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Modernes Hinweisgebersystem: Frühwarnsystem und Schutzschild Ihres Unternehmens
Ein Hinweisgebersystem fungiert als Schutzschild! Sie als Unternehmer, Geschäftsführer und Führungskraft haben die Skandale der letzten Jahre bei Tönnies, Wirecard, oder auch bei Wilke, VW und Facebook mitverfolgt. Sie wissen daher, dass solche Vorfälle große Reputationsschäden mit sich bringen können. Oftmals haben aber nur Konzerne die finanziellen Reserven, mit einem blauen Auge davonzukommen.
Für jeden rechtschaffenen, mittelständischen Unternehmer stellt sich also die Frage: wie kann man das Risiko reduzieren, dass ein Mitarbeiter mit bewussten oder unbewussten Rechtsverstößen das Schicksal des Unternehmens aufs Spiel setzt bzw. die Zukunft Ihres Unternehmens gefährdet?
Für bekannte, quantifizierbare Risiken gibt es je nach Unternehmensgröße und Geschäftsmodell zum Teil sehr komplexe Risikomanagement-Systeme. Mindestens gibt es jedoch einen „Plan B“ in der Schublade, von dem gehofft wird, dass man ihn nicht braucht. Was ist aber mit dem großen Spektrum an nicht bekannten Risiken durch Fehlverhalten, die eher unwahrscheinlich sind, jedoch, wenn sie eintreten, für das Unternehmen die Konsequenzen eines Tsunamis haben können?
Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie ein richtlinienkonformes Hinweisgebersystem als Frühwarnsystem und Schutzschild vor Skandalen uns Gesetzesverstößen innerhalb Ihres Unternehmens dienen kann.
Welche Risiken sind für Unternehmen durch ein Hinweisgebersystem vermeidbar?
Potentielle Umwelt- oder Gesundheitsgefährdung, Produkthaftungsfälle durch Qualitätsmängel, Korruption, Bestechung, Betrug, Buchführungs- und Bilanzdelikte oder auch schwere Wirtschaftskriminalität: sie fallen alle unter die Risiken, für die es in der Regel in Ihrem Unternehmen keinen Plan B gibt. Sie kommen überraschend und keiner hätte es zuvor für möglich gehalten. Kleine und mittelständische Unternehmen oder Familienbetriebe mit bewährter Zusammenarbeit auf Vertrauensbasis und kurzen Entscheidungswegen sind hier häufig besonders gefährdet. Der Grat zwischen großem Vertrauen und blindem Vertrauen ist schmal. Fehlen entsprechende Kontrollmechanismen, steht das Einfallstor für Missbrauch sperrangelweit offen.
Je früher Risiken identifiziert werden können, desto effizienter und günstiger sind die Maßnahmen, um gegenzusteuern und zu vermeiden, dass ein Skandal die Zukunft Ihres Unternehmens bestimmt. Schwere Reputationsschäden durch negative Presse oder massive finanzielle Schäden führen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht nur zu empfindlichen Umsatzeinbußen, sondern häufig auch zur Insolvenz und zur persönlichen Haftung Ihrerseits – der Geschäftsführung.
Ein Beispiel für Finanzschäden:
Das uneingeschränkte Vertrauen der Inhaberfamilie der weltbekannten Sicherheitsfirma abus in ihren ehemaligen Prokuristen führte dazu, dass dieser über 16 Millionen Euro auf seine privaten Konten abzweigen konnte. Nach Ausgabe des erschlichenen Geldes stellte er sich selbst. Das Unternehmen hatte jedoch einen massiven finanziellen Schaden, der nur mit dem privaten Vermögen der Unternehmerfamilie behoben werden konnte.
Ein Beispiel für Reputationsschäden:
Im Fall Tönnies hatte eine Hinweisgeberin, Mitarbeiterin des Kantinenbetreibers, Sorge, dass durch die Verletzung des Mindestabstands von 1,5 m in der Kantine die Verbreitung von COVID-19 gefördert würde. Ihr Video ging viral und sie wurde gekündigt. Sie klagte, doch eine endgültige gerichtliche Klärung gab es nicht. Die Verbreitung des Virus in der Region und die vernichtende Presse zu den Arbeitsbedingungen bei Tönnies trugen zu einer nachhaltigen Rufschädigung und zu starken finanziellen Einbußen bei.
Ein Beispiel für Unternehmensgeheimnisse:
Der Fall von Brigitte Heinisch, die ihren Arbeitgeber Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH – auf unmenschliche Zustände in der Pflege hinwies, ging durch alle rechtlichen Instanzen. Durch Personalmangel bedingt, mussten Heimbewohner bis nachmittags in ihrem Kot und Urin liegen. Leistungen wurden abgerechnet, die in dieser Form nie erbracht wurden. Nachdem Vivantes nicht reagierte, konnte Brigitte Heinisch diesen Betrug nicht mit ihrem Gewissen vereinbaren und schaltete die Staatsanwaltschaft ein.
Das Bundesverfassungsgericht hatte bereits 2001 entschieden, dass auch Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber anzeigen dürfen, wenn strafrechtlich relevante Belange vorliegen (Az: 1 BvR 2049/00). Frau Heinisch wurde entlassen. Ihr hartnäckiger Kampf durch die Instanzen endete nach sechs Jahren vor dem Europäischen Gerichtshof für Menschenrechte in Straßburg. Der spricht am 21. Juli 2011 ein Urteil (Az: 28274/08), das den Schutz von Unternehmensgeheimnissen einschränkt:
- Das „Offenlegen von Missständen“ ist durch die Meinungsfreiheit gedeckt.
- Das „öffentliche Interesse an Informationen über Mängel“ überwiegt das Interesse eines Unternehmens am Schutz seines Rufes und seiner Geschäftsinteressen.
Seit dem Jahr 2019 ist in Deutschland durch das Geschäftsgeheimnisgesetz die Rechtslage dahingehend erweitert, dass ein unethisches Verhalten eines Unternehmens bzw. seiner Leitung ausreicht, um als Mitarbeiter Betriebs- bzw. Geschäftsgeheimnisse veröffentlichen zu können. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Veröffentlichung geeignet ist, das allgemeine öffentliche Interesse zu schützen. So hat das Oberlandesgericht Oldenburg einen Hinweisgeber freigesprochen, der Betriebsgeheimnisse eines Unternehmens in die Medien brachte. Das Unternehmen exportierte rechtmäßig mit Genehmigung der Behörden eine Chemikalie für Giftspritzen zum Vollzug der Todesstrafe in die USA.
Rechtliche Anforderungen an Frühwarnsysteme
Frühwarnsysteme gibt es in unterschiedlicher Komplexität. Vom Minimum an Erfüllung rechtlicher Auflagen bis zu umfassenden Risikomanagement-Systemen und umfassenden Compliance-Programmen. Ziel aller Systeme ist die Prävention von Verstößen, um Imageschäden auszuschließen und Haftungsrisiken zu reduzieren. Darüber hinaus dienen sie dazu, Verfehlungen möglichst schnell zu entdecken, um darauf effizient und konsequent reagieren zu können.
Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen existiert häufig der Ansatz, einfach nur das erforderliche Minimum zu erfüllen, mit dem Strafverfahren oder Schadensersatzpflichten vermieden werden können, und das z. B. ermöglicht, an der Ausschreibung öffentlicher Aufträge teilzunehmen.
Nur, was ist das Minimum? Es gibt in Deutschland rund 2.000 Gesetze und rund 3.500 Verordnungen mit über 75.000 Rechtsnormen. Dazu kommen EU-Richtlinien und weitere gesetzliche Vorgaben, sobald das Unternehmen auch außerhalb von Deutschland tätig ist.
Es existieren jedoch bis heute nur Empfehlungen und kein explizites „Compliance“-Gesetz, das regelt, welche Maßnahmen Sie als Unternehmer umsetzen müssen. Mit der EU-Hinweisgeber-Richtlinie vom 16.12.2019 wurde erstmalig ein verpflichtendes, branchenübergreifendes Kernelement von Compliance-Programmen festgelegt.
Das Hinweisgebersystem nach neuer EU-Richtlinie
Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie (inzwischen übersetzt in das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz) besagt, dass alle Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern bis Ende 2023 sichere Kanäle für die Meldung von Verstößen einrichten müssen. Die Hinweise sind dann professionell und vertraulich zu bearbeiten.
Bislang waren in Deutschland, wie in den meisten Ländern der EU, Hinweisgeber (bzw. Whistleblower) nicht geschützt. Einen Vorfall zu melden, stellte ein hohes persönliches Risiko dar. Die Richtlinie fordert daher, dass jemand, der im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit mögliche Compliance-Verstöße bemerkt, diese anzeigen können soll, ohne zivil- und arbeitsrechtliche Konsequenzen befürchten zu müssen. Konkret sind dies z. B. Suspendierung oder Entlassung, Aufgabenverlagerung oder Versetzung, Gehaltsminderung oder Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses, Mobbing oder Diskriminierung, Benachteiligung oder Ungleichbehandlung.
Dies umfasst auch Bewerber, Praktikanten und ehemalige Mitarbeiter. Die Richtlinie geht noch weiter: Erleidet der Hinweisgeber Repressalien, hat er einen zusätzlichen Anspruch auf Entschädigung.
Wie sieht es heute in der Praxis aus?
Die Vielfalt der bisher in der Praxis eingesetzten Meldekanäle und -systeme ist groß, da bislang keine gesetzlichen Vorgaben zur Ausgestaltung solcher Hinweisgeberlösungen existieren. Heute finden sich Whistleblowing-Systeme vor allem in international agierenden Unternehmen mit umfassenden Compliance-Programmen. In diesen wird Whistleblowing als ein wichtiger Beitrag zu einer effektiven Compliance betrachtet.
Manche Unternehmen lehnen Hinweisgeberysteme bewusst ab. Sie sind davon überzeugt, dass ihre offene Kommunikationskultur spezielle Meldekanäle nicht erfordert oder sie befürchten, damit eine Misstrauenskultur zu schaffen.
„Geht der Zickenkrieg jetzt anonym und digital weiter?”
Fakt ist, dass Sie zukünftig als Unternehmer verpflichtet sind, innerhalb der Frist von einer Woche auf Hinweise zu reagieren und diese auch entsprechend weiter zu verfolgen.
Was soll laut EU-Richtlinie gemeldet werden? Der Umfang sieht auf den ersten Blick überschaubar aus, kann jedoch in den Detailbereichen durchaus komplex und herausfordernd werden:
- Verstöße gegen den Verbraucherschutz
- Verstöße gegen den Umweltschutz
- Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Union
- Verstöße gegen den Wettbewerb
- Verstöße gegen das Steuer- und Geldwäscherecht
Jedes Land der EU kann den Umfang jedoch noch erweitern. Es kann also gut sein, dass die deutsche oder österreichische Gesetzgebung weitere Rechtsgebiete mit aufnimmt.
Als Unternehmer können Sie dem Missbrauch am besten vorbeugen, indem Sie Ihre Mitarbeiter klar und deutlich darüber informieren, welche Hinweise Sie sich erhoffen. Klarheit und Orientierung gibt auch ein sogenannter Verhaltenskodex, der festlegt, wie sich alle im Unternehmen verhalten sollten.
Hierbei gilt „einfach, kurz, knapp und gelebt“ ist besser als „komplex, lang und in der Schublade“. Eine gute Richtschnur ist der Grundsatz: Handeln Sie stets so, wie Sie darüber auch in der Zeitung (oder in den Medien) lesen wollen würden.
Die beste Vorbeugung gegen Missbrauch ist eine klare, transparente und offene Kommunikation sowie ein konstruktiver Umgang mit Fehlern.
Wer also sind Hinweisgeber? Sind sie besonders loyal oder wollen sie dem Unternehmen schaden?
An sich hat jeder Mitarbeiter die Pflicht, seinen Arbeitgeber auf Missstände aufmerksam zu machen. Das Überbringen der schlechten Nachricht wird jedoch selten gedankt. Herrschen im Unternehmen Tabuisierung, Schweigen und Wegsehen, werden die Überbringer nicht selten als Denunzianten oder Verräter beschimpft. Vorgesetzte, die nicht auf Fehler angesprochen werden möchten oder diese nur ungern eingestehen, drehen den Spieß um und interpretieren die Thematisierung als Vertrauensverlust.
Geht es um die Verletzung von Standards, die eine Gefahr für die Organisation, die Mitarbeiter oder die Umwelt darstellen, ist jedoch Treuepflicht gegenüber dem Unternehmen höher zu bewerten als die vermeintliche Loyalität zum Vorgesetzten. Mitarbeiter, die sich trauen, auf Missstände aufmerksam zu machen, handeln demnach im Interesse Ihres Unternehmens. Sie übernehmen Verantwortung und ermöglichen Verbesserungen.
Welche Hinweisgebersysteme existieren heute auf dem Markt?
Auf dem Markt findet sich heute eine Vielzahl unterschiedlicher Möglichkeiten: interne oder externe Ombudspersonen, Vertrauenspersonen, Briefkästen, Telefon- und E-Mail-Lösungen, digitale Whistleblowing-Lösungen und sonstige interne oder externe Ansprechpartner. Alle tragen dazu bei, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und Hinweise als Frühwarnsystem zu nutzen.
Doch mit welchen der unterschiedlichen Whistleblower Systeme erfüllen Sie auch die Anforderungen der EU-Hinweisgeber-Richtlinie?
Welches Risiko Sie ohne Einsatz eines Hinweisgebersystems eingehen
Die Versuchung ist verlockend, die Richtlinie zu ignorieren und darauf zu hoffen, dass nichts passiert und man nicht entdeckt wird. Bei rund 100.000 Unternehmen allein in Deutschland wird man schon nicht auffallen, oder?
Aus der EU-Richtlinie ergibt sich neben dem Risiko der Nichterfüllung der Auflagen noch ein weiteres, viel schwereres Risiko: Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern eine interne anonyme Möglichkeit bietet, Hinweise zu melden, müssen die Mitarbeiter zuerst diesen internen Weg gehen. Gehen sie sofort an die Öffentlichkeit, drohen ihnen arbeits- und strafrechtliche Konsequenzen.
Beachtet das Unternehmen die vorgeschriebenen Fristen bei eingegangenen Hinweis nicht oder bietet erst gar keinen vertraulichen Kommunikationskanal, dürfen sich Mitarbeiter direkt an die Öffentlichkeit wenden. Die daraus entstehenden finanziellen Schäden oder auch Reputationsschäden durch schlechte Presse sind dann erfahrungsgemäß deutlich höher als die zu erwartenden Strafe durch den Verstoß.
Bei den günstigen Preisen für Hinweisgeber-Systeme sparen Sie demnach an der falschen Stelle, wenn Sie keinen solchen Meldekanal einrichten. Der daraus potenziell entstehende Schaden steht in keinem Verhältnis zu den Kosten eines Hinweisgebersystems.
Wer kann bei der Auswahl des passenden Hinweisgebersystems helfen?
In Frage kommen Rechtsanwälte, Compliance-Berater, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Diese können Sie bei der Auswahl eines passenden Hinweisgebersystems beraten, das zu Ihren Anforderungen passt. Zu berücksichtigen sind vor allem Ihre Unternehmensgröße und Geschäftstätigkeit, arbeits- und datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie eine mögliche Integration in ein bestehendes Compliance-Management-System.
Sie möchten sich schnell und unkompliziert ein passendes Hinweisgeber-System als Schutzschild für Ihr Unternehmen aussuchen? Verschaffen Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Entscheidungskriterien für die Auswahl eines Hinweisgebersystems.
Fazit: Warum sollten Sie ein Hinweisgebersystem einführen?
Die Antwort ist einfach: um mit diesem Frühwarnsystem Ihr Unternehmen, Ihren guten Ruf, Ihre Mitarbeiter und Ihre Stakeholder vor Risiken zu schützen.
Warten Sie bis zum letzten Tag, den die EU-Richtlinie zur Einführung vorgibt oder nutzen Sie jetzt schon die Chancen, die sich daraus für ihr Unternehmen ergeben? Je eher Sie ein Whistleblowing-System in die Unternehmensprozesse integrieren, desto mehr tragen Sie zur Erhöhung von Integrität und Transparenz in der Unternehmenskultur bei.
Laden Sie sich als nächsten Schritt unseren Leitfaden „Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen” herunter. Oder kontaktieren Sie einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch.
(Die verwendete männliche Form bezieht sich auf alle Personen, gleich welchen Geschlechts.)
