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Wie ein Hinweisgebersystem Ihren Unternehmenserfolg sichert?
Sie können nichts aufhalten, von dem Sie nicht wissen, dass es passiert. Oder?
Als Unternehmer, Geschäftsführer oder Führungskraft möchten Sie Ihren Unternehmenserfolg sichern, keine Frage. Wir müssen auch nicht darüber sprechen, ob Sie Ihr Unternehmen gern in den Schlagzeilen wegen irgendeines Skandals sehen möchten. Wer wünscht sich denn so etwas? Niemand, der sich seinem Unternehmen verbunden und sich dafür verantwortlich fühlt. Was hat das alles mit Whistleblowing und Hinweisgebersystemen zu tun? Lassen Sie sich in diesem Beitrag aufzeigen, dass eine solche Lösung einerseits als Frühwarnsystem funktioniert, andererseits genauso den Anstoß zum notwendigen Wandel der Unternehmenskultur geben und die Attraktivität als Arbeitgeber steigern kann. Ich bin gespannt, ob Sie die EU-Hinweisgeberrichtlinie nach diesem Artikel als ein willkommenes Potenzial wahrnehmen – denn das ist sie allemal.
Was hat ein Hinweisgebersystem mit Unternehmenserfolg zu tun?
Die Skandale der letzten Zeit lassen Sie als Unternehmer, Geschäftsführer oder Führungskraft nicht kalt. Sie haben verstanden, dass Whistleblowing ein präsentes Thema ist und dass dessen Relevanz in naher Zukunft nicht nachlassen wird – ganz im Gegenteil. Und natürlich möchte kein Unternehmen mit solchen Schlagzeilen wie Tönnies, Wirecard oder wie sie alle heißen in aller Munde sein. Doch inwiefern hängt nun ein Hinweisgebersystem auch tatsächlich mit Ihrem Unternehmenserfolg zusammen? Ist das nicht nur eine Maßnahme, um möglichst das Schlimmste zu verhindern oder gar nur eine rechtliche Anforderung zu erfüllen?
Auch eine verhinderte Katastrophe ist ein Erfolg
Definitiv nicht. Sie werden sicherlich zustimmen, dass Erfolg nicht nur die positiven Entwicklungen im Unternehmen einschließt. Es sind auch die Momente, in denen Sie sich den Schweiß von der Stirn wischen und denken “Puh, das war knapp. Das hätte auch schiefgehen können.”
Prävention Wirtschafts- & Reputationsschäden
Daher liegt natürlich auch jedem verantwortungsbewussten Unternehmer am Herzen, das Risiko von Rechtsverstößen durch Mitarbeiter (sei es bewusst oder unbewusst) zu minimieren. Auch in Zukunft soll kein Skandal die Existenz Ihres Unternehmens bedrohen.
Risikobewertung Wirtschafts- & Reputationsschäden
Doch leider gibt es einfach eine große Bandbreite an unbekannten Risiken durch Fehlverhalten im Unternehmen, die keiner kommen sieht, und die deshalb umso gefährlicher sind. Zusätzlich steigt von Jahr zu Jahr die Anzahl an Gesetzen, Normen und Verordnungen, die ein Unternehmen einhalten muss. Damit steigt auch die Komplexität des Themas Compliance für jede Geschäftsführung.
Wir sprechen hier von:
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- Umwelt- oder Gesundheitsgefährdung
- Produkthaftungsfälle durch Qualitätsmängel
- Korruption
- Bestechung
- Betrug
- Buchführungs- und Bilanzdelikte
- schwerer Wirtschaftskriminalität
Es ist nur natürlich, dass Sie jetzt denken: „Nein, bei uns passiert doch so etwas nicht!“. Ihre Unternehmenskollegen aber schätzen, dass das Risiko für Ihr Unternehmen bei fast 80% liegt.
Tatsächlich wurde der große Unterschied zwischen Selbst- & Fremdwahrnehmung bezüglich Wirtschaftskriminalität in der Studie „Wirtschaftskriminalität in Deutschland 2020“ von KPMG Deutschland wieder bestätigt. Die Befragten schätzten das Risiko wirtschaftskrimineller Handlungen bei anderen deutschen Unternehmen auf 78% – im eigenen Unternehmen jedoch auf nur 30%. Auch wenn die Unternehmensgröße die Risikobewertung nicht groß beeinflusste, schätzten kleine Unternehmen die Gefahr tendenziell noch etwas niedriger ein.
Fallbeispiele
Der wohl aktuellste Fall ist der Skandal um die Bilanzfälschung bei Wirecard. Die Bilanz wurde gefälscht – es wurden Einnahmen ausgewiesen, die es nie gegeben hat. Doch der „Shitstorm“ hatte nicht nur für das Unternehmen selbst gravierende Folgen, nämlich Insolvenz und frühzeitiger Rausschmiss aus dem DAX. Auch die im Zusammenhang stehenden Behörden BaFin und die FIU (Financial Intelligence Unit) kämpfen mit dem Ausmaß des Skandals. Zusätzlich steht auch die Wirtschaftsprüfung EY in der Kritik.
Unternehmenswachstum durch Prävention
Ganz grundsätzlich werden Sie mir – unabhängig vom Business-Kontext – zustimmen, dass es günstiger und einfacher ist, präventiv zu agieren als zu reagieren, wenn ein Schaden erst einmal entstanden ist. Ihr Unternehmen wächst also nicht nur an steigendem Umsatz, mehr Kunden und höheren Mitarbeiterzahlen. Es wächst auch dadurch, dass Sie es vor jeglichen Schäden bewahren.
Prävention durch Hinweisgebersystem
Laut EY Finance & Performance Magazine (März 2020) verliert Ihr Unternehmen nämlich jedes Jahr schätzungsweise 5% des Jahresumsatzes durch Straftaten im Wirtschaftsbereich. Dabei spielt die Unternehmensgröße keine Rolle. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen basiert die Zusammenarbeit auf Vertrauen. Ohne entsprechende Kontrollmechanismen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Verstöße im Unternehmen unentdeckt bleiben – trotz oder vielleicht auch gerade wegen des großen Vertrauens. Daher bietet ein Hinweisgebersystem solchen Unternehmen, die sonst keine Maßnahmen und Mittel zur Aufdeckung von Wirtschaftskriminalität verfügen, ein enormes Potenzial, solche Risiken aktiv mit präventiven Maßnahmen zu reduzieren.
Doch die Gründe, warum die wenigsten Arbeitnehmer in Europa den Schritt wagen, sich bei Fehlverhalten an die Geschäftsführung oder an die Öffentlichkeit zu wenden, sind aufgrund des bisher mangelnden Schutzes von Hinweisgebern sehr gut nachvollziehbar. Die meisten fürchten sich vor rechtlichen Konsequenzen eines solchen Schrittes. Das persönliche Risiko ist einfach zu groß und daher entscheiden sich die wenigen, die sich trauen, dies medienwirksam zu tun, was wiederum aus Unternehmenssicht fatal ist.
Neue EU-Richtlinie
Das Risiko wird also nicht nur durch die vorher genannten Fälle immer präsenter. Auch die EU hat das Problem erkannt und bestätigt mit den nationalen Hinweisgeberschutzgesetzen, die auf der EU-Whistleblowing-Rrichtlinie basieren, die Relevanz von Whistleblowing. Die EU setzt damit alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern unter Zugzwang. Die Richtlinie gibt vor, dass diese Unternehmen interne Meldekanäle für Hinweisgeber einrichten müssen. Dem Mitarbeiter muss es möglich sein, Verstöße im Unternehmen schriftlich oder mündlich melden zu können. Der Meldekanal kann sowohl intern betrieben oder extern bereitgestellt werden. Wichtig ist, dass das Unternehmen außerdem Verfahren für die Bearbeitung der Meldungen und die Steuerung der darauffolgenden Maßnahmen etabliert und vorweist. Mehr Informationen zum deutschen Hinweisgeberschutzgesetz lesen Sie in unserem Beitrag Hinweisgeberschutzgesetz: Ein Update
Wie können Sie durch Hinweisgeber Ihren Unternehmenserfolg schützen?
Umso früher Sie also Risiken identifizieren und aktiv eine entsprechende Unternehmenskultur vorleben, desto einfacher und günstiger können Sie gegensteuern, wenn wirklich etwas passiert. Lesen Sie auch in unserem Beitrag „Hinweisgebersystem: Vorteile und Nachteile im Überblick“, wie Sie sogar nachhaltig profitieren.
Unternehmenskommunikation und -kultur als Erfolgsgrundlage
Die Art und Weise, wie Sie die Implementierung eines Hinweisgebersystems gestalten, entscheidet, welche Hinweise gemeldet werden und ob es zu Missbrauch kommt oder nicht. Die Erfolgsgrundlage für die Einführung ist sowohl die interne Kommunikation als auch die Aufnahme des Themas in die Unternehmenskultur.
Verhaltenskodex
Sie kennen es sicher, das Problem mit dem Verhaltenskodex: wenn es einen gibt, handelt es sich oft um kleine „Bibeln“, die jede Ausnahme im Unternehmen versuchen, aufzufangen. Das Ergebnis ist leider in den meisten Fällen, dass der Kodex aufgrund der Länge des Textes schlicht und einfach nicht gelesen wird. Wie sieht er in Ihrem Unternehmen aus?
Optimalerweise gibt es eine kurze Zusammenfassung, die gut zu lesen und verständlich geschrieben ist. Auf Folgeseiten können bestimmte Themen detaillierter erläutert werden.
Achtung: Seien Sie sich dessen bewusst, dass Ihre Mitarbeiter genau beobachten werden, ob Sie die Regeln und Werte des Verhaltenskodex auch als Geschäftsführer oder Führungskraft einhalten. Hält sich auch die oberste Ebene im Unternehmen nicht an die Regeln, vermittelt das den Eindruck, diese Regeln seien ein schön dekorierter Freibrief, sie nicht einzuhalten. Wie sollen die Mitarbeiter dann verstehen, dass sie sich aber danach auszurichten haben?
Sollten Sie also bis dato keinen Verhaltenskodex haben, ist die Einführung eines Hinweisgebersystems ein guter Anlass, es gleich richtig und mit Weitblick in die Wege zu leiten.
Vertrauen der Hinweisgeber (gefühlte psychologische Sicherheit)
In der „Open Public Consultation on Whistleblowing Protection“ (2017) der Europäischen Kommission wurde deutlich, dass nicht nur das Unternehmen vom Hinweisgeberschutz profitiert. Die Geschäftsführung profitiert nämlich von neuen Kontrollmechanismen, um Skandalen und Rechtsverstößen vorzubeugen und den Unternehmenserfolg zu schützen. Eine proaktive Zusammenarbeit mit Hinweisgebern befähigt die Mitarbeiter, beobachtetes Fehlverhalten im Unternehmen melden zu können, ohne persönliche Konsequenzen fürchten zu müssen. Außerdem waren sich die Befragten in der Studie einig, dass die Arbeitsplatzkultur durch Transparenz und Integrität sowie die Meinungsfreiheit an sich gestärkt wird. Außerdem verbessere dies das Wohlbefinden und erhöhe die Motivation der Arbeitnehmer.
Fehlerkultur
Es gibt eigentlich nur zwei Möglichkeiten, wie Sie mit Fehlern umgehen können:
- Fehler bedeuten Versagen. Oder:
- Fehler sind eine Chance.
Haben Ihre Mitarbeiter das Gefühl, dass Fehlverhalten bestraft und der Schuldige an den Pranger gestellt wird (unabhängig von tatsächlicher Schuld), steigt die Wahrscheinlichkeit für Vertuschung. Dabei muss es sich nicht einmal um eine vorsätzliche Straftat handeln, sondern es kann sich – wie bei der kleinen inhabergeführten Commerzialbank in Österreich – um einen kleinen Fehler handeln, der über Jahrzehnte hinweg in eine Diskrepanz in der Bilanz von 700 Millionen Euro resultiert. Niemand wollte hier den Unternehmenserfolg in Gefahr bringen (sondern vielleicht sogar ganz im Gegenteil einen Vorteil verschaffen), doch die Angst vor den Konsequenzen, führte dazu, dass die Mitarbeiterin die Bilanz immer und immer weiter fälschte.
Eine „trial-and-error“-Kultur ermutigt Ihre Mitarbeiter, Neues auszuprobieren, ohne Angst vor Fehlern haben zu müssen. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen konstruktiv mit Fehlern umgeht und im Falle des Falles eher darüber nachdenkt, wie der Fehler das nächste Mal vermieden und was daraus gelernt werden kann. Das schafft nicht nur Raum für Flexibilität und Mitarbeiterengagement, sondern dadurch auch Innovation. Genau das, was Sie auch schon im Zusammenhang mit der digitalen Transformation in Angriff genommen haben. Die Veränderungen, auf die Ihr Unternehmen reagieren muss, prasseln in immer höherer Geschwindigkeit auf Sie ein.
Kommunikation der Zielsetzung
Stellen Sie also sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, weshalb es nun ein Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen gibt: erläutern Sie Ihre Motivation dahinter, Ihre damit verfolgten Ziele und natürlich auch die Funktion und die entsprechenden Prozesse im Zusammenhang mit der Lösung. Keinesfalls sollte der Eindruck entstehen, dass Sie Alibi-mäßig gesetzliche Anforderungen erfüllen. Das wäre nicht nur verschenktes Potenzial, sondern auch ziemlich unglückliches Marketing.
Integrität als Arbeitgeber-Marketing
Beim Thema Marketing sollten Sie Ihre Ohren spitzen: es ist ein leidiges Thema, aber es ist wichtig. Und zwar geht es explizit um internes Marketing. Sie kommen nicht darum herum, Ihre Firmenwerte auch intern zu verkaufen und zu leben. Warum? Ihre Mitarbeiter sind schließlich ein unabdingbarer Teil Ihres Unternehmens. Ohne Ihre Mitarbeiter würden sich die Zahnräder nicht drehen. Das Unternehmen wird enorm davon profitieren, wenn Integrität es über die Webseite hinaus in den Alltag schafft. Neben dem bereits ausführlich beschriebenen Effekt des Frühwarnsystems von Gesetzesverstößen und des Schutzschilds vor Skandalen, steigern Sie mit Transparenz und Intergrität Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
Relevanz Arbeitgeber-Marketing
Ich brauche Ihnen nicht ausgiebig zu erläutern, weshalb Arbeitgeber-Marketing wichtig ist. Der Effekt liegt auf der Hand: ohne entsprechende Positionierung haben Sie einerseits ein Problem mit Ihren Mitarbeitern, aber andererseits eben auch mit der Rekrutierung. Im schlimmsten Fall leiden Sie an großer Mitarbeiterfluktuation und bekommen nicht mehr die richtigen neuen Leute an Bord.
Aber Hand aufs Herz: als Arbeitgeber attraktiv zu sein und zu bleiben ist heute gar nicht mehr so einfach. Die Lage auf dem Arbeitsmarkt (zumindest vor Corona) und die Bedeutung von Work-Life-Balance für die jüngeren Generationen ist die eine Schwierigkeit. Die andere ist, dass die Erwartungshaltung der Mitarbeiter sich am Alltag orientiert und das Arbeits- und Privatleben immer mehr verschmilzt. Das Nutzungsverhalten und die Informationsbeschaffung unterscheidet sich in den zwei Welten nicht mehr groß, weshalb Ihr Mitarbeiter auch im Arbeitsalltag Interaktion, Netzwerken und Empfehlungen erwartet. Ein moderner und zukunftsfähiger Arbeitgeber fordert und fördert Mitarbeiterengagement und bietet Möglichkeiten, Mitarbeiter aktiv in Lösungsfindungen einzubinden. Ein solches Unternehmen fragt die Mitarbeiter nicht nur nach Feedback, sondern es geht auch konstruktiv damit um.
„Tone from the top“
Einen Wert irgendwo auf der Webseite zu verkaufen, hilft nicht, Ihre Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass es tatsächlich ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur ist. Das ist klar. Ein Hinweisgebersystem hilft Ihnen als Unternehmer diesen Wert auch vorzuleben und aktiv in Ihrer Unternehmenskultur zu verankern. Der „Tone from the top“ muss den Mitarbeitern eindeutig vermitteln, dass sich das Unternehmen eine proaktive Zusammenarbeit wünscht und warum das so ist.
Fazit: ein Hinweisgebersystem sichert Ihnen nachhaltigen Erfolg
Zusammenfassend sind Sie als Unternehmer auf dem richtigen Weg, sich mit der Nachhaltigkeit Ihres Unternehmenserfolg auseinanderzusetzen. Als verantwortungsbewusste Führungsposition haben Sie im Blick, dass die Einführung eines neuen Tools nicht mit der Entscheidung für ein Produkt getan ist und haben durch diesen Beitrag erfahren, wie Sie aus dem Thema „internes Whistleblowing“ das volle Potenzial für Ihr Unternehmen ausschöpfen können. Mit der Einführung eines Hinweisgebersystems schaffen Sie:
- Ein Frühwarnsystem vor unbekannten Risiken im Zusammenhang mit Wirtschaftskriminalität
- Ein Schutzschild vor hiesigen Schlagzeilen, die den guten Ruf Ihres Unternehmens in den Dreck ziehen
- Den Wandel in eine von Transparenz und Integrität geprägte Arbeitskultur
- Die Stärkung Ihrer Attraktivität als Arbeitgeber
Sie fragen sich nun, mit welcher Lösung Sie diesen Weg ebnen können? Laden Sie sich unseren Leitfaden „Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen“ runter. Gerne stehen wir Ihnen für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns hier.
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
