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Whistleblowing-Richtlinie: ein Update

Aktuelles zur Whistleblowing-Richtlinie: Ihr praktischer Leitfaden für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen 

Die Bundestagswahl ist vorbei, der Koalitionsvertrag liegt vor, mit Spannung beobachten wir die Entwicklungen rund um die Whistleblowing-Richtlinie und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz. Mit diesem Artikel möchten wir Sie auf den aktuellen Stand zum Hinweisgeberschutzgesetz als Umsetzung der EU-Richtlinie bringen. Wir räumen die Unsicherheiten und Vorbehalte gegenüber Hinweisgebersystemen aus dem Weg und vermitteln Ihnen als Unternehmer klare Handlungsempfehlungen.  

Und das Fazit nehmen wir gern vorweg: es lohnt sich, sofort zu handeln. Die Richtlinie zwingt Sie zu Ihrem Glück, indem es Ihnen ein Frühwarnsystem für Ihr Unternehmen und ein Schutzschild für Ihre Mitarbeiter vorschreibt. 

Die Whistleblowing-Richtlinie für Hinweisgeberschutz 

EU-Direktive 2019/1937

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (EU-Direktive 2019/1937) verlangt, dass alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden ein Whistleblowing-System einrichten. Das gilt auch für Behörden und öffentliche Einrichtungen, sowie für Kommunen ab 10.000 Einwohnern. Für Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden ist eine verlängerte Umsetzungsfrist bis Dezember 2023 vorgesehen. Die Whistleblowing-Richtlinie und die damit einhergehenden Anforderungen an Unternehmen sollen Whistleblower besser schützen, wenn sie Gesetzesverstöße innerhalb des Unternehmens meldenDafür soll ein internes Hinweisgebersystem als Meldekanal sorgen, der nicht nur für die eigenen Arbeitnehmer, sondern auch für die von Vertriebspartnern, Kunden und Dienstleistern zugänglich sein soll. 

Wie wird die Whistleblowing-Richtlinie zum Hinweisgeberschutzgesetz? 

Da es sich um eine Richtlinie handelt und nicht um eine Verordnung (wie bei der DSGVO), müssen alle EU-Mitgliedsstaaten zusätzlich ein eigenes nationales Gesetz verabschieden, das den auf der Richtlinie basierenden Hinweisgeberschutz gewährleistet. Dabei stellen die rechtlichen Anforderungen der EU-Richtlinie das „Minimum“ dar. Die deutsche Regierung könnte die Anforderungen im deutschen Hinweisgeberschutzgesetz strenger auslegen, aber nicht aufweichen und lockerer handhaben. Es gab bereits im ersten Halbjahr 2021 Gespräche zum Entwurf für das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz. Wie die SZ berichtete, sind diese jedoch an der Union gescheitert.  

Dänemark hat am 24. Juni 2021 als erstes der EU-Mitgliedsländer das nationale Gesetz „Lov om beskyttelse af whistleblowere“ verabschiedet. Schweden hat am 29. September 2021 „Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden“ nachgelegt. In den meisten restlichen EU-Staaten ist der Gesetzgebungsprozess in Arbeit.  

Dabei diskutieren die Regierungen einiger Ländern eine strengere Auslegung. Die Tschechische Republik sieht beispielsweise in ihrem Gesetzesentwurf vor, bereits Unternehmen ab 25 Mitarbeitern in die Pflicht zu nehmen. 

Das Beispiel Polen zeigt, dass es auf einmal sehr schnell gehen kann: Der aktuelle Gesetzesentwurf sieht 3 Jahre Haft für den Geschäftsführer vor, wenn das Unternehmen kein Whistleblowing-System hat. Die Pflicht, ein solches System implementiert zu haben, soll unmittelbar 14 Tage nach Verabschiedung des Gesetzes bestehen. Polen hat im Referentenentwurf die Vorgaben der EU-Whistleblowing-Richtlinie damit deutlich überschritten. Die Mehrheitsverhältnisse in Polen sprechen für eine Verabschiedung des vorliegenden Entwurfs. 

Und was beinhaltet das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz? 

Gesetzesverstöße

Mit Spannung wird das nationale Gesetz erwartet, das hoffentlich Detail-Fragen klärt und Unternehmen Sicherheit in der Umsetzung gibt. Im Referentenentwurf schlug die deutsche Justizministerin Christine Lambrecht (SPD) vor, nicht nur die Hinweisgeber zu schützen, die Verstöße gegen EU-Recht melden, sondern eben auch diejenigen, die Verstöße gegen deutsches Recht melden.  

„Denn sonst wäre geschützt, wer einen Verstoß gegen europäische Datenschutzvorschriften meldet, aber nicht geschützt, wer auf Schmiergeldzahlungen, Steuerhinterziehung oder auf Verstöße gegen deutsche Umweltschutz- oder Arbeitsschutzbestimmungen hinweist.“ [Zitat Christine Lambrecht, Quelle: https://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/whistleblower-lambrecht-unternehmen-1.5278761]  

Die Union warf ihr vor, den Unternehmen damit Steine in den Weg zu legen und noch mehr Bürokratie aufzubürden. Die Parteien, die sich aktuell in Koalitionsverhandlungen befinden haben sich jedoch klar positioniert: SPD, FDP und die Grünen fordern einen weitreichenden Schutz von Hinweisgebern und sehen darin eine Chance, um Skandale zu verhindern und Schäden zu reduzieren. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel zur Auswirkung der Bundestagswahl auf den Hinweisgeberschutz.

Mit der Veröffentlichung des Koalitionsvertrages zwischen SPD, Grünen und FDP steht offiziell fest, dass Deutschland ein eigenständiges Whistleblowing-Gesetz erhalten wird. Konkret heißt es im Koalitionsvertrag (S. 111, 3737-3742):


„Wir setzen die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel um. Whistleblowerinnen und Whistleblower müssen nicht nur bei der Meldung von Verstößen gegen EU-Recht vor rechtlichen Nachteilen geschützt sein, sondern auch von erheblichen Verstößen gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt. Die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger wollen wir verbessern und prüfen dafür Beratungs- und finanzielle Unterstützungsangebote.“

Damit ist klar: das kommende Gesetz wird einheitlich sowohl Verstöße gegen deutsches Recht als auch die Aufdeckung von erheblichen Missständen erfassen. Solange die Bundesregierung das Gesetz noch nicht verabschiedet hat, gilt die Richtlinie trotzdem seit dem 17. Dezember 2021 und bringt Unternehmen in eine gefährliche Grauzone zwischen nationalem Recht und EU-Recht. 

Was ist Hinweisgeberschutz überhaupt? 

Eine der größten Herausforderungen im Zusammenhang der Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie in Unternehmen ist die negative Konnotation, die häufig beim Thema „Whistleblowing“ mitschwingt. Der Begriff steht im Zusammenhang mit Geheimnisverrat und wird damit sehr einseitig interpretiert. Verkannt wird dabei, dass es nicht generell schlecht ist, wenn Geheimnisse aufgedeckt werden – insbesondere, wenn diese Gesetzesverstöße beinhalten. Durch das Aufdecken von Gesetzesverstößen in Unternehmen werden unternehmensinterne Hinweisgeber zu einem Frühwarnsystem. Das ermöglicht, gemeldete Probleme zu lösen statt eines Tages ohne Vorankündigung als Skandal in den Schlagzeilen zu landen.  

Rettungsring als Schutzsymbol

Mitarbeiter müssen sich bei der Beobachtung von Gesetzesverstößen entscheiden, ob sie diese melden oder nicht. Je nach Machtverhältnissen und Unternehmenskultur resultierte eine solche Meldung in persönlichen Nachteilen, Ausgrenzung oder Kündigung. Das führte dazu, dass die persönlichen Risiken eines Hinweisgebers zu einer häufig unüberwindbaren Hürde wurden. 

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter beobachtet etwas im Unternehmen, was nicht richtig zu laufen scheint. Beispielsweise, wie durch Umetikettierung umweltschädliche Chemikalien nicht richtig entsorgt werden, Retouren wie bei Nike nicht recycelt, sondern vernichtet werden, obwohl dies nach außen anders dargestellt wird. Oder B-Ware aufgrund von Produktionsengpässen als A-Ware deklariert wird, wissend, dass die Qualitätsanforderungen keinen Toleranzbereich zulassen. Wird ein Mitarbeitender diese Beobachtung melden oder ist die Angst vor persönlichen, negativen Konsequenzen zu groß?  

Um genau dieses Zögern zu verhindern, hat die EU beschlossen, Hinweisgeber in Zukunft besser zu schützen. Jemand, der einen Missstand im Unternehmen aufdeckt, darf keine Benachteiligung fürchten oder gar um seinen Job oder seine Zukunft bangen müssen. 

Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet Unternehmen und Behörden zu Hinweisgebersystemen 

Die Whistleblowing-Richtlinie definiert alle Personen als potenzielle Hinweisgeber, die im Rahmen ihrer Arbeitstätigkeit mit Ihrem Unternehmen in Kontakt stehen, d.h. nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Kunden oder Lieferanten (mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag „Was ist ein Whistleblower?“). Daher ist das Unternehmen verpflichtet, leicht und verständlich über die Meldemöglichkeiten und die Bearbeitung von Meldungen aufzuklären (beispielsweise auf der Unternehmens-Website). 

Neben der Möglichkeit, schriftlich und mündlich melden zu können, muss das Unternehmen auch einen persönlichen Austausch auf Wunsch des Hinweisgebers ermöglichen. Dabei muss es die Daten im Zusammenhang mit der Meldung natürlich auch DSGVO-konform verarbeiten. 

Die Whistleblowing-Richtlinie sowie der damalige Referentenentwurf für das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz verpflichten nicht dazu, anonyme Meldungen zu ermöglichen. Sie überlassen dies den Unternehmen beziehungsweise den Behörden selbst. Die Empfehlung ist jedoch eindeutig: Nur Anonymität schafft Sicherheit und Vertrauen, die die Hemmung vor dem Melden an sich reduziert. Die Mehrzahl der Unternehmen, die bereits Hinweisgebersysteme implementiert haben, haben sich für Meldekanäle inklusive anonymer Meldemöglichkeit entschieden. 

Weitere Anforderungen an Unternehmen und Behörden durch die EU-Whistleblowing-Richtlinie 

Die Richtlinie schreibt jedoch nicht nur die Implementierung von Hinweisgebersystemen vor. Sie fordert außerdem, Verfahren zur Hinweisbearbeitung in Ihrem Unternehmen einzurichten. Durch die Vorgabe von bestimmten Fristen, innerhalb derer Ihr Unternehmen auf Hinweise reagieren muss, fordert die Richtlinie auch die Steuerung von Folgemaßnahmen:  

  • Innerhalb von 7 Tagen muss Ihr Unternehmen dem Hinweisgeber bestätigen, dass der Hinweis eingegangen ist. 
  • Sie müssen außerdem den Hinweisgeber über ergriffene Folgemaßnahmen informieren und das nach spätestens drei Monaten

Wichtig für diese zusätzlichen Anforderungen ist die Auswahl und Benennung einer unparteiischen Person, die als Hinweisempfänger für die Meldungen und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber verantwortlich ist. Dies kann je nach Unternehmensgröße neben der Geschäftsführung oder einem Compliance Officer alternativ auch ein externer Verantwortlicher, wie ein Anwalt, für Ihr Unternehmen übernehmen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die verantwortliche Person keinem Interessenskonflikt ausgesetzt ist.  

Hier gilt die Beweislastumkehr: Im Zweifel ist der Arbeitgeber verpflichtet, nachzuweisen, dass eine Kündigung nicht im Zusammenhang mit dem Hinweisgeben seitens des Mitarbeiters zu tun hat. Dies erfordert eine lückenlose Dokumentation des gesamten Prozesses rund um den Hinweis – sowohl für das Unternehmen als auch für den Hinweisgeber. 

Welche Hinweisgebersysteme sind Whistleblowing-Richtlinien-konform? 

Kummerkasten als Hinweisgebersystem

Der einfache, weit verbreitete „gute alte Kummerkasten“ scheitert schon an der bilateralen Kommunikation, die notwendig ist, um dem Hinweisgeber den Eingang seiner Meldung bestätigen zu können. Welche weiteren Meldekanäle existieren, können Sie in unserem Blog-Beitrag „Was ist ein Hinweisgebersystem?“ nachlesen. 

In der Praxis haben sich aber vor allem digitale Hinweisgebersysteme bewährt:  

  • Einige System-Anbieter kümmern sich um die Konformität mit der Whistleblowing-Richtlinie und das sogar grenzüberschreitend (inklusive Konformität mit den nationalen Gesetzen in den jeweiligen EU-Mitgliedsstaaten). Darum müssen Sie sich dann nicht mehr sorgen. 
  • Mit der richtigen Markt-Analyse können Sie eine Ressourcen-effiziente Whistleblowing-Software für Ihr Unternehmen finden, die nicht nur ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, sondern auch eine schnelle Umsetzung in Ihrem Unternehmen bietet. Lesen Sie dazu mehr in unserem Beitrag „Kosten eines Hinweisgebersystems“.

Fangen Sie noch heute an, nach dem richtigen Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen zu suchen und achten Sie bei der Auswahl Ihrer Whistleblowing-Software darauf, dass es in diesem Falle kein „one size fits all“ gibt. 

Nächste Schritte für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes 

Unternehmer sind gut beraten, sich schon heute um die Reduktion der persönlichen Haftung zu kümmern. Denn das ist das, was die Whistleblowing-Richtlinie hier eigentlich auf den Weg bringt: ein Frühwarnsystem für Ihr Unternehmen. Ein Schutzschild für Ihre Mitarbeiter. Wählen Sie den externen Dienstleister Ihres Vertrauens, um diesen Meldekanal in Ihrem Unternehmen einzurichten und sicherzustellen, dass ihn Ihre Mitarbeitenden auch tatsächlich verwenden.  

Wie Sie das erreichen können? Informieren Sie sich in unserem Leitfaden „Hinweisgeber-Lösung: proaktive Zusammenarbeit mit Hinweisgebern“ über die nächsten Schritte und Handlungsempfehlungen. Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie gern einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch. 

(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)  

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