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LEGAL TECH UND COMPLIANCE BERATUNG

Legal Tech und Compliance vereinen

Legal Tech und Compliance-Beratung? Warum die Kombination für Rechtsexperten Sinn macht!

Haben Sie schon eine Legal-Tech-Strategie? Sind Sie schon auf dem Weg „in die Cloud“ oder sind Sie noch am Startpunkt? Sie als Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer oder Compliance-Berater beherrschen das Beratungsgeschäft. Compliance ist für Sie kein Fremdwort, sondern ein Begriff aus Ihrer fachlichen Muttersprache. Doch in den Zeiten von Digitalisierung, Industrie 4.0, Software as a Service, mobile Working, sicheren Clouds etc. sind allein die Verwendung eines iPhones und die Kenntnisse von Microsoft Office und Co. nicht mehr ausreichend. Der Einsatz digitaler, Nutzen schaffender Helfer wird zum Must-have in der täglichen Arbeit. Wie Sie richtig vorgehen, um nicht den Anschluss zu verlieren, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist mit Legal Tech gemeint?

Legal Tech ist die Kurzform von Legal Technology. Der Begriff beschreibt die Verbindung von Recht und digitaler Technologie. Umfasst sind alle digitalen Instrumente, die im Zusammenhang mit juristischen Arbeitsprozessen eingesetzt werden. Dabei wird der Zweck verfolgt, den Umgang mit oder Zugang zu Recht zu erleichtern oder zu automatisieren. Letztlich geht es darum, die inhaltliche Arbeit als Berater schneller, kostengünstiger und weniger fehleranfällig zu erledigen.

1.0 – Unterstützung der Arbeit durch IT-gestützte Technik

Icon für IT-Systeme
  • Digitale Akten statt Papiersammlungen
  • Verwalten von Dokumenten
  • Bearbeiten von Dokumenten (Kollaboration)
  • Fach-Datenbanken/Online-Recherche
  • Webinare/E-Learning
  • Spend-Management
  • Büroorganisation

2.0 – Fortgeschrittene Techniken der Automatisierung

Icon aus verbundenen Punkte zur Darstellung von Automatisierung
  • Automatische Erstellung von Dokumenten
  • Automatische Analyse von Dokumenten
  • E-Discovery von Daten
  • Prüfung von Ansprüchen (z. B. Flightright)
  • Spezialanwendungen für die unterschiedlichen Fachgebiete (z .B. Compliance-Beratung)

3.0 – Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) bzw. Artificial Intelligence (AI)

Eine leuchtende Glühbirne zur Darstellung künstlicher Intelligenz
  • Smart Contracts
  • Blockchain-Technologie
  • Automatische Bewertung von Maschinen
  • Predictive Analytics – z. B. die Vorhersage von Risiken (Compliance Prediction)

Studien zeigen: Es gibt dringenden Nachholbedarf!

Bei Rechtsanwälten ist Legal Tech in der Beratung weniger verbreitet als in den Rechtsabteilungen und Compliance Offices der Unternehmen.

Unternehmensjuristen schätzen, dass in fünf Jahren ca. 40 Prozent der täglichen Arbeit von Legal Tech unterstützt wird. Bei den Rechtsanwälten hingegen sieht das Bild anders aus. In der Studie „Future Ready Lawyer 2020“ zur Zukunft des Rechtsmarktes von Wolters Kluwer werden zwei zentrale Erkenntnisse hervorgehoben:

  • Es besteht ein nicht unerhebliches Delta zwischen Erwartungen und Umsetzung. Weniger als ein Drittel der Anwälte sind tatsächlich gut vorbereitet.
  • Die Mandanten erwarten zunehmend den Einsatz von Technologie, um produktiver und effizienter zu arbeiten.

Was für die Rechtsanwälte gilt, trifft ähnlich auch auf Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und sonstige Compliance-Berater zu. Bisher sind die Entwicklungen zu dem Thema stark von den Unternehmen getrieben. Sie als Compliance-Berater dürfen aber nicht stehen bleiben.

Insofern ist der Beratungsmarkt im Umbruch. Einige Compliance-Berater haben bereits entsprechende Lösungen für ihre Mandanten und Kunden entwickelt, wie z. B. im Datenschutz-Management als Outsourcing-Modell. Im Zuge der DSGVO-Umsetzung wurden vielfältige externe IT-Lösungen kombiniert mit Beratungsservice bereitgestellt – vom Muster-Verfahrensverzeichnis über ein Ticket-System für Privacy Incidents bis zum Reporting mit schicken Dashboards. In anderen Bereichen der Beratung haben sich ebenfalls vereinzelt Legal-Tech-Lösungen etabliert, wie wir Ihnen im Folgenden anhand von Beispielen aufzeigen werden.

Was sagen die Gerichte zum Thema Legal Tech?

Rechtsfragen rund um die Digitalisierung der anwaltlichen Arbeit sind mittlerweile sogar Gegenstand von gerichtlichen Entscheidungen. Die Rechtsprechung beschäftigt sich dabei mit Geschäftsmodellen von nichtanwaltlichen Anbietern vorwiegend für Verbraucher, die in irgendeiner Weise automatisierte, typischerweise algorithmenbasierte Verfahren zur Fallbearbeitung einsetzen. In Fällen, wie etwa bei einem Onlinedienst zur Geltendmachung von Ansprüchen aus der Mietpreisbremse (wenigermiete.de), prüften die Richter, ob die nichtanwaltlichen Legal-Tech-Geschäftsmodelle mit dem Rechtsdienstleistungsgesetz vereinbar sind.

Wegweisende Entscheidungen sind bisher Mangelware. Denn in der Regel stehen formale Fragen wie die Aktivlegitimation der Kläger im Mittelpunkt, und weniger die spannenden Details der spezifischen Lösungen. Die Gerichtsprozesse spiegeln im Übrigen eine spürbare Verunsicherung in der Beratungsbranche wider: Wie viel Legal Tech ist zulässig und sinnvoll? Ersetzen die neuen Lösungen am Ende die Beraterleistung vollständig? Das ist im Moment nicht absehbar. Vielmehr bietet dieser Bereich vielfältige Ergänzungen der Compliance-Beratung, wie Sie hier im Folgenden nachlesen können.

Wie sich die Compliance-Beratung dadurch verändert

In der Compliance-Beratung geht es um den Aufbau und die Weiterentwicklung risikogerechter und effektiver Systeme. Sie als Berater helfen Ihren Mandanten und Kunden, passgenaue Maßnahmen zur Einhaltung von Regeln zu gestalten. Das Spektrum der Beratung reicht von der Risikoanalyse über die Gestaltung des Verhaltenskodex bzw. des Code of Conduct, der Konzeption und Durchführung von Trainings bis zur Bearbeitung von Hinweisen auf Compliance-Verstöße, die Planung von Aufklärungsaktivitäten und die Prüfung selbst sowie das Reporting an die Vorstände und Aufsichtsräte.

Welche Aspekte der Compliance-Beratung haben nun eine Nähe zu Legal Tech? Und welchen Einfluss hat der Bereich auf die Compliance-Beratung? Die wichtigen Einsatzgebiete, bei denen Legal Tech schon jetzt eine zentrale Rolle spielt, sind zum Beispiel:

  • Richtlinien-Management
  • Digitale Akten
  • E-Learning und Micro-Learning
  • Geschäftspartner-Prüfungen und Know-Your-Customer-Checks
  • E-Discovery für interne Prüfungen
  • Online-Plattformen für Hinweisgebersysteme bzw. Whisteblowing

Digitale Systeme unterhalten jedoch bisher primär DAX-Konzerne und andere Großunternehmen. Zunehmend werden die Legal-Tech-Lösungen aber auch auf den Bedarf mittelständischer Unternehmen zugeschnitten oder es kommen neue Produkte auf den Markt. Der Mittelstand wiederum verfügt meistens über keine Rechts- oder Compliance-Abteilung, die sich um Innovationen im Rechtsbereich kümmert. Das ist Ihre Chance als Berater, Ihre mittelständischen Mandanten und Kunden durch kompetente Beratung kombiniert mit funktionalen Legal-Tech-Services zu betreuen.

Welche Vorteile und Risiken haben Legal-Tech-Lösungen für Sie als Berater?

Der Einsatz solch innovativer Lösungen bringt Ihnen als Berater für Compliance-Themen zahlreiche Vorteile. Dennoch müssen Sie auch einige Risiken beachten.

Die Vorteile für Sie als Compliance-Berater: Sie können…

Pluszeichen
  • Abläufe effizienter gestalten.
  • den Informationsfluss verbessern.
  • Kosten optimieren.
  • für Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Ihren eigenen Leistungen sorgen.
  • einen zusätzlichen Mehrwert für Ihre Mandanten schaffen. 
  • die Mandanten- bzw. Kundenbindung ausbauen.
  • nicht mehr (nur) individuelle Dienstleistungen, sondern auch skalierbare Produkte anbieten.
  • eine Zeitersparnis für höherwertige Tätigkeiten schaffen.
  • mit modernen IT-Lösungen ein spannender Arbeitgeber für die Generation der Digital Natives sein und so potentielle neue, hochqualifizierte Mitarbeiter für sich gewinnen. 

Die möglichen Risiken bei der Einführung von Legal Tech:

Minuszeichen
  • Einmalige und fortlaufende Kosten
  • Zeitaufwand für die Implementierung und den Betrieb der Lösung
  • Erfüllung von internen und externen Qualitätserwartungen
  • Gewährleistung der Sicherheit der IT-Systeme

Datenschutz und -sicherheit bei neuen Lösungen

Elementar bei der Auswahl eines IT-gestützten Systems sind die IT-Sicherheit und der Datenschutz. Denn in der Regel sind in der Compliance-Beratung die relevanten Informationen und Daten nicht nur sensibel, sondern sehr sensibel bis strengstens vertraulich. Ein Schutz vor Cyber-Attacken ist ebenso wichtig wie ein Berechtigungskonzept oder eine im IT-System selbst verankerte Lösung, die Administratoren keinen Zugriff auf streng vertrauliche Informationen ermöglicht. Bietet die Lösung nicht genug Sicherheit, dann droht ein erheblicher Vertrauensverlust bei Mandanten und Kunden.

Welche Legal-Tech-Trends sind für Sie als Compliance-Berater besonders relevant?

Das Arbeits- und Kommunikationsverhalten hat sich mit den Generationen X, Y und Z stark verändert.

Zu einer effizienten Kommunikation in IT-Systemen gehört heutzutage ganz selbstverständlich ein kollaborativer Austausch wie bei Microsoft Teams oder Slack. Per E-Mail werden eventuell noch Anhänge versendet. Kommunikation per Mail ist ansonsten „out“. Chatten, Chat-Bots, Talk-Bots usw. sind die gefragten Kommunikationslösungen. Diese Features muss ein Legal-Tech-Produkt mitbringen.

Um flexibel und mobil arbeiten zu können, sind Cloud-basierte Produkte der neue Standard. Vor Jahren herrschte Angst vor ausgelagerten IT-Anwendungen. Das hat sich mittlerweile mit sehr gut gesicherten und trotzdem hochperformanten Cloud-Lösungen geändert. Zahlreiche professionelle IT-Dienstleister in Deutschland und anderen EU-Ländern können ein exzellentes und preiswertes Hosting sicherstellen. Vorsicht ist wegen Bedenken zum Datenschutz und zur Datensicherheit bei Anbietern außerhalb der EU, sei es z. B. aus den USA oder auch China, geboten.

So funktioniert’s: Ihre 6-Schritte-Anleitung zur Nutzung von Legal Tech als Compliance-Berater

Mit dem Einsatz von Legal Tech werden Sie bei Ihren Mandanten und Kunden als ein besserer Berater wahrgenommen. Egal ob Sie den Einsatz eines neuen Produkts planen oder am Anfang der strategischen Überlegungen stehen – so sollten Sie vorgehen:

Schritt 1: Handlungsbedarf und Beweggründe

Zuallererst müssen Sie zusammen mit Ihren Partnern eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Wie viel Zeit und finanzielle Mittel wollen Sie in Innovation im Rechtsbereich investieren? Wollen Sie eine Innovation in der Betreuung Ihrer Mandanten und Kunden einsetzen? Oder gibt es Handlungsbedarf bei den internen Prozessen?

Schritt 2: Die Baseline

Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch. Zeigt Ihre Inventur, dass Sie bereits Legal Tech im Einsatz haben? Wissen Sie, was Ihre Mitarbeiter und auch Ihre Mandanten und Kunden für Wünsche an digitale Lösungen haben? Fragen Sie Ihre Mitarbeiter. Vereinbaren Sie Interviews mit Ihren Mandanten und Kunden und nehmen Sie deren Wünsche und Bedürfnisse auf.

Schritt 3: Die Legal Tech Strategie

Legen Sie eine Strategie fest, was Sie erreichen wollen. Was sind die Ziele? Suchen Sie eine smarte Lösung für das Beratungsgeschäft zum Nutzen Ihrer Mandanten und Kunden? Mehr Umsatz in der Compliance-Beratung? Oder geht es Ihnen um grundlegende Veränderungen der internen Abläufe? Was sind die wichtigsten Meilensteine auf dem Weg zur Einführung eines neuen Tools?

Schritt 4: Das Projekt-Setup

Legen Sie klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten fest. Übertragen Sie die Projektleitung einer geeigneten Person. Diese sollte eine Affinität für digitale Produkte und gute organisatorische Skills haben.

Schritt 5: Die Marktanalyse

Verschaffen Sie sich einen Marktüberblick (beispielsweise im Compliance-Bereich für Hinweisgeberlösungen). Was ist die passende Lösung zur Erreichung der von Ihnen definierten Ziele? Gibt es bereits Standardlösungen? Sind diese DSGVO-konform und erfüllen sie die verlangten hohen Ansprüche an die IT-Sicherheit? Oder ist für Ihren Bedarf ein neues, spezifisches Produkt zu entwickeln?

Schritt 6: Die Umsetzung

Legen Sie los. Die Einführung von Legal Tech erfordert agiles Handeln. Warten Sie nicht zu lange. Suchen Sie nicht zu intensiv. Wagen Sie den Anfang und überwachen Sie dann kontinuierlich, ob sie noch auf dem geplanten Weg sind.

Fazit: Ohne Legal Tech verlieren Sie den Anschluss!

Nun wissen Sie, was Legal Tech und Compliance verbindet und was Sie tun müssen, um als Compliance-Berater mit dem Einsatz von solchen Lösungen bei Ihren Mandanten und Kunden zu punkten. Schauen Sie sich die Vor- und Nachteile der für Sie interessanten und relevanten IT-Lösungen an. Sofern Sie noch keine Strategie entwickelt haben, ist sicherlich jetzt der Zeitpunkt gekommen, passende IT-Systeme zur Unterstützung und Anreicherung Ihrer Beratungsleistungen auszuwählen. Unsere 6-Schritte-Anleitung bietet Ihnen eine gute Hilfestellung dazu.

Kontaktieren Sie gern einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch.

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