroffener Gruppe unterschiedlich sein können und bei vulnerablen Gruppen wie beispielsweise Analphabeten oder besonders Kindern hoch sein können. Daher kann es erforderlich sein, verschiedene Kanäle für die Einreichung einer Beschwerde zu schaffen, z. B. online, telefonisch oder über lokale Kontakte.
Um für die Unternehmen mehr Klarheit zu schaffen, bietet das Dokument einige Beispiele für Maßnahmen, die erforderlich sein könnten, um bestimmte Zugangsbarrieren zu reduzieren: Bei Sprachbarrieren sollen die Informationen in die jeweiligen Landessprachen übersetzt werden. Ist ein Verfahren mit Kosten verbunden, sollten kostenfreie Alternativen angeboten werden. Wenn Personen mit eingeschränkter Lese- und Schreibfähigkeit betroffen sind, könnten Informationen in Form von illustrierten Plakaten vor Ort angebracht werden. Zur Steigerung des Vertrauens in das Verfahren, können Maßnahmen zur Wahrung der Anonymität ergriffen oder direkte Ansprechpartner bereitgestellt werden.
Unternehmen müssen Zugangsmöglichkeiten schaffen, die nach Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit und den damit verbundenen Risiken angemessen sind. Je mehr menschenrechts- und umweltbezogene Risiken ein Unternehmen in seiner Risikoanalyse identifiziert hat, desto größer ist der angemessene Aufwand, um die Barrierefreiheit für Betroffene sicherzustellen. Die individuelle Umsetzung liegt immer im Ermessen des Unternehmens.
Weitere Voraussetzungen für das Beschwerdeverfahren
Gemäß § 8 Abs. 2 LkSG müssen sich Unternehmen eine Verfahrensordnung für das Beschwerdemanagement in Textform geben und öffentlich zugänglich machen. Das BAFA führt in der Handreichung zu den Inhalten der Richtlinie der Unternehmen insbesondere auf, dass sie Angaben zu
- den Beschwerdearten,
- der Zugänglichkeit
- dem Ablauf des Beschwerdeverfahrens
- den Möglichkeiten der gütlichen Streitbeilegung,
- den zuständigen Ansprechpartnern und
- den Schutzmaßnahmen zur Vermeidung nachteiliger Folgen enthalten soll.
Auch bei der Gestaltung und Kommunikation der Verfahrensordnung sind die Anforderungen der Zielgruppen des Verfahrens zu berücksichtigen. Die Informationen sollten klar und prägnant, in den relevanten Sprachen aufbereitet, leicht auffindbar und zugänglich sein.
Anschließend müssen die Unternehmen die internen Voraussetzungen schaffen, dass die Personen, die für die Durchführung des Beschwerdeverfahrens verantwortlich sind, unparteiisch agieren können. Diese Personen müssen unabhängig, an keine Weisungen gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet sein. Darüber hinaus sollten die verantwortlichen Personen angemessen geschult sein und eine ausreichende Zeit haben, um die gemeldeten Probleme zu beurteilen.
Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Der BAFA-Leitfaden enthält auch Vorgaben zum Ablauf des Beschwerdeverfahrens.
- Wenn Beschwerden eingehen, sollten die Beschwerdeführenden über den Eingang der Beschwerde sowie die Schritte, den zeitlichen Ablauf des Verfahrens und ihre Rechte in Bezug auf den Schutz vor nachteiligen Maßnahmen oder Bestrafung informiert werden.
- Anschließend ist zu prüfen, ob die Beschwerde in den Anwendungsbereich des Verfahrens fällt.
- Wenn eine Beschwerde abgelehnt wird, sollten die Gründe dafür der beschwerdeführenden Person mitgeteilt werden.
- Wenn die Beschwerde in den Anwendungsbereich fällt, sollte die Kontaktperson die Angelegenheit mit dem Beschwerdeführer besprechen, um den Sachverhalt besser zu verstehen. Auf dieser Grundlage soll ein Abhilfevorschlag entwickelt und ggf. Vereinbarungen über Wiedergutmachung getroffen werden.
- Im nächsten Schritt sollen die Maßnahmen umgesetzt werden.
- Die Wirksamkeit des Verfahrens sollte jährlich und bei Bedarf überprüft und erforderlichenfalls angepasst werden.
Schutz der Beschwerdeführer
Damit das Beschwerdeverfahren von Betroffenen genutzt wird, muss die Vertraulichkeit ihrer Identität sowie der Schutz vor Rückwirkungen gewährleistet sein. Daher sollten Unternehmen Vorkehrungen treffen, um die Identität der Beschwerdeführer vertraulich zu behandeln und personenbezogene Daten zu schützen. Das BAFA empfiehlt, ein anonymes Verfahren zu nutzen.
Darüber hinaus müssen Unternehmen durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass Beschwerdeführer wegen ihrer Beschwerden nicht benachteiligt oder bestraft werden.
Unternehmen können beispielsweise in der Verfahrensordnung konkrete Konsequenzen ausführen, mit denen Mitarbeiter oder Lieferanten rechnen müssen, wenn Beschwerdeführern aufgrund einer Beschwerde Repressalien drohen.
Fazit zur Handreichung des BAFA zum Beschwerdeverfahren
Die Handreichung der BAFA zum Beschwerdeverfahren enthält wichtige Hinweise zu den Voraussetzungen und zur Ausgestaltung des vom LkSG vorgeschriebenen Beschwerdeverfahrens. Insbesondere die Vorgaben zur Bearbeitung von Beschwerden und der Stellung der intern Verantwortlichen sind weitestgehend kongruent mit denen des Hinweisgeberschutzgesetzes. Damit können Unternehmen hier Verantwortlichkeiten bündeln und an einer Stelle des Unternehmens das Know-How aufbauen. Für Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2023 durch das Lieferkettengesetz verpflichtet worden sind, kommen die Vorgaben und Empfehlungen zu spät. Die geforderte Anhörung betroffener Personenkreise in der Lieferkette zur Aufnahme derer konkreten Anforderungen in die Ausgestaltung des Verfahrens ist vor Inkrafttreten der Pflichten unrealistisch.
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