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Hinweisgebersysteme – Ein Überblick

Welches Hinweisgebersystem ist für Sie das Richtige? Ein aktueller Marktvergleich im Überblick

Verschaffen Sie sich einen Überblick über mögliche Hinweisgebersysteme. Mit der neuen EU-Whistleblower-Richtlinie sollen Whistleblower zukünftig besser geschützt werden. Welche Möglichkeiten Sie als Unternehmer, Geschäftsführer oder Führungskraft haben, um entsprechend sichere Meldekanäle zu installieren, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Das Wichtigste zur EU-Whistleblower-Richtlinie in aller Kürze:

  • Ab Ende 2021 sind alle Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern zu einem Hinweisgebersystem verpflichtet.
  • Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern haben eine verlängerte Umsetzungsfrist bis 2023.
  • Das Hinweisgebersystem muss schriftliche und mündliche Meldungen in anonymer Form ermöglichen.
  • Die Gewährleistung der Anonymität und der Schutz der Hinweisgeber vor Benachteiligungen sind Eckpfeiler der neuen Richtlinie.
  • Mögliche Meldekanäle:
    • Call-Center – Kommunikation von Mensch zu Mensch
    • Ombudsperson – die vermittelnde Stelle zwischen den Parteien
    • Briefkasten – Kommunikation meist nur in eine Richtung
    • Digitale Hinweisgeber-Tools – Echtzeit-Chat und Möglichkeit des Meldens von Hinweisen zu jeder Zeit von jedem Ort mit jedem internetfähigen Gerät.

Sie haben noch nichts von der EU-Whistleblower-Richtlinie gehört?

Die EU-Whistleblower-Richtlinie schützt Personen, oftmals auch Whistleblower genannt, die Verstöße gegen das geltende Recht melden. Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern müssen bis Ende 2021 entsprechende Meldekanäle für solche Hinweisgeber einrichten. Dazu sind im Unternehmen Verfahren für die Bearbeitung der Meldungen sowie die Steuerung von Folgemaßnahmen einzuführen. Viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische, stehen nun vor der Herausforderung, für sie geeignete Hinweisgebersysteme und Prozesse einzuführen.

Anforderungen an die möglichen Hinweisgebersysteme im Überblick

Rechtliche Anforderungen Hinweisgebersystem

Welche Form von Whistleblowingsystemen müssen Sie als Geschäftsführer oder Führungskraft in Ihrem Unternehmen einführen, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen? 

Es gibt eine Vielzahl von Berichtskanälen, die als Hinweisgebersystem eingesetzt werden können, aber nicht alle erfüllen die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern. Die Richtlinie schreibt nicht vor, ob der Hinweisgeber die Informationen online, per E-Mail oder Telefon weitergeben muss. Sie gibt nur die Verpflichtung vor, dass es ein System geben muss, das den Hinweisgeber in entsprechendem Ausmaß schützt.

Es gibt nicht “das eine” richtige Hinweisgebersystem, sondern nur das richtige System für Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen. Doch welche Lösung ist die für Sie richtige? Damit Sie sich schneller einen Überblick verschaffen können, möchten wir Ihnen im Folgenden die einzelnen Möglichkeiten an Meldekanälen vorstellen.

Welche potentiellen Hinweisgebersysteme und Meldekanäle kommen bei Ihrer Auswahl überhaupt in Frage?

Eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen haben sich im Laufe der Jahre als mögliche Meldekanäle für Hinweisgeber herauskristallisiert. Sie reichen von alten, teilweise unpraktikablen Lösungen – wie z. B. einem Beschwerde-Briefkasten – bis hin zu modernen Online-Plattformen mit Dialog-Funktion.

Call Center – Kommunikation von Mensch zu Mensch

Icon Call Center

Die Meldung an ein Call-Center war ursprünglich der klassische Weg, Hinweise zu kommunizieren. Die Vorteile dieses Meldeweges liegen klar auf der Hand: Die Mitarbeiter des Call-Centers sind das ganze Jahr rund um die Uhr erreichbar und die Kommunikation erfolgt in einem Dialog von Mensch zu Mensch. Die Mitarbeiter stellen ihrem Gesprächspartner gezielt Fragen, die ein standardisierter Fragebogen vorgibt, und verschriftlichen die Antworten. Die Meldung per Telefon bietet jedoch auch einige Nachteile. Zum Beispiel ist die Hemmschwelle der Whistleblower höher, eine Meldung über Telefon zu machen und direkt über ein Thema zu sprechen, als einfach ein anonymes Schriftstück zu hinterlassen. Doch das Hauptproblem des Meldekanals ist, dass Unternehmen häufig nur ein regionales Call-Center betreiben und die übermittelten Informationen eventuell falsch aufgenommen werden. Die Mitarbeiter des Call-Centers sprechen oft nur eine Sprache und Deutsch ist nicht immer die Muttersprache. Möchte also beispielsweise ein Mitarbeiter aus der Produktion, der sprachlich einen Dialekt mit seinem Fachjargon kombiniert, eine Meldung machen, könnten die Informationen aufgrund sprachlicher Differenzen im Call-Center falsch verstanden werden. So könnte ein Zebra schnell zum weißen Pferd mit schwarzen Punkten werden und der Hinweis nutzlos im Sande verlaufen.

IT-Lösungen auf eigenen Systemen – Nur etwas für die Großen?

Hinweisgeberlösung auf eigenem IT Server

Multinationale Konzerne, die Hinweisgebersysteme bereits seit vielen Jahren im Einsatz hatten, entwickelten schließlich digitale Lösungen in geschützten Umgebungen auf ihrem konzerneigenen System. Dadurch wurde eine sichere schriftliche Kommunikation des Hinweisgebers mit einer internen Stelle ermöglicht. Jedoch erfordert die technische Komplexität eines solchen Systems häufig eine Entwicklungs- und Implementierungszeit von mehreren Wochen und Monaten unter starker Einbindung der hausinternen IT-Abteilung. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen rechnet sich die Umsetzung einer „Eigenentwicklung“ also oftmals nicht.

Ombudsperson – Vermittler zwischen den Welten

Hinweisgebersystem Ombudsmann

Parallel zum Meldekanal Call-Center etablierte sich in Europa die Funktion der sogenannten Ombudsperson. Sie ist eine externe Vertrauensperson, häufig ein Rechtsanwalt, die von Ihnen als Unternehmer beauftragt wird, neutraler Ansprechpartner für Hinweisgeber mit ihren vertraulichen Informationen zu sein. Hauptaufgabe der Ombudsperson ist nicht das Entgegennehmen der Information, sondern im Interesse von Unternehmen und Hinweisgeber den Vorfall aufzuklären. Die Aufgabenbeschreibungen von Ombudspersonen können dabei sehr unterschiedlich sein.

Kummerkasten – Reicht ein Briefkasten vor meinem Büro?

Icon Briefkasten

Der Kummerkasten, den viele Unternehmen bereits eingeführt haben, ist schwierig, wenn die Anonymität zu sichern ist. Der Hinweisgeber kann beobachtet werden, wenn er seinen Zettel in den Briefkasten steckt. Ein oft sinnvoller Dialog mit dem anonymen Whistleblower, wie das Stellen von Rückfragen, ist über dieses Medium ausgeschlossen, ebenso die Möglichkeit, den Hinweisgeber über den Verlauf der Nachforschungen und Ergebnisse zu informieren.

Telefon – Braucht man die verbale Lösung?

Icon Telefon

Grundsätzlich können Sie große Teilbereiche der EU-Hinweisgeber-Richtlinie über das Medium Telefon abdecken. Da die Hinweisgeber beim initialen Melden von Hinweisen im Interesse Ihres Unternehmens agieren, sollten Sie im Gegenzug aber auch den Schutz des Whistleblowers und seiner Daten gewährleisten können. Die Erfahrung der letzten zehn Jahre hat gezeigt, dass die Anzahl an mündlichen und per Telefon gemeldeten Vorgängen Jahr für Jahr abnimmt. Überlegen Sie sich also, ob eine Telefon-Option wirklich die richtige Wahl für Sie und Ihr Unternehmen ist und vergleichen Sie diese mit der derzeit sichersten Option: einem digitalen Whistleblowing-Dienst per Online-Plattform.

Online Plattform – Was kann so ein digitales Hinweisgeber-Tool?

Hinweisgebersystem in der Cloud

Ein digitales Hinweisgebersystem ist zumeist eine speziell für Whistleblower entwickelte Online-Plattform. Sie ermöglicht dem Hinweisgeber, Hinweise anonym und vertraulich von jedem internetfähigen Gerät weltweit über einen digitalen Kanal abzugeben. Unterstützende Informationen – wie zum Beispiel Bilder, Dokumente, Zeichnungen etc. – können elektronisch hochgeladen werden. Sobald die Meldung eingegangen ist, wird der Zuständige im Unternehmen über den Eingang der Meldung automatisch informiert. Die bearbeitende Person hat sofortigen Zugang zu den vom Hinweisgeber zur Verfügung gestellten Informationen und Dateien. Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie fordert das Unternehmen nach Eingang des Hinweises zu Folgemaßnahmen auf. 

Wie können Sie als Unternehmer diese Folgemaßnahmen korrekt abbilden? Genau hier helfen diese Systeme ebenfalls. Sie unterstützen Sie dabei, den Hinweisgeber über den Stand und die Ergebnisse Ihrer internen Nachforschungen zu informieren. Dadurch können Sie proaktiv vorbeugen, dass sich der Whistleblower an die Öffentlichkeit wendet.

Digitale Hinweisgebersysteme

Ein weiterer Vorteil der Online-Plattform ist, dass die Berichte der Whistleblower in besserer Qualität geliefert werden können. Sprachnachrichten oder mündliche Antworten auf den Fragenkatalog werden mittels modernster Technik – wie digitaler Sprachverarbeitung (natural language processing) und künstlicher Intelligenz (machine learning) – analysiert und für Sie in eine gut bearbeitbare Form gebracht. Um mit den anonymen Hinweisgebern gegebenenfalls auch in den Dialog treten zu können, bieten einige Systeme bereits eine integrierte Chat-Funktion oder Voice-Kommunikationsmodule.

Letztes Jahrhundert hat man Briefe geschrieben, in den Briefkasten geworfen und gewartet. Letztes Jahrzehnt wurden E-Mails versandt. Heutzutage greift man direkt auf Echtzeit-Kommunikation zurück, wie beispielsweise den Live-Chat.

Das digitale Hinweisgebersystem als „Komplettpaket“

Haben Sie Mitarbeitergruppen, die zögern könnten, einen Hinweis abzugeben? Dann ist ein digitales Tool mit einem kompletten Angebot von Text bis Spracheingabe die richtige Lösung. Mit einem benutzerfreundlichen Interface für Desktop, Laptop, Tablet oder Handy hat der Hinweisgeber auch außerhalb des Unternehmens jederzeit und an jedem Ort die Möglichkeit, das Whistleblowing-System zu nutzen. Der Meldekanal ist durch neueste Verschlüsselung gesichert, um die sensiblen Informationen über Ihr Unternehmen zu schützen.

In vielen Systemen wird der Hinweisgeber durch einen kurzen Fragebogen geführt. Das nimmt den Meldenden die Unsicherheit, welche Details sie überhaupt melden sollen und nimmt ihnen die Angst, Fehler zu machen. Die Meldung geht anschließend an die von Ihnen als Unternehmer, Geschäftsführer oder Führungskraft bestimmte Stelle. Entweder an eine interne Vertrauensperson, die bei den Mitarbeitern über jeden Zweifel erhaben ist, oder an einen Externen, wie Ihren Rechtsanwalt, Steuer- oder Compliance-Berater.

Was sind die Vorteile für Sie in der Unternehmensführung? Durch die Digitalisierung erreichen Sie mehr Kontrolle und Transparenz. In einem digitalen System werden alle Schritte und Aktivitäten protokolliert: erste Meldung, nachträgliche Ergänzungen, Zugriffe, Kommunikation mit dem Hinweisgeber, Notizen – alles bleibt verfügbar, nichts geht verloren oder kann dauerhaft gelöscht werden. Dazu haben Sie die Möglichkeit je nach Hinweisgeber-Gruppe – Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden – einen maßgeschneiderten Fragebogen zu nutzen. So werden Sie rechtzeitig über Missstände informiert und erhalten zielgenau die richtigen Informationen, um entsprechende Maßnahmen setzen und gegensteuern zu können.

Was muss ein Hinweisgebersystem nach der EU-Whistleblower-Richtlinie können?

Die EU-Whistleblower-Richtlinie fordert in erster Linie die Sicherung der Anonymität des Hinweisgebers, wenn dieser seine Identität nicht offenlegen möchte. Die Richtlinie muss von den EU-Mitgliedsstaaten noch in entsprechende nationale Gesetze umgesetzt werden. Das ist bislang weder in Deutschland noch in Österreich passiert.

Fest steht jedoch bereits, dass Sie als Unternehmer dem Hinweisgeber den Eingang einer Meldung binnen sieben Tagen bestätigen und ihn innerhalb von drei Monaten über die von Ihnen ergriffenen bzw. veranlassten Folgemaßnahmen informieren müssen. Dazu ist es erforderlich, dass Meldungen in mündlicher und schriftlicher Form angenommen, verarbeitet und dokumentiert werden können.

Über ein digitales Hinweisgeber-Tool können Sie den anonymen Whistleblower jederzeit über die Chat-Funktion auf dem Laufenden halten. Damit Sie das nicht vergessen, haben diese Systeme eine Erinnerungsfunktion. So verhindern Sie eine Veröffentlichung des Hinweises durch den Whistleblower. Denn Achtung: Das Veröffentlichen des Hinweises ist für den Hinweisgeber straffrei möglich, wenn Sie ihn nicht proaktiv innerhalb der gegebenen Fristen über Ihre Nachforschungen, Entscheidungen und Konsequenzen informieren.

Wann sollten Sie mit der Implementierung eines Hinweisgebersystems beginnen?

In Deutschland ist seit letztem Jahr das Geschäftsgeheimnisgesetz in Kraft. Danach kann ein Mitarbeiter ein Geschäftsgeheimnis ungestraft veröffentlichen, wenn dies zum Aufdecken rechtswidriger Taten oder eines beruflichen oder sonstigen Fehlverhaltens geschieht.

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern muss bis Ende 2021 in Deutschland, Österreich und allen anderen EU-Ländern umgesetzt werden. Allein in Deutschland betrifft dies rund 100.000 Unternehmen. Die Erfahrungen bei der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben gezeigt, dass es sinnvoll ist, nicht auf den letzten Drücker zu starten, da es dann zu Engpässen auf der Anbieterseite kommen kann.

Deshalb sind Sie gut beraten, frühzeitig ein anonymes Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen einzuführen. Vor allem, da die Implementierung bei manchen Lösungen einige Wochen bis Monate dauern kann.

Unsere TOP 5 Tipps zur Auswahl eines geeigneten Hinweisgebersystems

Als Unternehmer, Geschäftsführer oder Führungskraft können Sie die Anforderungen der EU-Hinweisgeber-Richtlinie für sich im Unternehmen optimal nutzen, wenn Sie Folgendes beherzigen:

Tipp 1: Machen Sie einen Marktvergleich der Hinweisgebersysteme!

Vergleichen Sie die unterschiedlichen technischen Lösungen und machen Sie sich ein Bild über die Funktionen, Sicherheitsaspekte, Server-Standorte etc.

Tipp 2: Wählen Sie mit Bedacht das richtige Hinweisgebersystem!

Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung beachten müssen und nutzen Sie die Vorteile der modernen Technik! Das System, für das Sie sich entscheiden, nutzen Sie höchstwahrscheinlich über viele Jahre.

Tipp 3: Das richtige Tool für die richtige Unternehmensgröße!

Als kleines oder mittelständisches Unternehmen sollten Sie eine Lösung suchen, die für die Anforderungen und Bedürfnisse von Unternehmen dieser Größe entwickelt wurde.

Tipp 4: Der Preis muss stimmen!

Machen Sie einen Preisvergleich der Gesamtkosten der für Sie in Betracht kommenden Lösungen!

Tipp 5: Warten Sie nicht zu lange!

Entscheiden Sie sich frühzeitig für eine moderne, zukunftsfähige Lösung!

Fazit: Kein „one-size-fits-all“ für Hinweisgebersysteme

Nun wissen Sie, welche potentiellen Hinweisgeberlösungen am Markt vorhanden sind und was Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems beachten müssen. Hinter jedem guten Tool steht natürlich auch eine entsprechende Unternehmensstrategie für den korrekten, offenen Umgang mit internen und externen Hinweisgebern.

Kontaktieren Sie gern einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch.

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