FAQ
Das Hinweisgeber-System
LegalTegrity ist das sichere, digitale Hinweisgeber-System für vertrauliches Melden von Gesetzesverstößen, passgenau ausgerichtet auf die Bedürfnisse und Anforderungen mittelständischer Unternehmen.
LegalTegrity ermöglicht es Ihnen, Vorfälle vertraulich oder anonym online oder per Telefon zu melden. LegalTegrity ist unabhängig von der IT Ihres Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer der Hinweisgeber ist. Die Daten befinden sich gesichert in der Cloud der Deutschen Telekom. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind, haben Zugang zu den Informationen. Niemand sonst – nicht einmal LegalTegrity.
Das kommt darauf an: Wenn Ihr Unternehmen > 50 Mitarbeiter hat oder mehr als EUR 10 Mio. Umsatz im Jahr erwirtschaftet oder unter §2 des Geldwäschegesetzes fällt, müssen Sie Ihren Mitarbeitern ein Hinweisgeber-System zum anonymen Melden von Gesetzesverstößen im Unternehmen anbieten. Durch die neue EU-Regelung, die seit Ende 2021 verpflichtend ist, darf Ihr Mitarbeiter bei fehlendem Hinweisgeber-System direkt an die Öffentlichkeit gehen. Wenn Ihnen Werte wie Transparenz und Integrität in Ihrem Unternehmen am Herzen liegen, bietet Ihnen LegalTegrity ein verlässliches und einfaches System, Integrität zu fördern und Skandale zu vermeiden.
Ja, gerne. Um einen ersten Eindruck der Software zu erhalten, können Sie unser Demo-Video anfordern. Darin lernen Sie LegalTegrity in nur 5 Minuten kennen. Füllen Sie dafür das Formular auf folgender Seite aus und wir senden Ihnen das Video per E-Mail zu: Demo-Video anfordern
Für Fragen und eine persönliche Vorstellung der Software können Sie sich gern direkt einen Demo-Termin mit unseren Compliance-Experten buchen. Füllen Sie dafür einfach das Kontaktformular aus, wir schicken Ihnen einen Kalender-Link zu und Sie suchen sich einen Termin aus.
Mit LegalTegrity können vertraulich und anonym Gesetzesverstöße gemeldet werden. Hinweisgeber können sich bspw. über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und ihren Hinweis anhand von vorgegebenen Fragen oder Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden. Vor Absenden des Hinweises können Hinweisgeber entscheiden, ob sie ihre Kontaktdaten angeben oder lieber anonym bleiben möchten. Die Plattform funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Hinweisgeber erhalten vor dem Absenden eines Hinweises eine PIN, mit der sie sich später wieder in das Schließfach einloggen können. Unternehmen haben so die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen. Das Schließfach ist für den Hinweisgeber nur mit der PIN zugänglich und ist daher gut aufzubewahren.
Unternehmen können individuell festlegen, zu welchen Themen über Gesetzesverstöße hinaus Hinweise gegeben werden können. Unsere Erfahrung ist, dass Mitarbeiter ein sehr gutes (Un)Rechtsempfinden haben. Verhaltensweisen, die einem Unternehmen direkt oder indirekt, kurz-, mittel- oder langfristig schaden, sollten auf jeden Fall gemeldet werden.
Whistleblowing ist der Hinweis auf einen Missstand oder Fehlverhalten im Unternehmen mit der Absicht, Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Whistleblowing kann vertraulich und anonym erfolgen. Um mögliche negative Konsequenzen für den Hinweisgeber zu vermeiden, sollte dazu ein Weg genutzt werden, der die Sicherheit des Hinweisgebers vollumfänglich gewährleistet. Dies ist nur bei digitalen Plattformen in der Cloud in Deutschland der Fall.
Funktionalitäten
LegalTegrity ist in mehr als 40 Sprachen verfügbar. Bei Bedarf können wir jederzeit kurzfristig weitere Sprachen aufnehmen.
In unserem Professional-Abo sind 2 Sprachen enthalten. Weitere Sprachen können gerne dazu gebucht werden – zu 29€/Monat je Sprache.
Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei kleinen Unternehmen ist es häufig der Inhaber oder Geschäftsführer. Bei größeren Unternehmen der CEO, COO, CFO oder Leiter Recht / Personal. Viele unserer Kunden delegieren diese Rolle auch ganz oder zusätzlich an ihren Anwalt, Ombudsmann oder Steuerberater. Somit ist gewährleistet, dass auch in Zeiten der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle termingerecht bearbeitet werden.
Wir empfehlen auch bei Unternehmen <50 Mitarbeiter zwei Systemadministratoren, optimalerweise ein Externer wie Anwalt, Ombudsmann oder Steuerberater. Somit ist gewährleistet, dass auch in Zeiten der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle termingerecht bearbeitet werden. Bei größeren Unternehmen empfehlen wir auch mehr Systemadministratoren. Diese können mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sein.
Im Essential-Paket sind 2 Zugänge enthalten, weitere Zugänge können gerne dazugebucht werden.
Ja, wenn Sie LegalTegrity über Ihren Anwalt buchen, ist dieser automatisch in den Voreinstellungen als Systemadministrator hinterlegt. Sie können diese Einstellung jedoch manuell ändern und darüber hinaus weitere Systemadministratoren hinterlegen. Wenn Sie LegalTegrity auf unserer Webseite direkt gebucht haben, nennen Sie uns optional einfach Ihren Anwaltspartner und wir stellen sicher, dass er/sie direkt in Ihr neues Hinweisgeber-System eingebunden wird.
Ja. Mit der Buchung von LegalTegrity über Ihre Kanzlei sind Sie automatisch in den Voreinstellungen als Systemadministator hinterlegt. Sie werden über neu eingehende Fälle informiert und können über das Case-Management-System die Fallbearbeitung steuern.
Wir freuen uns über Ihr Interesse. Für Vertriebspartner bietet LegalTegrity eine Whitelabel-Lösung an (https://legaltegrity.com/partner/). Gerne zeigen wir Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten.
Ja, zur Verwaltung und Bearbeitung von Fällen gibt es ein einfaches, benutzerfreundliches Case-Management-System.
Abrechnung
Unser Preissystem ist ganz einfach: Für Unternehmen <50 Mitarbeitenden kostet LegalTegrity 588€ p.a. Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden kostet die Lizenz 1.188€, ab 250 Mitarbeitenden 1.990€ p.a. Ab 2.990€ p.a. startet unsere Lizenz für Enterprises mit über 1.000 Mitarbeitenden.
Der Vertrag wird für 12 Monate geschlossen. Ihr Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern Sie ihn nicht einen Monat vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres kündigen. Es ist uns wichtig, dass Sie mit uns zufrieden sind – daher bieten wir Ihnen in den ersten 3 Monaten eine Money-Back-Garantie.
Sicherheit
Ihre Daten sind bei uns sicher! Höchste Sicherheit für Ihre Daten ist für uns selbstverständlich und eine unerlässliche Voraussetzung für ein erfolgreiches Hinweisgeber-System. LegalTegrity ist DSGVO-konform und die Zertifizierung durch TÜV und DIN ISO 27001 befinden sich in der Umsetzung. Das System wird in der Cloud der Deutschen Telekom gehostet. Informationen zu den Fällen können ausschließlich von den Systemberechtigten des Unternehmens gesehen und bearbeitet werden. Hinweisgeber können über eine individuelle PIN die Daten zu ihrem Hinweis und die Antworten des Unternehmens sehen. Darüber hinaus hat niemand Zugang zu den Informationen.
Hinweise können nur von den Systemberechtigten gesehen werden. Wer systemberechtigt ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch von der Unternehmensgröße ab: In der Regel ist es die Geschäftsführung, der Leiter Recht, der Compliance-Beauftragte oder ein externer Berater des Vertrauens (Rechtanwalt, Ombudsmann, Steuerberater, Complianceberater). Wir als Plattformbetreiber haben keinen Zugang zu den Informationen.
Implementierung / Prozess
LegalTegrity ist sofort nach der Buchung einsatzbereit. Da viele unserer Kunden keine eigene IT-Abteilung haben, haben wir den Prozess für Sie ganz einfach gehalten: Sie erhalten von uns einen Link zum Hinweisgeber-System für Ihr Intranet oder Ihre Webseite. Dieser kann von einem Whistleblower ohne Schulung einfach genutzt werden. Über den gleichen Link gelangen Ihre Systemberechtigten zum Case-Management-System.
Nein, Sie brauchen keine Software zur Nutzung von LegalTegrity installieren. Es handelt es sich um ein einfaches Plug-and-Play-System, die von jedem Browser zugänglich ist und keiner Installation bedarf.
Das Unternehmen muss nach spätestens einer Woche eine Eingangsbestätigung im Schließfach hinterlegt haben. Eventuell gibt es Rückfragen an Sie, um den Fall besser untersuchen zu können. Nach spätestens 3 Monaten muss das Unternehmen Ihnen per Nachricht im Schließfach mitteilen, wie mit Ihrem Hinweis verfahren wurde. Bitte bewahren Sie daher unbedingt die PIN auf, um sich wieder einloggen zu können. Wenn Ihnen nach Ablauf der 3 Monate kein Ergebnis mitgeteilt wurde, dürften Sie sich mit dem Missstand an die Öffentlichkeit wenden. Ihr Schutz als Whistleblower ist gewährleistet, solange Sie Ihre Meldung nicht innerhalb dieser Fristen an die Öffentlichkeit geben.
Service
Ja, es gibt Schulungsunterlagen und sie sind selbstverständlich im Preis enthalten. LegalTegrity ist sehr einfach, intuitiv und benutzerfreundlich. Manchmal tauchen trotzdem Fragen auf. Mit der Buchung erhalten Sie den Dashboard-Zugang für Ihr Case Management System und ein Tutorial, in dem alle Nutzungsmöglichkeiten noch einmal einfach und verständlich dargestellt werden. In einem Test-Umfeld können Sie alle Schritte ausprobieren.
Für Ihre Mitarbeiter haben wir ein Tutorial erstellt, in dem die Nutzung von LegalTegrity erklärt wird und alle wichtigen Fragen beantwortet werden.
Ja, klar. Manche unserer Kunden buchen LegalTegrity und „verstecken“ den Link in einer „Unter-unter-Seite“ des Intranets. Damit sind bereits die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt. Wir empfehlen unseren Kunden jedoch ihre Mitarbeiter über die Einführung von LegalTegrity zu informieren. So können Sie zur Erhöhung von Transparenz und Integrität im Unternehmen beisteuern. Dafür haben wir für Sie als besonderen Service verschiedene Muster zusammengestellt, die sich in der Gruppe der Hinweisberechtigten, der Art der Aufforderung zu Hinweisen und der im Unternehmen dazu geltenden Spielregeln unterscheiden. Wenn Sie darüber hinaus eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen suchen, sprechen Sie uns gerne an.
LegalTegrity bietet Ihnen verschiedene Premium-Services an: Zusätzliche Sprachen oder Nutzer, Schulungen und unser Info-Poster für Beschäftigte. Wenn Sie an Standorten in mehreren europäischen Ländern tätig sind, empfehlen wir Ihnen die Buchung mehrerer Länderregelungen, da sich diese von Land zu Land unterscheiden.
Ihr Hinweisgebersystem entfaltet erst dann sein volles Potenzial, wenn Sie es richtig kommunizieren. Mit unserem – von Legal Designern durch wissenschaftliche Feldstudien entwickelten – Info-Poster für Beschäftigte erhalten Sie Ihre neutrale Vorlage zur internen Unternehmenskommunikation. Das Info-Poster kostet 299 € und ist auf mehreren Sprachen erhältlich. Weitere Informationen finden Sie hier.
Ja, denn wir möchten zufriedene Kunden. Aus diesem Grund haben wir alle Prozesse benutzerfreundlich und einfach gestaltet und alle Fragen für Sie in einem FAQ zusammengestellt. Manchmal tauchen neue Fragen auf. Unser Kundenservice wird Ihnen dann gerne weiterhelfen.
