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Hinweisgebersystem: Vorteile und Nachteile im Überblick

Welche Vorteile hat die Implementierung eines Hinweisgebersystems?

In diesem Artikel erfahren Sie, welches Potenzial in der Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems für Sie und Ihr Unternehmen steckt. Lesen Sie, wie Sie die vielen Vorteile eines solch strategischen Schrittes für Ihr Unternehmen optimal nutzen können.

Im nächsten Satz werde ich leider den Eindruck bestätigen müssen, der sich bei Ihnen eingeschlichen haben könnte: Bei Hinweisgebersystemen gibt es kein “one-size-fits-all”. Es gibt schlicht und ergreifend eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Ihren Mitarbeitern Meldekanäle zur Verfügung zu stellen. Von veralteten Lösungen bis hin zu modernen Systemen ist alles dabei. Auch Budget-technisch können Sie sich theoretisch grenzenlos austoben – vor allem die Grenze nach oben suchen Sie vergeblich.

Als digital transformierendes Unternehmen setzen Sie auf Technik

Nicht nur handelt es sich bei einer digitalen Hinweisgeberlösung aktuell um die sicherste und effizienteste Option, nein. Warum sollten Sie bei all Ihren Bemühungen, die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen weiter vorantreiben und up-to-date zu bleiben, jetzt im Kontext von Whistleblowing zwei Schritte zurück machen? Als modernes Unternehmen setzen Sie auf Technik und beziehen auch diese Entscheidung in Ihr strategisches Gesamtportfolio mit ein.

Hinweisgebersystem von externem Dienstleister

Unterschätzen Sie nicht den Effekt, den die Wahl eines externen Dienstleisters zur Umsetzung eines Meldekanals für Ihre Mitarbeiter haben wird. Ein Hinweisgeber muss das Vertrauen haben, anonym zu bleiben und gehört zu werden. Dieses Vertrauen wird natürlich grundsätzlich erhöht, wenn das System dafür nicht in der IT des Unternehmens liegt, sondern davon völlig losgelöst funktioniert. Weiterhin vertrauensfördernd: der Hinweisgeber muss keinerlei persönlichen Daten hinterlegen, wenn er das nicht möchte.  

Vorteile gegenüber nicht-digitalen Lösungen

Ein sehr ernst zu nehmendes Problem im Zusammenhang mit analogen Hinweisgebersystemen wie Briefkästen, Rufnummern (zu einem Call Center oder Ombudsmann) oder auch spezifische E-Mail-Postfächer: der Datenschutz. Wo werden die Daten aufbewahrt? Wer verwaltet Sie? Wer hat Zugriff? Beim E-Mail-System ist auch der Server-Standort des Providers nicht zu vernachlässigen. Sie sehen: nicht-digitale Lösungen bringen mehr Probleme mit sich und bergen grundsätzlich auch eine größere Hemmschwelle für die Hinweisgeber. Wer sich nicht in Sicherheit wägt, überlegt es sich wahrscheinlich zwei oder drei Mal, ob er nun wirklich diesen Schritt gehen und einen Hinweis abgeben soll.

Sie entscheiden zukunftsorientiert

Passend zu Ihrem Interesse an nachhaltigem Unternehmenserfolg, suchen Sie Lösungen, die sie in wenigen Jahren nicht zwingend wieder ersetzen müssen. Sie wählen ihr Portfolio an digitalen Lösungen in Ihrem Unternehmen vor allem nach dem Kriterium der Zukunftsfähigkeit aus.

Daher sind digitale Lösungen, die via Handy, Laptop, iPad etc. jederzeit zugänglich sind, voll im Kurs. Die Erwartungshaltung der Mitarbeiter an Nutzererfahrungen im Arbeitsumfeld orientiert sich natürlich am Alltag, denn Arbeits- und Privatleben verschwimmen immer mehr. Sie als Arbeitgeber sollten Lösungen finden, um Mitarbeiterengagement zu fordern und zu fördern. Das Feedback, das Sie dadurch erhalten, sollten Sie ernst nehmen und verwenden. Sie werden mir zustimmen, dass dieses Unterfangen mit einem seitenlangen Code of Conduct, der bei jedem Mitarbeiter in der untersten Schublade verstaubt, eher schwierig wird.

Hier wird keiner verpetzt, sondern Integrität gelebt

Die Vorteile einer proaktiven Kooperation mit Hinweisgebern sind nicht von der Hand zu weisen. Dabei dürfen Sie Whistleblowing nicht in die Schublade der jüngsten Skandale wie Wirecard oder Tönnies stecken. Die enormen Vorteile beziehen ein automatisches Frühwarnsystem und Schutzschild Ihres Unternehmens mit ein, sowie einen kontinuierlich getriebenen Verbesserungsprozess für nachhaltigen Unternehmenserfolg und eine gesteigerte Attraktivität als Arbeitgeber.

Daher liegt es in Ihrer Hand, dass Ihre Mitarbeitenden verstehen, dass Sie sich mit dem ausgewählten Hinweisgebersystem kein Alibi für die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie verschaffen. Sondern, dass Sie es ernst meinen. Ihr Unternehmen wird davon profitieren. Werte wie Integrität und Transparenz sollten nicht nur auf Ihrer Webseite stehen. Sondern von Ihnen in der Geschäftsführung genauso gelebt werden wie von all Ihren Mitarbeitern.

Vorteil 1: Kontrollmechanismus im positivsten Sinne

Das Hinweisgebersystem wird zu Ihrem Frühwarnsystem: es gibt Ihnen als Geschäftsführer die Chance, Risiken früh zu identifizieren und aktiv gegenzusteuern. Sie kreieren ein Schutzschild vor Schlagzeilen und unternehmensgefährdenden Fehlverhalten. Dabei bedarf es keines toxischen “Verpetz”-Umfelds, in der jeder seinen Konkurrenten anschwärzt. Ganz im Gegenteil: in einem von Integrität und Transparenz geprägten Arbeitsumfeld sind Mitarbeiter im Interesse des Unternehmens dafür sensibilisiert, Missstände zu melden. Denn Fehler geschehen auch einmal ohne Vorsatz – trotzdem möchten Sie darüber Bescheid wissen und etwas dagegen tun können.

Rettungsring als Schutzsymbol

Außerdem werden Ihnen die Stellen in Ihrem Unternehmen aufgezeigt, an denen es Verbesserungspotenzial gibt. Nutzen Sie die Möglichkeit, proaktiv zu werden und Prozesse anzupassen. Wirken Sie damit bewusst auf eine gesunde Unternehmenskultur und eine nachhaltig positive Entwicklung Ihres Unternehmens ein, indem Sie Ihre Mitarbeiter auffordern, das Hinweisgebersystem zu nutzen. Zeigen Sie Ihnen auf, welche Hinweise Sie interessieren und wie Sie konstruktiv mit den aufgedeckten Fehlern umgehen.

Vorteil 2: Unternehmenskultur für Innovation

Ihre Unternehmenskultur ist der Nährboden für Fortschritt, Wachstum und Innovation. Das ist nichts Neues für Sie. Sie versuchen, eine Fehlerkultur zu etablieren, die Flexibilität und Mut zur Veränderung schafft. Mit der Implementierung eines Hinweisgebersystems ziehen Sie noch fester an diesem so wichtigen Strang: Fehlerkultur lebt von Feedback-Kultur. Unter dieses Feedback fällt auch der Hinweis über Fehlverhalten und über Gesetzesverstöße an die Geschäftsführung. Denn eins dürfen Sie niemals vergessen: Ein Mitarbeiter, der etwas beobachtet und das Unternehmen verlässt, geht mit diesem Wissen. Sie werden in Ihrer Führungsposition wahrscheinlich niemals davon erfahren. Doch ein Mitarbeiter, der im Interesse Ihres Unternehmens handelt, der etwas verändern will, der wird jede Möglichkeit nutzen, Schaden vom Unternehmen abzuwenden.

Entscheidend ist hierbei auch mit gutem Vorbild voran zu gehen. Kommunizieren Sie, welche Ziele die Geschäftsführung mit der Einführung des Hinweisgebersystems verfolgt. Sie als Geschäftsführer oder Geschäftsführerin leben das, was sie predigen. Sonst fehlt es an nötiger Glaubwürdigkeit und unabdingbarem Vertrauen seitens der Mitarbeiter, sich im Fall des Falles über den internen Meldekanal zu Wort zu melden.

Vorteil 3: Hinweisgeber-Schutz als vorteilhaftes Marketing

Als zukunftsorientierter Unternehmer ist Ihnen Arbeitgeber-Marketing natürlich ebenfalls ein Begriff. Denn letztendlich geht es natürlich einerseits darum, Ihre Mitarbeiter an Bord und bei Laune zu halten. Doch basierend auf Ihren Wachstumsplänen müssen Sie sich auch um die Rekrutierung neuer Talente kümmern. Eine zielgerichtete Unternehmenskommunikation im Zusammenhang mit Ihrem neuen Hinweisgebersystem wird Ihnen ziemlich sicher ein paar Sternchen bei Kununu bringen. Wer würde nicht gern in einem Unternehmen arbeiten, in dem er als Mitarbeiter weiß, dass er seine Sorgen ohne persönliches Risiko kommunizieren kann, er gehört wird und mit seinen Hinweisen auch noch konstruktiv umgegangen wird.

Fazit: Hinweisgebersystem – Übersicht der Vorteile

Sie haben die Zukunft Ihres Unternehmens in der Hand. Und Sie machen etwas daraus. Denn Sie packen die Gelegenheit am Schopf und schöpfen das volle Potenzial der mit dem Hinweisgeberschutzgesetz verpflichteten Einführung eines Hinweisgebersystems aus:

Sie wählen eine digitale Lösung, …

  • um Ihre Mitarbeiter am Puls der Zeit abzuholen und Ihnen eine ähnliche Nutzererfahrung zu bieten, wie sie sie in Ihrem digitalen Alltag kennen.
  • um das digitale Portfolio Ihres Unternehmens entsprechend zu erweitern und zu ergänzen.
  • um zusätzliche Integrität durch die Technologie und höheres Vertrauen durch garantierte Anonymität zu schaffen.
  • um sich nicht mittelfristig wieder um eine neue Lösung kümmern zu müssen.

Sie begleiten die Einführung des Hinweisgebersystems mit strategischer Unternehmenskommunikation, …

  • um Ihren Mitarbeitern zu erklären, welche Unternehmensziele mit der Einführung eines Hinweisgebersystems verfolgen.
  • um Ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern.
  • um Ihre Unternehmenskultur weiter in Richtung digitaler Transformation und Nachhaltigkeit zu formen.

Sie leben das, was Sie an Ihre Mitarbeiter kommunizieren.
Sie schaffen Vertrauen und Integrität.
Sie sind nachhaltig erfolgreich.

Für weitere Informationen zur Einführung eines digitalen Hinweisgebersystems laden Sie sich unseren Leitfaden „Zur Umsetzung der Whistleblwoing-Richtlinie in Ihrem Unternehmen“ runter.

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