Warum Thomann sein Rechts- und Pflichtenmanagement neu gedacht hat
Mehr Produkte, mehr Märkte, mehr Regulierung: Bei Thomann wurde deutlich, dass die bisherigen Lösungen irgendwann nicht mehr mitwachsen konnten. Wie daraus ein neuer Ansatz für das Rechts- und Pflichtenmanagement – bis hin zu einem KI-gestützten Rechtskataster – entstand, berichtet Kevin Rodler im Gespräch.
„Die Qualität des KI-Rechtkatasters steigt, je besser ein Unternehmen der KI seine Strukturen und Zusammenhänge erklärt und dadurch einen belastbaren Kontext erschafft.“
Einblicke aus der Compliance-Praxis bei Thomann
Kevin Rodler ist Chief Compliance Officer bei der Thomann GmbH, dem international tätigen Musikhaus mit eigenem E‑Commerce-Geschäft und umfangreichem Eigenmarkenportfolio. Seit vielen Jahren begleitet er den Ausbau von Product Compliance, ESG- und Lieferketten-Themen im Unternehmen. In diesem Praxisbericht teilt er sehr offen, wie Thomann von fragmentierten Excel-Listen und Insellösungen zu einem zentral gesteuerten, KI-gestützten Rechts- und Pflichtenmanagement übergegangen ist und welche Rolle dabei der richtige Kontext für die KI spielt.
Was war der Auslöser, sich so grundsätzlich mit dem Rechts- und Pflichtenmanagement zu beschäftigen?
Thomann ist in den letzten Jahren stark gewachsen, sowohl beim Umsatz als auch bei Mitarbeitenden, Produktbreite und Märkten. Gleichzeitig hat die regulatorische Dynamik enorm zugenommen: neue EU-Verordnungen, nationale Regelungen und branchenspezifische Vorgaben kommen in hoher Frequenz hinzu, begleitet von immer umfangreicheren und komplexeren Texten. Im Unternehmensalltag zeigte sich, dass die sehr unterschiedlich gewachsenen Lösungen an ihre Grenzen stießen. In mehreren Bereichen entstanden eigene kleine Rechtskataster, häufig auf Basis von Excel Listen oder Ablagen auf dem Server. Spätestens im Rahmen von Audits oder Zertifizierungen wurde sichtbar, wie viel Aufwand nötig ist, um daraus einen verlässlichen und aktuellen Gesamtüberblick zu gewinnen.
Wie sind Sie damals konkret vorgegangen, um ein neues Rechtskataster aufzubauen?
Der erste Schritt bestand aus einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Strukturen:
- Welche Quellen nutzen die Fachbereiche?
- Wo liegen welche Listen?
- Und welche Tools kommen zum Einsatz?
Auf dieser Grundlage entstand ein Konzept für ein zentrales Rechtskataster, das alle relevanten Anforderungen bei Thomann abbildete, also neben Product Compliance auch Bereiche wie Arbeitssicherheit, Finanzen und Lieferkette umfasste. Für das KI-gestützte System wurden anschließend Unternehmensinformationen gezielt aufbereitet, zum Beispiel Beschreibungen des Geschäftsmodells, des Produktportfolios, der Märkte und insbesondere der verschiedenen Rollen von Thomann als Händler, als E-Commerce Unternehmen und als Importeur oder quasi Hersteller.
Diese Informationen wurden dann so formuliert, dass die KI den Zusammenhang erkennen konnte. Gerade diese Vorarbeit erwies sich später als entscheidend, weil sich in der Praxis zeigte, wie stark die Ergebnisqualität der KI von einem klar beschriebenen Kontext abhängt.
Was war die größte Überraschung in der Arbeit mit dem KI-basierten Rechtskataster?
Eine zentrale Erkenntnis war, dass eine große Datenmenge allein kein gutes Ergebnis garantiert. Zu Beginn flossen viele Dokumente in das System ein, zum Beispiel Artikellisten, Unternehmensbeschreibungen und Zolltarifnummern. Trotzdem wurden einzelne Regelungen, die aus Sicht von Thomann klar relevant waren, zunächst als nicht relevant eingestuft. In der Analyse zeigte sich, dass die KI Thomann vor allem als E-Commerce Händler wahrnahm und die Rolle als Importeur oder Hersteller nur unzureichend abbildete. Erst als dieser Kontext ausdrücklich beschrieben und die Zolltarifnummern eindeutig mit der Importtätigkeit verknüpft wurden, verbesserte sich die Relevanzbewertung deutlich.
Wie sichern Sie die Verlässlichkeit des Rechtskatasters beim Einsatz von KI?
Das System ordnet Gesetze und Regelwerke zunächst in die Kategorien „anwendbar“ und „nicht anwendbar“ ein und hinterlegt eine Begründung. Gleichzeitig bleibt die Verantwortung für die Bewertung bewusst im Unternehmen. Bei Thomann prüft der Compliance Bereich die Ergebnisse systematisch und richtet den Blick besonders auf Regelungen, die als nicht relevant eingestuft wurden. Wo es fachlich sinnvoll ist, werden zusätzlich die zuständigen Bereiche eingebunden. Die KI übernimmt das Sortieren und Vorstrukturieren der großen Menge an Rechtsquellen, die abschließende Einordnung erfolgt bewusst mit dem Human-in-the-loop Prinzip.
Wie ist der aktuelle Stand bei Thomann und was sind die nächsten Schritte?
Gestartet wurde mit Themen, die typischerweise im Compliance-Bereich liegen, insbesondere Product Compliance und EPR-Pflichten. Inzwischen umfasst das Rechtskataster zahlreiche Frameworks und mehrere hundert konkrete Verpflichtungen. Der Ausbau in weitere Bereiche wie Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und Finanzen ist angelaufen. Perspektivisch soll das System auf alle Tochtergesellschaften ausgerollt werden, um konzernweit ein einheitliches, zentrales Wissensmanagement für Compliance-Anforderungen aufzubauen.
Welche Rolle spielt das Zusammenspiel von zentraler Steuerung und Fachbereichen?
Bei Thomann wird das Rechtskataster zentral im Compliance Bereich gesteuert. Die Fachbereiche erhalten jeweils Zugriff auf die Pflichten, die für ihre Arbeit relevant sind. Auf diese Weise entsteht ein gemeinsamer Wissensstand, statt vereinzelter Informationssilos oder rein individueller Lösungen. Die Fachlichkeit bleibt bewusst in den Teams verankert, die die Prozesse und Risiken im Detail kennen. Umfangreichere Umsetzungsprojekte werden aus dem Rechtskataster heraus in bestehende Ticketsysteme überführt. Das KI-Rechtskataster dient dabei als zentrale Quelle für Rechtsgrundlagen und Pflichten, während die operative Projektsteuerung in den etablierten Systemen erfolgt.
Vielen Dank, Herr Rodler, für die sehr offenen und praxisnahen Einblicke in die Implementierung des KI-Rechtskatasters bei der Thomann GmbH.
Unser nächstes kostenfreies Webinar für Sie:
Rund um das Thema KI-Rechtskataster bieten wir regelmäßig spannende Webinare an. Kunden, Partner und Experten treten hier in den Dialog mit uns und Ihnen, um über Erfahrungsberichte und Best Practices zur Umsetzung von Rechts- und Pflichtenmanagement zu sprechen – von Product Compliance über Arbeitsschutz bis hin zu ESG- und Lieferkettenthemen.
