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HINTERGRÜNDE DER NEUEN EU-HINWEISGEBERRICHTLINIE

Was ist die EU-Hinweisgeberrichtlinie?

Die EU hat im Oktober 2019 erstmals eine Compliance-Richtlinie erlassen, die für fast alle Unternehmen der EU gilt. Die Richtlinie muss bis spätestens Ende 2021 in nationale Gesetzgebung umgesetzt werden. Für Unternehmen entstehen dadurch neue Herausforderungen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, ob Ihr Unternehmen unter die Richtlinie fällt. Lesen Sie welche Anforderungen an ein internes Meldesystem Sie erfüllen müssen und wie Sie sich dadurch davor schützen können, dass Hinweisgeber ungestraft Unternehmensgeheimnisse an die Öffentlichkeit tragen. 

Was ist das Ziel dieser Richtlinie?

Skandale wie z.B. Luxleaks, die Panama Papers, der VW-Dieselskandal oder der Fipronil-Skandal hatten drei Dinge gemeinsam: Sie verstießen alle gegen EU-Recht, hatten große negative Auswirkungen für eine breite Öffentlichkeit und kamen nur durch Insider-Hinweise ans Tageslicht. Hinweisgeber hatten in den jeweiligen Skandalen eine Schlüsselrolle. Sie meldeten das Fehlverhalten unter Inkaufnahme großer persönlicher Risiken. Angesichts dieser Skandale fragt man sich, was noch alles an die Öffentlichkeit käme, wenn das hohe persönliche Risiko Hinweisgeber nicht von einer Meldung abschrecken würde.

In der EU ist der Schutz von Hinweisgebern bisher nicht einheitlich geregelt. Das führt zu Ungleichbehandlungen und Rechtsunsicherheit. Um einen fairen Wettbewerb und einen gut funktionierenden Binnenmarkt innerhalb der EU zu ermöglichen, sollen mit der Umsetzung der EU-Hinweisgeber-Richtlinie in allen EU-Staaten einheitliche Standards eingeführt werden.

„Oh nein, nicht schon wieder!“ Die Erfahrungen mit der komplizierten Umsetzung der EU-Richtlinie zur DSGVO lösen bei den meisten Unternehmern keine positiven Erinnerungen aus. Wird die neue EU-Richtlinie Ihr Unternehmen genauso lahmlegen und über Wochen beschäftigen? Was muss man dieses Mal alles tun, um die Auflagen der EU zu erfüllen? Die gute Nachricht vorab – die EU Hinweisgeberrichtlinie ist relativ leicht umsetzbar und wird in den meisten Unternehmen keine direkten Auswirkungen auf das Tagesgeschäft haben!

Welche Themen fallen unter die EU-Hinweisgeberrichtlinie?

Für alle EU Staaten gilt, dass jeder Hinweisgeber Schutz genießen soll, der Verstöße gegen EU-Vorschriften meldet:

  • Öffentliches Auftragswesen, Wettbewerbsvorschriften
  • Geldwäsche, Korruption, Steuerhinterziehung, Terrorismusfinanzierung
  • Datenschutz, Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
  • Produktsicherheit, Verkehrssicherheit
  • Umweltschutz und nukleare Sicherheit
  • Öffentliche Gesundheit und Verbraucherschutz

Die EU-Staaten müssen die Richtlinie nun in nationales Recht umsetzen. Der EU-Standard darf dabei jedoch nicht unterschritten werden. Staaten dürfen strenger sein und zusätzliche nationale Anwendungsbereiche ergänzen. Wie sieht es in Deutschland aus? Im Vergleich zu anderen EU-Staaten schneidet Deutschland beim Schutz von Hinweisgebern schlecht ab. Die Umsetzung von EU-Richtlinien erfolgte jedoch in der Vergangenheit immer termingerecht mit deutscher Gründlichkeit.

Was ist zu erwarten? Der Wirecard Skandal und die Verflechtungen der Politik in diesen Skandal führen derzeit gerade dazu, dass die Standards eher strenger ausfallen dürften. Die Umsetzungsfrist läuft spätestens Ende 2021 ab. Geht Deutschland das Thema strenger an, wird die Hinweisgeber-Richtlinie früher in nationale Gesetzgebung umgesetzt und die Frist für Unternehmen läuft früher ab. Schon heute liegt der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes vor – mit dem Ziel das Gesetz noch vor der Bundestagswahl im September zu verabschieden.

Was bedeutet das für Unternehmen in der EU?

Betroffene Unternehmen müssen bis zur national vorgegebenen Frist und spätestens bis Ende 2021 die von der Richtlinie geforderten Standards umsetzen. Bevor Sie sich nun fragen, wie die Umsetzung der Hinweisgeber-Richtlinie im Unternehmen aussieht, erfahren Sie im Folgenden, ob Ihr Unternehmen betroffen ist und welche Anforderungen von der EU-Hinweisgeberrichtlinie vorgegeben werden.

Ist Ihr Unternehmen betroffen?

Betroffen sind

  • alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern unabhängig davon, ob diese in Teilzeit oder in Vollzeit arbeiten
  • unabhängig von der Mitarbeiterzahl alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 10 Mio. EUR
  • unabhängig von der Mitarbeiterzahl alle Unternehmen, die unter das Geldwäsche-Gesetz fallen

Betroffen sind auch alle Behörden, staatlichen und regionalen Verwaltungen sowie Gemeinden mit mehr als 10 000 Einwohnern.

Erwartungen an Unternehmen

Die Erwartungen an Unternehmen sind in der EU-Richtlinie sehr ausführlich festgelegt. Das Wichtigste für Sie in Kürze:

Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, welche Art von Meldekanal es einrichtet. Das klingt erst einmal gut und unkompliziert, jedoch gibt es genaue Anforderungen an die Meldekanäle:

  • Meldungen müssen schriftlich und mündlich erfolgen können.
  • Die Kanäle müssen die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleisten.
  • Eine Kommunikation mit dem Hinweisgeber muss möglich sein ohne, dass dieser seine Identität preisgibt.
  • Eine externe oder interne unparteiische Person muss mit dem Eingang und Bearbeitung von Meldungen beauftragt werden.
  • Diese Person sollte in ihrer Funktion unabhängig sein, um Interessenskonflikte auszuschließen.
  • Es muss gewährleistet sein, dass nicht befugte Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Hinweise haben.

Unternehmen müssen die eingehenden Hinweise wie folgt bearbeiten:

  • Der Hinweisgeber muss innerhalb einer Woche eine Eingangsbestätigung erhalten.
  • Der Hinweisgeber muss innerhalb von 3 Monaten über geplante oder ergriffene Maßnahmen zu der Meldung und die Gründe für diese Folgemaßnahmen informiert werden.
  • Dauert die Untersuchung länger, muss der Hinweisgeber darüber informiert werden, bis wann er welche weiteren Rückmeldungen erwarten kann.
  • Alle Hinweise müssen DSGVO-konform dokumentiert werden und jederzeit abrufbar sein.

Tipps:

  • Benennen Sie mindestens zwei Ansprechpartner, die von Mitarbeitern als neutral und vertrauenswürdig wahrgenommen werden. Damit ist die Zuständigkeit im Vertretungsfall transparent geregelt.
  • Benennen Sie auch einen externen Ansprechpartner, erhöht dies das Vertrauen ihrer Mitarbeiter in die Funktionalität des Meldekanals. 
  • Es gibt viele unterschiedliche Meldekanäle für Hinweisgeber. Entscheiden Sie sich für solche, die für Sie automatisiert die Einhaltung der Fristen überwachen.

Wie soll ein Hinweisgeber vorgehen können?

Nach der neuen EU-Hinweisgeber-Richtlinie sollte ein Hinweisgeber als erstes über den internen Meldekanal seinen Arbeitgeber über den beobachteten Gesetzesverstoß informieren. Hier gilt es genau hinzuschauen. Ein Hinweisgeber kann sich direkt an die zuständigen Behörden und die Öffentlichkeit wenden, wenn:

  • es im Unternehmen keinen internen Meldekanal gibt, der die Identität des Hinweisgebers zuverlässig schützt und Anonymität gewährleistet  
  • der Hinweisgeber auf seine Meldung hin keine angemessene Rückmeldung innerhalb von drei bzw. 6 Monaten erhalten hat
  • der Hinweisgeber nicht beim Unternehmen als Mitarbeiter angestellt ist und die internen Meldekanäle nur durch Mitarbeiter genutzt werden können
  • der beobachtete Verstoß dringenden Handlungsbedarf wegen drohender Gefahr für Gesundheit, Umwelt oder Sicherheit erfordert oder in den Bereich von Geldwäsche und Terrorismusbekämpfung fällt

Tipps:

  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Meldekanäle, die diese Kriterien erfüllen.
  • Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen wichtig ist zu erfahren, wenn im Unternehmen etwas schiefläuft und dass Sie es auch anonym erfahren möchten.

Somit können Sie sicherstellen, dass die Informationen zuerst bei Ihnen landen und Sie erforderliche Maßnahmen ergreifen können.

Wer soll geschützt werden? Voraussetzungen

Als schützenswerter Hinweisgeber gilt nach der EU-Hinweisgeber-Richtlinie jeder, der im beruflichen Kontext Informationen über Gesetzesverstöße erlangt hat:

Partnerschaft Hinweisgeberlösung
  • Arbeitnehmer, auch wenn sie bereits ausgeschieden sind
  • Mitglieder in Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgangen
  • Auftragnehmer und die von Ihnen beschäftigten Arbeiternehmer

Der Schutz besteht nur, wenn ein Hinweisgeber davon ausgehen konnte, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen und unter den Geltungsbereich der Richtlinie fallen.

Tipp: Sie als Unternehmer sollten vor diesem Hintergrund überlegen ob Sie Ihre Meldekanäle nicht auch für Lieferanten öffnen. Somit können Sie sicherstellen, dass die Informationen bei Ihnen landen und Sie erforderliche Maßnahmen ergreifen können.

Tipp:

  • Öffnen Sie Ihre Meldekanäle z.B. für Lieferanten
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, was sie melden sollten. Am besten eindeutig und positiv formuliert.
  • Sollten Sie auch nichtakademische Mitarbeiter beschäftigen, sollten diese Informationen einfach für alle verständlich formuliert sein.

Welche Maßnahmen darf man als Unternehmen gegen Hinweisgeber ergreifen?

Zugegeben, geht ein Mitarbeiter direkt an die Behörden oder an Öffentlichkeit, ist die menschliche Enttäuschung groß. Warum hat er nichts gesagt? Loyalitätsbruch, Vertrauensmissbrauch, Verrat … Droht dann noch ein Skandal, ist der Ruf nach Rache und Vergeltung groß. Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie hat hier vorgebeugt. Der Katalog der verbotenen Repressalien ist sehr umfassend und liest sich wie das „Who is Who“ der zwischenmenschlichen Folterinstrumente. Auf den Punkt gebracht:

Hinweisgeber sind vor allen direkt und indirekten Repressalien zu schützen! Das beinhaltet auch den Schutz von Dritten, die in engem Kontakt mit dem Hinweisgeber stehen.

Tipp:

  • Vertraulichkeits-Vereinbarungen oder Klauseln in Verträgen, die diesen Schutz umgehen sollen, sind nichtig.
  • Im Zweifel werden Sie als Unternehmen selbst bei verdeckten Maßnahmen gegen den Hinweisgeber den Kürzeren ziehen und durch zusätzliche Strafen sanktioniert.

Fazit

Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie stellt einen umfassenden Schutz für Hinweisgeber dar. Auf den ersten Blick sind Unternehmen dadurch benachteiligt und tragen ein hohes Risiko der Offenlegung von Unternehmensgeheimnissen. Auf den zweiten Blick liegt in der EU-Hinweisgeber-Richtlinie eine große Chance für Unternehmen. Mitarbeiter, Lieferanten und Organe sehen als erste, wenn etwas im Unternehmen schiefläuft. In der Regel sind es Einzelpersonen, die mit ihrem Handeln dem Unternehmen schaden. Sie als Unternehmer erfahren nur dann davon, wenn dieses Verhalten ohne persönliches Risiko intern gemeldet werden kann. Als Unternehmer können Sie dazu beitragen, dass dies auch passiert.

Benennen Sie externe oder interne Vertrauenspersonen, an die sich Mitarbeiter wenden können, wenn sie Hinweise vertraulich, aber nicht anonym abgeben möchten. Richten Sie zusätzlich Meldekanäle ein, die Hinweisgebern Anonymität garantieren. Diese sollten leicht zugänglich und unabhängig vom Bildungsniveau sehr einfach zu bedienen sein. Sie können den Umgang Ihrer Mitarbeiter mit dem System durch einfache Maßnahmen beeinflussen: Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine einfach verständliche Erklärung, welche Fälle gemeldet werden sollen. Sollte eine Meldung eingehen, achten Sie unbedingt auf die Fristen. Wenn Sie auf Meldungen positiv reagieren, motivieren Sie den Hinweisgeber mehr Informationen mitzuteilen. Sprechen Sie positiv über das Thema Hinweisgeber und die große Bedeutung für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens. 

Sie möchten mehr über die schlanke und schnelle Möglichkeit einer digitalen Hinweisgeberlösung zur Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie erfahren? Dann kontaktieren Sie gern einen unserer Experten für ein persönliches Gespräch.

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