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KOSTEN EINER HINWEISGEBERLÖSUNG

Jede Hinweisgeberlösung ist günstiger, als gar keine zu haben

Weg von „Brauche ich eine Hinweisgeberlösung?“…

Als erfolgreicher Unternehmer liegt es in Ihrem Interesse, dass Ihr Unternehmen erfolgreich bleibt. Deswegen haben Sie es auch bereits richtig erkannt: Es geht längst nicht mehr um die Frage „Braucht mein Unternehmen Whistleblowing oder nicht?“. Es geht darum, die richtige Lösung für Sie und Ihr Unternehmen zu finden – umsetzungstechnisch wie auch finanziell. Welche Kosten kommen mit einer Hinweisgeberlösung auf Ihr Unternehmen zu?

… hin zu „Wie viel kostet mich eine Hinweisgeberlösung?“

Die grobe Rechnung ist schnell gemacht: Egal für welche Art von Hinweisgeberlösung Sie sich entscheiden, es wird Sie weniger kosten, als ein existenzbedrohender Skandal, der durch die Medien geht. Und in dieser Rechnung sind die anstehenden Bußgelder für den Verstoß gegen die EU-Hinweisgeber-Richtlinie noch nicht miteinberechnet.

Verschiedene Hinweisgeberlösungen, unterschiedliche Kosten

Sich im Dschungel der Möglichkeiten zurecht zu finden, ist jedoch gar nicht so einfach. Hinweisgeber-Systeme bauen auf unterschiedlichen Ansätzen auf und es ist nicht immer klar ersichtlich, welche davon auch die Anforderungen der neuen EU-Hinweisgeber-Richtlinie erfüllen.

Als Geschäftsführer denken Sie in Zahlen und streben logischerweise danach, zu verstehen, welche Kosten mit welchen Lösungen auf Sie und Ihr Unternehmen zukommen. In der nachfolgenden Übersicht liegt der Schwerpunkt auf der Kostenbetrachtung und nicht auf einem ausführlichen Vergleich der Technologien am Markt.

Briefkasten

Jeder weiß, dass es weder viel Zeit noch Geld kostet, einen Briefkasten an der Hauswand anzubringen. Doch die billigste Lösung ist meist nicht die beste Lösung im Umgang mit sensiblen Daten. So auch, wenn es um die Umsetzung der EU-Hinweisgeber-Richtlinie geht.

Call-Center

Die Qualität der Call-Center-Lösung hängt stark von drei Faktoren ab: Ist die Erreichbarkeit rund um die Uhr gewährleistet? Welche Sprachen werden angeboten? Und wie werden die Daten verarbeitet? Die Kosten variieren hier stark abhängig von Anbieter und Erreichbarkeit, belaufen sich aber schnell auf 15.000 Euro im Jahr. Das Problem: Entscheiden Sie sich für eine Whistleblowing-Hotline, oder haben bereits eine im Einsatz, werden Sie einen zusätzlichen Kanal installieren müssen, der die Entgegennahme schriftlicher Meldungen abdeckt – das verlangt die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern. Mit der Rechnung für die Hotline-Services ist es also in der Regel nicht getan.

Technische Lösungen

Technik Hinweisgebersystem

Die Kosten für die günstigsten technischen Lösungen für Unternehmen mit geringen Mitarbeiterzahlen bewegen sich in einer Bandbreite von etwa 500 bis 12.000 Euro im Jahr. Doch einige Anbieter geben Ihnen keine transparente Preisübersicht zur Hand und häufig verstecken sich noch zusätzliche Implementierungskosten. Natürlich zahlt es sich aus, sich in einer Demo ein Bild vom Produkt und dessen Funktionalitäten zu machen und den Anbieter als Unternehmen kennenzulernen. Doch ganz ehrlich: Eine Preisindikation vorab ist für Sie grundsätzlich entscheidend, ob Sie überhaupt Zeit in weitere Recherche investieren möchten.

Anwalt

Als Richtwert für die jährlichen Kosten können Sie in etwa mit 5.000 Euro rechnen. Diese Kosten umfassen jedoch nur die Einbindung des Anwalts als E-Mail- oder Telefon-Kontakt. Jegliche weiteren Leistungen des Anwalts werden separat und zusätzlich in Rechnung gestellt.

Einstellung eines Compliance-Verantwortlichen

In Großkonzernen ist die Person, die für Whistleblowing verantwortlich ist, meist Teil des Compliance- oder Legal-Teams. Von Großkonzernen aber einmal abgesehen, handelt es sich hierbei um eine weniger realistische, aber kostspielige Lösung für Ihr Unternehmen.

Ziehen Sie bei Ihren Überlegungen auch in Betracht, dass die Lösung über einen vertrauenswürdigen und unabhängigen externen Anbieter es Ihnen ermöglicht, Ihre Mitarbeiter einfacher davon zu überzeugen, dass Whistleblowern die entsprechende Vertraulichkeit und Anonymität gewährleistet wird.

Kosten von Wirtschafts- und Imageschäden

Die Kosten für die vorgestellten Lösungen für Hinweisgeber-Systeme lassen sich alle mit konkreten Zahlen beziffern. Nicht jedoch die Risiken und Schäden, die entstehen können, wenn kein Hinweisgeber-System eingeführt wird. Zudem sind sich viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) der real bestehenden Risiken nicht bewusst, unterschätzen diese oder sind sogar der Meinung, in ihrem Betrieb könne so ein Skandal gar nicht vorkommen.

Doch gerade in Unternehmen mit Strukturen, bei denen eine starke Vertrauensbasis eine große Rolle in der Zusammenarbeit spielt und die daher auch weniger Kontrollmechanismen einsetzen, ist das Risiko umso höher, dass ein Missstand unentdeckt bleibt.

Laut einem Bericht im EY Finance & Performance Management Magazine von März 2020 verzeichnen Unternehmen jährlich schätzungsweise einen Verlust von 5 Prozent des Jahresumsatz durch Straftaten im Wirtschaftsbereich. Wie viel Euro Umsatz wären das jährlich in Ihrem Unternehmen?

Checkliste: EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Finden Sie die optimale Hinweisgeberlösung für Ihren Bedarf

Betrachten Sie die verschiedenen Lösungsansätze für Hinweisgeber-Systeme, werden Sie feststellen, dass die technische Lösung die meisten Vorteile bietet. Doch auch im Bereich der digitalen Whistleblowing-Systeme gibt es eine große Zahl an Anbietern, aus der Sie erst den für Sie richtigen Partner auswählen müssen. Zudem belaufen sich die Kosten monatlich auf einen zwei- bis fünfstelligen Betrag, wobei die Kosten für die Implementierung häufig noch hinzugerechnet werden müssen. Außerdem stellen Sie sich vermutlich auch die Frage: Kann eine Software-Lösung den individuellen Ansprüchen meiner Unternehmensführung und Unternehmenskultur überhaupt gerecht werden?

Preis-Leistungs-Verhältnis

Stellen Sie sich vor, Sie buchen einen Flug in den Urlaub mit einer Billigairline. Der günstige Preis im Gegensatz zu anderen Mitbewerbern hat Sie einfach überzeugt. Doch schon am Flughafen werden Sie beim Einchecken des Gepäcks zusätzlich zur Kasse gebeten – Sie haben das Kleingedruckte überlesen. Die Verpflegung an Board ist auch entsprechend dürftig und zurück zuhause stellen Sie beim Blick auf Ihr Bankkonto fest, dass Ihnen auch die Online-Reservierung ihres Fensterplatzes im Flugzeug zusätzlich verrechnet worden ist. Damit haben Sie letztendlich deutlich mehr ausgegeben, als sie für den Hin- und Rückflug eigentlich einkalkuliert hatten.

Achten Sie bei der Auswahl einer Whistleblowing-Software also darauf, welche Leistungen der Software-Anbieter in seinem Angebotspaket inkludiert. Damit Sie nicht später von versteckten Kosten überrascht werden. Wählen Sie am besten einen Anbieter, der neben einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis auch noch anderes bietet, was Ihnen als Unternehmer wichtig ist, wie z. B. Transparenz auf allen Ebenen oder schnellen und kompetenten Service.

Hinweisgeberlösung mit Mittelstands-Fokus

Es gibt Anbieter, die sich auf den KMU-Bereich spezialisiert haben. Warum ist das sinnvoll? Der deutsche Mittelstand hat großes Interesse daran, Skandale langfristig zu vermeiden. Mit relativ wenig finanziellem und personellen Aufwand die EU-Hinweisgeber-Richtlinie zu erfüllen. Jeder Geschäftsführer liest gerne den Namen seines Unternehmens in der Zeitung, aber niemals im Zusammenhang mit negativer Presse. Außerdem brauchen Sie als Geschäftsführer Flexibilität. Ihr Unternehmen wächst, die Mitarbeiterzahlen steigen, vielleicht planen Sie sogar, zu expandieren. Behalten Sie diese zukünftigen Entwicklungen Ihres Unternehmens im Blick. Beziehen Sie diese Aspekte auch bei der Suche nach dem optimalen Whistleblowing-System ein.

Fazit zu den Kosten einer digitalen Hinweisgeberlösung? 50 Prozent weniger Verlust

Wie können Sie die richtige Wahl treffen?

  1. Verlieren Sie nicht den Überblick.
  2. Konzentrieren Sie sich auf die Anbieter, die sich auch auf Sie konzentrieren und welche dieselbe Transparenz in ihrem Auftritt und Angebot transportieren, die auch Sie mit dem Produkt erreichen wollen.
  3. Akzeptieren Sie Whistleblowing als Chance, um Umsatzverlusten entgegenzusteuern: Laut dem EY Finance & Performance Management Magazine von März 2020 verzeichnen Unternehmen, die ein internes Meldesystem haben, 50 Prozent weniger Verluste. Wodurch? Durch rechtzeitiges Aufdecken von Missständen und aktives Gegensteuern.

Einfach zusammengefasst: Keine Hinweisgeber-Lösung zu implementieren kann Sie teuer zu stehen kommen und Ihr Unternehmen sogar an den Rand der Existenz treiben. Mit einer Lösung können Sie verhindern, dass sensible Informationen nach außen dringen, haben die Chance, aktiv gegenzusteuern und behalten so die Zügel in der Hand.

Sie wollen proaktiv handeln? Sie suchen nach einer einfachen Lösung, die explizit für den Mittelstand entwickelt wurde? Sie möchten genau ausrechnen, welche Kosten auf Ihr Unternehmen zukommen, wenn Sie eine digitale Hinweisgeberlösung wie LegalTegrity einführen?

Dann kontaktieren Sie gern einen unserer Experten und vereinbaren kurzfristig einen Demo-Termin. 

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