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Die unterschiedlichen Meldekanäle für Whistleblowing-Systeme
Wie Sie bereits in Teil 2 unserer Whistleblowing-Basics Reihe „Das Whistleblowing-System“ lesen konnten, ist das Whistleblowing-System das Kernelement eines Compliance Managements im Unternehmen. Hier gibt es unterschiedliche Meldekanäle, die für Whistleblowing in Frage kämen. Es handelt sich dabei um einen unternehmensinternen Meldekanal, welcher Mitarbeitern ermöglicht, Gesetzesverstöße oder unethisches Verhalten im Unternehmen zu melden.
Die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz schreibt neben der grundsätzlichen Einführung eines Whistleblowing-Systems vor, die Vertraulichkeit während der gesamten Bearbeitung der Meldung zu wahren. Anonyme Meldungen zu ermöglichen ist zwar laut Richtlinie nicht verpflichtend, jedoch handelt es sich um eine klare Empfehlung aus der Praxis für die Umsetzung. Gleichzeitig ist eine direkte Kommunikation zwischen Whistleblower und verantwortlicher Person im Unternehmen notwendig, um nicht nur den Eingang der Meldung zu bestätigen, sondern auch Untersuchungsergebnisse mitteilen zu können.
Welche Meldekänäle für Whistleblowing im Unternehmen gibt es?
Auf dem Markt finden Sie eine Vielzahl an Whistleblowing-Systemen. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie lässt Ihrem Unternehmen bei der Ausgestaltung des Systems die freie Wahl – unter der Voraussetzung, dass der Meldekanal die Anforderungen erfüllt. Die bekanntesten und wichtigsten Kanäle für Whistleblowing sind folgende:
- Call-Center: eine Hotline für telefonische Meldungen
- Ombudspersonen: unparteiische, externe Vermittler
- Briefkästen: schriftliche Kommunikation
- Online-Lösungen: Digitale Whistleblowing-Systeme
Welche Vorteile und Nachteile haben die genannten Meldekanäle jeweils?
Call-Center: Die Whistleblowing-Hotline
Das Call-Center ist einer der klassischen Meldekanäle für Whistleblower. Die Vorteile: mit Outsourcing ins Ausland ist es möglich, die Hotline rund um die Uhr und das ganze Jahr lang verfügbar zu machen. Hinweisgebern wird persönliche Kommunikation mit einer neutralen Person angeboten. Diese Person kann dem Whistlblower bereits während der Meldung gezielte Nachfragen stellen. Der Nachteil ist jedoch, dass die persönliche Kommunikation die Hemmschwelle für Whistleblower erhöht. Statistiken zeigen, dass sich der Anteil telefonischer Meldungen immer weiter reduziert. Eine weitere Schwierigkeit ist die mangelnde Möglichkeit für den anonymen Whistleblower, die vom Call-Center-Mitarbeiter aufgenommene Meldung schriftlich zu überprüfen. Sprachliche oder inhaltliche Missverständnisse bergen das Risiko, dass falsche oder verfälschte Informationen übermittelt werden. Bei Wahrung der Anonymität ist es kaum möglich, zusätzlich unterstützende Hinweise wie Dokumente oder Fotos mitzugeben.
Die Ombudsperson
Ombudspersonen sind externe Vertrauenspersonen, meist Rechtsanwälte, die vom Unternehmen als unparteiischer, neutraler Ansprechpartner für Whistleblower beauftragt werden. Die Entgegennahme von Meldungen wird klassischerweise per E-Mail oder Anruf ermöglicht, wobei die zeitliche Kapazität des Anwalts ein begrenzender Faktor ist. Der Vorteil ist, dass die Ombudsperson sich auch direkt um die juristische Einschätzung und Untersuchung einer Meldung kümmern kann. Auch wenn die Ombudsperson als Anwalt zur Vertraulichkeit verschwiegen ist, kann mangelndes Vertrauen oder eine fehlende Möglichkeit zur gänzlich anonymen Meldung eine zusätzliche Hemmschwelle bei potenziellen Hinweisgebern auslösen.
Der Briefkasten
Der Briefkasten, häufig auch als Kummerkasten bekannt, ermöglicht schriftliche Meldungen, vertraulich und anonym. Das große Problem: bei einem anonymen Hinweis ist eine Kontaktaufnahme zum Whistleblower, also auch Rückfragen oder Informationsübermittlung, unmöglich. Aufgrund dessen kann der Briefkasten nicht richtlinienkonform zum Einsatz kommen: sowohl die Empfangsbestätigung als auch die Informationsübermittlung zu Ergebnissen beziehungsweise Folgemaßnahmen sind laut Richtlinie vorgeschrieben.
Online Lösungen
Digitale Whistleblowing-Systeme sind meist speziell für Whistleblowing entwickelte Online-Lösungen. Sie vereinen die Vorteile der vorher genannten Meldekanäle: Digitale Whistleblowing-Systeme ermöglichen anonyme und vertrauliche Meldungen von jedem internetfähigen Gerät. Dabei sind sie 24/7, 365 Tage im Jahr verfügbar. Weiterhin kann der Whistleblower unterstützende Materialien, wie Dokumente oder Bilder, hochladen. Durch einen sicheren Echtzeit-Chat können dem Whistleblower Rückfragen gestellt und Informationen nach der Untersuchung übermittelt werden – seine Identität bleibt dabei die ganze Zeit anonym.
Weitere Informationen zu den Funktionalitäten digitaler Whistleblowing-Systeme finden Sie im dritten Teil unserer Whistleblowing-Basic Reihe „Das digitale Whistleblowing-System“.
Unsere Tipps für die Auswahl des passenden Whistleblowing-Systems für Ihr Unternehmen:
Nachdem wir Ihnen die bekanntesten und wichtigsten Kanäle vorgestellt haben, geht es für Sie um die Auswahl des geeigneten Whistleblowing-Systems. Folgende Tipps helfen Ihnen, die optimale Wahl zu treffen:
- Machen Sie einen Markt- und Preisvergleich
Bei der Wahl Ihrer Lösung sollten Sie die unterschiedlichen (technischen) Lösungen vergleichen und sich ein Überblick über Funktionen, Sicherheitsaspekte, Server-Standorte etc. machen.
- Wählen Sie eine rechtskonforme Lösung
Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen und beachten Sie diese bei der Wahl Ihres Whistleblowing-Systems. Bedenken Sie dabei, dass Ihr Unternehmen das System voraussichtlich über viele Jahre nutzen wird. In folgendem Beitrag finden Sie mehr Informationen zu den Anforderungen und einen ausführlichen Leitfaden zur Auswahl: Was müssen Sie bei der Auswahl eines Whistleblowing-Systems beachten?
- Wählen Sie das Tool, was die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt
Neben der Rechtskonformität soll die Lösung selbstverständlich auch den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen. Gerade als kleines oder mittelständisches Unternehmen sollten Sie daher eine Lösung wählen, die auch auf diese Zielgruppe zugeschnitten ist.
- Legen Sie jetzt los!
Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass zwischen der Recherche und der Implementierung meist einige Wochen (je nach Unternehmensstruktur manchmal sogar Monate) vergehen. Zögern Sie also nicht und legen Sie jetzt los!
Fazit
Sie wissen am besten, welcher Meldekanal optimal zu Ihrem Unternehmen passt. Bedenken Sie aber, dass es mit der Einführung eines sicheren Whistleblowing-Systems noch nicht getan ist. Um das Potenzial von internem Whistleblowing auszuschöpfen, bedarf es neben dem Meldekanal auch eine entsprechende Unternehmensstrategie für den konkreten und offenen Umgang mit Whistleblowern und deren Hinweisen. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Beitrag „Modernes Hinweisgebersystem: Frühwarnsystem und Schutzschild Ihres Unternehmens“ oder kontaktieren Sie einen unserer Experten.
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
